数字化背景下档案管理信息化建设的方法

聂丹萍

[摘    要] 数字化技术的高速发展为档案管理信息化建设提供了条件与发展方向。基于此，文章结合数字化背景下进行档案管理信息化建设的优势，提出信息化建设主要有转变工作职能、创新工作部门、优化工作流程等内容，并对数字化背景下的档案管理信息化建设方法进行分析，以实现对档案管理工作的规范化管理。

[关键词] 数字化;档案管理;信息化建設

0      前    言

随着我国网络技术以及数字化技术的不断发展，当前我国已经进入了信息社会。在这样的发展形式下，产生了海量的信息内容，同时也增加了信息需求量。这就需要通过信息化建设，来满足人们日益增长的信息需求。数字化背景下的档案管理信息化建设工作，可以有效推动档案管理工作的改革进程。围绕数字化核心技术，在档案管理工作中加强应用与推广信息化建设，成为了现代化档案管理工作的必然发展趋势。

1      数字化背景下档案管理信息化建设优势分析

档案信息内容，必须要长期进行保存，传统档案文件都是以纸质文档的形式保存，容易受到虫蚀、气候以及火灾等方面的影响。此外，传统档案管理工作，对于存储环境、档案维护等工作需要投资大量的人力与物力。纸质档案在长期反复调阅过程中，还会造成一定程度的损坏或丢失。因此，针对档案管理进行信息化建设，可以有效解决这些问题。通过合理利用服务器，对相关档案数据进行存储，不仅增加了档案管理工作效率，还可以为档案信息化管理工作提供较大的发展空间。档案管理信息化建设示意图见图1。

2      数字化背景下档案管理信息化建设主要内容

2.1   促进工作职能转变

数字化背景下的档案管理信息化建设，可以促进档案管理工作职能向着服务型进行转变，从而可以最大化与当前的服务型政府发展策略相贴合。在此环节中，必须要做好以下几个方面的职能转变工作：①突显档案管理工作人员的职责任务。例如，在当前的档案数字化工作，让档案实现了远程利用的功能。这也是数字化背景下档案管理部门的一项重要任务。②突显档案管理工作范围的转变[1]。例如，随着社会民众对档案信息的重视，与民众相关的民生档案工作力度日益增加，需要将原来没有列入档案的信息内容，重新纳入到档案管理工作中。这也就意味着以往无法实现的档案管理任务必须要在信息化建设中得以进行。③突显档案管理工作格局转变。我国当前正处于是社会转型的关键阶段，许多企业、单位面临着改革。这样的发展形势需要通过档案信息化建设来给予支持。通过档案管理信息化建设与档案工作职能之间的相互促进，推进档案管理机构不断对自身的管理与服务职能进行创新。

2.2   促进档案管理工作部门创新

档案管理信息化建设，需要得到档案信息化工作部门的支持。数字化背景下的档案管理信息化建设，还需要合理地分配档案信息化部门与数字化部门的职责。通过这样的创作方式，才能够确保档案管理信息化建设的顺利开展。部分地区的档案行政指导以及档案管理等工作，已经开始形成了分化的工作格局，并在此基础上成立了服务性质的档案利用部门。这也意味着，未来的档案管理工作部门，是一种具有职能的工作载体，并能够为社会大众提供高效、优质的档案信息服务。

2.3   促进档案工作流程的优化

数字化背景下的档案管理信息化建设，实现了档案信息在网络中以开放的方式存在。对于传统档案开放公布方式，尤其是传统档案公布方式已经不能满足当前人们的档案信息使用需求。同时，档案利用方式也从现场查档向远程查档以及远程利用的方向发展。数字化背景下的档案管理信息化建设，打破了传统档案管理人员重复性、机械性扫描工作，让其岗位以及职能得到了重新划分。

2.4   促进档案管理工作模式的创新

数字化背景下的档案信息化建设，本质上是一种档案管理工作的创新。例如，档案信息文件中的“主题词”，可以通过档案信息化建设来提供相关的信息检索，改变了以往手动查阅读的方式，实现了计算机检索功能，而且还可以通过全文检索、模糊查找的方式来快速、高效地查询到所需要的档案信息文件。同时，开展档案管理信息化建设，还给档案管理工作提出了更高的要求，需要从技术、设备、系统开发等各个层面来拓展。此外，所提供的服务范围也有了较大程度的扩大，促进了档案管理工作的可持续发展。

3      数字化背景下档案管理信息化建设的方法

3.1   合理配备信息化建设相关设备

数字化背景下的档案管理信息化建设，其主要目的是促进档案信息内容的流动性，让原本纸质的档案信息文件成为一种具有“生命力”的信息资源。想要实现这一建设目的，必须得到网络技术的支持。在具体的信息化建设过程中，必须合理分配信息化建设的所需硬件设备，实现对档案机构计算机的统一管理以及系统全覆盖，这样才能够为信息需求者提供精准、完整的档案信息文件[2]。在这些硬件设备中，计算机作为一种较为可靠的应用工具，可以为档案管理工作提供相应的管理系统，并通过利用计算机来对相关的档案信息进行自动编目以及检索。同时，还可以针对所管理的档案信息进行自动全文存储、检索以及档案业务相关管理。此外，通过合理配备信息化建设设备，还能够借助计算机来进行立卷、档案自动标引等较为繁杂的档案管理事务，最终实现对文档信息系统的统一化管理。

为了满足日益增长的档案信息内容，需要在信息化建设过程中配备高容量载体对档案信息进行存储。通过数字化档案信息存储，可以有效解决档案管理机构所面临的库房压力、档案资料老化等问题。通过高容量存储设备，能够解决档案信息存储难的问题，并有效提高档案管理工作效率。

3.2   构建规范化的管理制度

想要确保档案信息化建设工作的顺利开展，必须要明确档案管理工作每一个环节的管理责任。就信息化建设工作而言，确保档案数据安全性、高效运行是目前的一个建设重点。因此，需要根据档案管理工作实际情况，构建一套适用性较强且规范化的管理机制，并认真做好以下几个方面的工作：①档案管理标准的统一化。要想真正实现档案信息化管理，必须要制定一套标准化管理模式，其中需要包含档案统计标准、整理标准、提供服务标准以及不同类型的信息化建设技术标准。通过构建统一的标准，实现档案管理工作的规范化管理，确保整个档案信息网络的畅通，最终完成档案信息管理工作的资源共享任务。②档案资源数字化。数字化建设是档案信息化建设工作的重點，也是当前档案管理信息化建设的首要任务。随着人们对档案信息的重视，许多机关、单位以及企业档案信息化建设也会得到规范化发展。档案信息的数字化建设，可以促进档案信息资源服务工作效率的提升，并能为信息需求者提供更优质、精准的档案信息内容。

3.3   进一步增强档案管理工作人员综合素质

由于受到传统档案管理工作的影响，部分相关工作人员的综合素质并不高，甚至还存在能力偏低的问题。因此，想要实现档案管理信息化建设，必须要针对性地提高相关工作人员的综合素质与能力。督促其通过不断加强自身学习，使其不仅具有完备的档案管理知识，还能够掌握档案管理系统操作技能。相关部门需要定期对档案管理工作人员开展培训，特别对于新入职的档案管理工作人员，必须要严把质量关[3]。通过构建综合素质强、技术过硬的档案管理工作队伍，为档案管理信息化建设奠定基础。此外，还可以按照具体的工作需要，针对工作人员定岗定位，让其具有的管理优势得到有效发挥。还需要为档案管理工作人员制定合理化的考核机制，督促相关工作人员对档案管理知识进行不断地更新，有效提升其信息化管理工作的能力，确保档案管理信息化建设工作的顺利完成。

4      结    语

综上所述，信息时代，对于档案管理工作提出了更高的要求。要求档案管理工作与时俱进，顺应时代发展需求及时开展信息化建设，以此来满足人们日益增长的档案信息需求。通过转变传统档案管理工作模式，为档案管理信息化建设提供条件。通过档案管理信息化建设，实现与其他行业同步发展的目标，并为社会大众提供更优质、高效的档案信息服务。

主要参考文献

[1]李钊.档案信息化建设与档案管理分析[J].科技经济导刊，2019（28）：27.

[2]王丽.档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].中外企业家，2019（28）：114.

[3]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育，2010（15）：156-157.