事业单位档案管理信息化建设问题与建议

蒋前前

摘 要 随着我国经济社会的不断发展，我国在全球的影响力不断增强，为进一步提升国家综合实力，要在发展传统经济的同时，大力发展高新技术产业，科学技术是第一生产力，我们已进入大数据时代，万物互联，给我们的生活带来了极大的便利。而用新兴的档案管理信息化技术替代原有落后的档案管理工作方式，是今后事业单位档案管理的一种必然趋势。如何快速的学习使用这种新的档案管理方式，是值得我们探讨的。

关键词 事业单位 档案管理信息化 档案管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

0前言

社会的发展进步，离不开各项新兴技术的发明，同时，我们应积极的去学习各项新的技术，创新现有的工作模式，档案管理作为事业单位日常工作中的一个重要环节，传统的纸质档案管理模式，耗费过多的人力及资源，已无法满足事业单位发展需要，因此，为减少资源浪费，节约人力成本，事业单位应加强档案管理的信息化建设。

1事业单位档案管理中存在的主要问题

1.1 硬件设施不够完善 信息化管理平台覆盖率低

目前，我国事业单位档案管理的方式不够先进，工作人员普遍对档案的管理保存不够重视，更不会主动的创新档案管理信息化方式，这也就导致事业单位在这方面投入的资金极其有限，不能够支撑购买各项先进的存储设备及档案管理系统等硬件设施，因此大部分单位还停留在刻光盘、移动硬盘存储阶段，信息化管理平台覆盖率低，这极大的降低了日常工作的效率，也加大了档案毁损的可能，因此，推动事业单位档案管理信息化已经是不容忽视的问题。

1.2 专业技术人员缺乏 档案管理工作随意性较大

事业单位在招聘工作人员时，只针对存续岗位招聘专业能力符合的人员，而大部分事业单位并未设立专门的档案管理岗位，也就缺乏有专业档案管理技术的人员。现有的事业单位工作人员，专业学习过档案管理技术的微乎其微，大部分人不具备专業的档案管理知识，更是缺乏这方面的工作经验，在日常繁忙的工作中更是无法高质量的完成档案管理工作。由个人完成档案管理工作随意性大，纸质档案、光盘、移动硬盘等在保存、传递中容易遗失、毁损，在后续查找相关信息时耗费时间长，已严重影响工作效率。又由于事业单位工作人员，年龄层次不一，对于年长人员来说，学习新的技术存在一定难度，而少部分的年轻人，思维虽然活跃，但在档案管理模式转变方面起的作用也很微小，起不到引领作用。

1.3 领导阶层重视不足 推行力度不够

事业单位档案管理工作现有模式为各人员对自己相关的资料进行整理存放，领导阶层在考核个人工作业绩时，不会关注到档案管理工作方面，更没有专门的领导负责这方面工作。领导阶层对档案管理工作的不重视，使得工作人员认为档案管理不重要，不会影响到自己，从而产生懈怠心理。因此事业单位普遍存在档案中的信息更新不够及时，相关内容不够完整，传阅中容易遗失等，长此以往，大家对档案管理只会越来越不当回事，产生恶性循环，档案管理信息化的推广更是会彻底被忽视。

2推进事业单位档案管理信息化的建议

2.1 完善硬件设施 建立健全信息化管理平台

事业单位推进档案管理信息化建设，首先需要先进的信息化平台及相应的硬件设施，事业单位要根据自己单位的实际业务情况，选择适合自己单位的管理软件，或者选择先进的档案管理技术。同时对档案管理相关平台的维护及更新也是必不可少的，档案管理工作是一项长期的工作，不是一时的，档案管理工作贯穿日常工作的全过程，因此，信息化管理平台的安全性、稳定性直接影响到档案管理工作的质量。在这一方面，事业单位需要投入相应的资金及人力，保证硬件设备能够安全稳定运行，对于新的信息系统，能够及时的进行更新与维护，充分利用信息化管理平台的功能，保证档案存储安全稳定。

2.2 加强业务培训 普及档案管理专业知识

推动事业单位档案管理信息化在完善硬件设施的同时，对工作人员进行专业知识的培训是必不可少的。目前，事业单位从事档案管理工作相关专业的人员微乎其微，要想改变现状，首先要向从事档案管理工作的人进行专业培训，包括专业的档案管理工作知识、档案管理信息化系统的操作、档案管理工作的主要内容、与本单位实际结合后的工作重点、以及其他相关的知识。档案管理人员要认识到档案管理与传递的重要性，要在工作中创新思维，积极的学习专业知识，并结合本单位业务实际，从实际出发，选择适合本单位档案管理的工作方式，提高档案管理信息化的质量及工作效率。

2.3 提高重视程度 完善档案管理信息化制度

要想推进档案管理的信息化，除了上述两方面，更需要从根本出发，提高领导阶层的重视程度，为档案管理工作模式的转变尽可能的提供支持。领导阶层对档案管理工作的重视程度，影响到下级职员对档案管理工作的态度，只有领导阶层重视这项工作，把这项工作列入工作业绩考核中，才能提高大家学习的积极性，改变大家懈怠的工作态度。同时，可分批次去参观在档案管理信息化工作方面，做的比较突出的单位，让大家看到新的档案管理工作模式带来的便利便捷，更有助于大家认可并积极学习。同时，也要建立完善的管理制度，明确大家在档案管理工作方面的职责和义务，做到赏罚分明，让大家在实际工作中，有制度可循，压力与动力并行，才能更好的推动档案管理信息化的建设。

3总结

事业单位档案管理信息化的建设，对于事业单位的进一步发展起到十分重要的作用，但这种工作模式的转变是一个长期的过程，不可能一蹴而就，因此我们要从多个方面入手，结合本单位的工作实际，选择可行的措施，稳步推进，以促进事业单位更加稳定长远地发展。

参考文献

[1] 谢秀梅.机关事业单位档案管理信息化[J].投资与创业，2019（12）：235-236.

[2] 江云.事业单位档案管理信息化建设分析[J].办公室业务，2019（23）：85+87.