关于对办公室公文精益化管理的思考

摘要：办公室公文管理程序的升级优化、办公室公文精益化管理观念的提出与使用都增强了办公室公文管理效果和管理品质，为企事业单位贯彻落实精细化管理，进一步加强公文管理质量、效率、审核力度和督导检查，从而更好地实现为企事业单位的管理和决策提供重要的辅助与服务。本文主要探究了办公室公文管理中值得探讨的问题，联系当代公文处理发展前景的前提，重点分析精益化管理在公文管理过程中的运用，以及如何实现办公室中公文管理工作规范性和高效性进行了探讨和思考。

关键词：办公室;公文;精益化管理

办公室工作无小事，办公室业务和事业单位的其余业务相比，具有烦琐性和精密性等特点，如果办公室业务出现疏漏就有很大概率会引起企事业单位整体经营的重要损耗等连锁反应。近些年来，“精益化管理”已不断融入企事业单位工作的方方面面。以最优为目标，注重系统整合，全方面、持续的推进精益管理，是企事业单位发展的需要，也是一项长期、系统的工程，将“精益化管理”理念导入办公室的公文管理业务的也成为必然趋势，追求规范化、程序化、和数据化管理等方式的变更程度，不断加强公文管理的少投入、少消耗资源，取得更好的服务、管理效果，以更低更合理的成本达成办公室公文管理的最优效果和管理能力的不断提升需要我们在工作中对其进行不断地完善和探索。

一、办公室公文管理工作环节中值得精益改进的环节

（一）收文登记

办公室的收文不仅包含本单位的内部发文，更多的来自本单位以外，特别是上级单位的公务文书。这些公务文书的类型各式各样，按照来文方式，可以分为安全邮件或电子邮件来文、机要渠道来文、信函来文和传真来文等;按照来文单位途径，可以分为中央或地方政府来文、直属上级单位来文、兄弟单位来文等;按照公文类型，又可以分为普通通知、会议纪要、通报、会议通知等等。事务类公文又可以按照紧急程度、不同密级进行区别处理。如果把这些公务文书统一的、没有差异的进行登记，不理会文件的类型与主次顺序，就会降低公文管理的效率，使公文办理的效果与品质大打折扣。

（二）公文流转的监督与记录

公文的流转工作是办公室文书管理业务中最主要、更是最基础的组成之一。办公室公文管理者对流转中的公文负责督办、确认承办情况等。特别是那些有具体承办事项、办理节点的公文，必须做到心中有数。如果公文傳阅记录不完整、不明确，不仅会使公文管理者无法完整掌握公文传阅情况，更会在一定程度上降低公文办理的速度，降低了公文流转的时效性，导致短周期的公文没有按时闭环，长周期的公文遗忘或丢失，甚至给单位造成重大损失。

（三）公文的归档工作

每个单位的管理模式不同，公文归档方式也不尽相同。有些按照收文的分类直接归档;有些则会将工程项目类文件单独随项目归档;有些则会选择由具体承办部门分别归档本部门承办的文件。无论哪种归档方式，都要求本单位有一套固有的、标准的公文归档要求。如果没有统一的归档标准，归档与否的界限模糊化，归档记录混乱、不完整、不准确，都会增加办公室公文归档以及公文交接的失误率。对归档后的查阅，历史沿革，数据库更新升级等造成人力、物力、财力的浪费。

二、提升办公室公文精益化管理的思考

（一）不断改进办公室收文登记机制

办公室公文管理者需要选择固定的公文分类登记制度，按照选定的公文分类方式进行登记编号，第一时间录入公文的基本信息和要素，并对公文的轻重缓急做出明显的、便于检索的标记。无论登记机制如何设计，必须以精益化为指导，以消除浪费为目标，实现让所有办公室的公文管理者在拿到公文后，都能以最快的速度，精准的对公文进行收文处理，正确的使用登记表格记录公务文书的基础信息。例如，针对不同级别政府单位发放的隐秘性比较高的文件独自记录和管理;按照文件轻重缓急进行标注;最大限度地增强保密文书记录信息的精准度和处理的时效性。公文管理者需要按照企事业单位公文登记管理有关机制和处理步骤来对纸质文书做好统一的记录、编号、管理与保管等等;对于价值十分高或十分紧急的来文做好规划处理;针对部分没有价值的宣传性高的邮件按照上级有关规定和要求做好清除工作。

（二）不断优化办公室公文传阅机制

公文管理者需要积极掌握公文传阅、办理的最基本情况，防止公文的反复传阅或阅读中止等现象的发生。办公室内的文书管理员工需要制定好简便具体的文书阅读记录表格，此表格要涉及公文名称、收文编号、文书传阅部门或具体承办人、承办日期等等，切实防止承办环节中由于传阅记录制度不健全或公文承办人员疏忽等因素造成的遗失或者是折叠等等问题。按照流转文件的烦琐性和关键性来对其流转业务制定出相应的督办时限，明确登记好文件的基础信息，保证文件在时限范围以内完成闭环。对于不能按时完成公文事项的，必须对具体原因给出情况说明。对由于承办人业务失误造成逾期的，应采取相应的通报或批评。

习近平总书记指出，要发展数字经济，加快推动数字产业化，依靠信息技术创新驱动，不断催生新产业、新业态、新模式。站在新时代公文管理的角度，采用传统管理手段无法从根本上突破基础数据失真和传阅效率低等突出问题，数字化应运而生成为公文管理精益化提升的必要手段和工具。公文管理平台和OA办公系统的应用，为公文传阅的精益化管理注入了新的活力。通过对公文电子化管理系统的不断优化改进，从而实现快速高效的文件搜索、承办日期检索、传阅记录直观查阅等功能。采用公文管理系统和文件传阅、督办记录表相结合的管理模式，更加有利于及时发现公文传阅和办理的遗失或延误现象，以便寻找到有关责任人采取相应的措施，从而更有效的监督承办对象的办理工作，做到督办及时准确、公文及时阅办处理。

（三）不断增强办公室公文归档的规范性

办公室公文管理者必须要以提高单位归档效率和质量为目标，制定符合单位工作实际的归档管理方法。公文的归档是公文管理的重要环节之一，做好归档工作不仅需要公文管理者对公文进行仔细的梳理，更需要按照单位自身的公文处理办法等有关要求对来文开展科学精准的划分，对公文归档的标准烂熟于心。既要保证公文的真实性和完整性，又能以最快的速度与档案管理人员做好归档的文件传递和交接。这就要求我们不断加强公文归档的规范性，按照要求对公文进行统一标准的分档，不但在一定程度上减轻了工作负担，还提高了文件保存和归档的质量。目前，电子公文的归档管理、查找、整理更加方便、快捷、高效。将电子公文和传统纸质文件归档两种方式进行结合，来提高我们的公文归档工作的效率，从而实现公文归档的规范和统一。

三、结语

总之，实施精益化管理，必须结合自身行业实际和单位实际，对精益管理深入研究、实践，形成一套系统的更加适合本单位发展的精益管理方法。在公文管理工作中以精益化管理思路指引，消除浪费，效率提升。通过管理浪费点的识别、消除，管理目标的层层分解和传递，管理流程的不断优化完善，使公文管理工作的各个环节责任更加明确、工作规范更加具体。同时，针对传统公文管理模式的痛点，在文件登记、传阅、督办、归档等多个维度上引入信息化工具和手段，逐步搭建出符合单位管理特点的公文精益化管理模式，并实现各平台各归口之间的互相贯通，有机协调，为办公室公文管理工作持续赋能。

参考文献：

[1]孙颖飞.对办公室公文精益化管理的思考[J].现代国企研究，2019 （12）：406.

[2]白茹.关于对办公室公文精益化管理的思考[J].办公室务，2017 （06）：5.

作者简介：李子木（1985-），女，汉族，安徽合肥人，中级职称，大学本科，研究方向：公文管理、办公室工作。