探究信息化技术在行政办公中的应用

沈强

【摘  要】随着经济的飞速发展，带动着互联网技术与计算机技术也得到了很大的提升，信息化技术在行政办公中已经得到了广泛的应用。当今社会的信息化水平空前提高，极大地推动了行政办公的工作效率，在行政办公中，运用信息化技术不仅能够做到科学决策和资源共享，还能大大提高我国在国际信息化建设潮流中的地位。本文主要对信息化技术在行政办公中发挥的作用进行研究，并针对现阶段信息化技术在行政办公中存在的问题进行分析，并找出相应的解决方法。

【关键词】信息化;行政办公;作用;存在问题

引言

在經济迅猛发展的今天，信息化已经成为社会发展的必然趋势，也是时代发展的必然要求。现如今，随着我国行政机构的不断深化改革和对电子政务建设的不断要求，传统的办公模式已经不能适应当前行政工作的办公要求，因此需要通过信息化技术对行政办公的过程进行转变以及整合。与此同时，我们也发现信息化技术在行政办公中存在着一些问题，如信息化技术存在安全隐患、行政机关缺少获取信息的途径以及相关工作人员素质低等方面的问题。下面就由我们共同探讨一下信息化技术在办公过程中出现的问题以及解决方法吧。

1.信息化技术在行政办公中的作用

1.1提高行政工作的办事效率

在行政办公中，传统的办公模式存在着较为严重的资源浪费，针对此现象可采用办公信息化技术对行政办公所需要的信息进行整合。随着计算机技术与互联网技术的不断更新与发展，办公信息化的运用也得到了普及，信息化技术也可以对信息的传递速度、传递效率进一步提升。由此可见，合理的利用信息化技术可以是政府在行政办公的过程中提高处理信息的速度，同时减少工作人员重复工作的现象，大大提高了政府的办公效率。

1.2减少行政办公中的资源浪费

在传统的办公模式中，工作人员一般都是通过纸制品来当作信息的传递媒介，而相对网络来说，纸制品具有成本高、不易保存的缺陷，甚至在一些不能避免的意外状况中，纸制品还可能面临无法补救的情况。而由于信息化的普及，大家对网络技术的运用则可以避免这种意外，并且减少纸制品的使用一定程度上还减少了不必要的浪费现象。

1.3建立信息资源共享体系

在日常的行政办公中，运用信息化技术可以在对信息的传递速度和效率提升的基础上，有效的对信息进行迅速的提取与整合。针对繁琐的信息提取工作，信息化技术可以有效地提高办公效率，大大的减少工作量。信息化还有一个很重要的作用就是可以将各部门的信息整合、分类、排序，形成资源共享模式，并不断优化更新，做到真正意义上的资源共享。

2.信息化技术在行政办公中出现的问题

2.1信息化技术存在安全隐患

随着互联网技术与计算机技术的发展，各方面的网络人才也不断地浮现，而其中也不乏一些网络黑客和不法分子。由于网络具有开放性，一些不法分子会企图破开行政机关的防火墙，进入行政部门的网络平台，从中对行政部分的各网站内容进行纂改或是破坏，进而产生恶劣的影响。一旦被不法分子侵入政府网站，很可能会修改上级领导下达的命令，使下级工作人员接收并执行错误的指令，产生不可弥补的错误;也可能造成政府机关机密文件的泄露，导致国家产生信息方面的安全隐患。

2.2行政机关缺少获取信息的途径

现如今，我国的信息化水平在行政办公中的应用还比较低，行政机关各级部门之间的网络平台建立的不够完善，行政的单位网络建设没有形成完整统一的规划，以至于我国目前的行政办公交流不够流畅，各级部门之间的网络平台配合不当。除此之外，由于我国政府对信息资源的开发力度不够，从而导致无法对信息数据进一步处理以展现给人民群众，甚至可能会出现一些较为落后的地区直接将政府的公文展现在行政办公的网站中，导致上级领导根本无法获得即时有效的信息，使得上级部门只能获得有限的信息。另外，还有一些行政部门的网络建设没有形成完整的处理流程，例如在征集和处理民众的意见时，没有形成意见讨论和反馈，造成民众的意见、问题以及建议无法得到及时有效地处理。与此同时，还有一些政府网站形同虚设，个别网站还存在无实用性内容且商业广告占据及大篇幅的现象，另外一部分政府网站存在不及时更新、网页分栏不合理及内容不全的问题。由此可见，我国行政机关需要加大获取信息的力度，对于行政信息资源进行资源整合。

2.3相关工作人员的素质不高

信息化的办公模式推动了行政办公的效率不断提高，而办公过程也变得越发透明，这是相关工作人员对信息化建设抵触、敷衍的主要原因。由于行政办公的透明化，行政人员的权力行使收到了限制和监督，使得行政办公人员被动的提高自己的能力，但是还有一部分工作人员为了保证自身的利益而不愿意采用信息化技术进行办公，因此在信息化发展建设中还需要面临由于工作人员素质不高而产生的不配合的问题。

3.解决信息化技术在行政办公中存在问题的办法

3.1加强信息安全保障措施

在信息技术时代，行政机关在使用信息化技术时需要提高安全防范意识，在各部门建立网络信息共享平台时必须要使用专业的技术人员，保证办公软件安全性能，使用信息保护作用强的软件。同时还需要建立一套完善的防护措施，安装防火墙等隔离措施。

3.2有效整合行政信息资源

行政机关需要加大对相关信息资源的开发力度，对相关信息进行有效整合。针对各部门的法律法规以及办公流程都公布出来，这样可以使人民群众可以方便、有效的知道自己想要了解的信息，这样也可以提高政府的办事效率从而实现一定程度上的资源整合。

3.3提高相关工作人员的素质

在信息化高速发展的背景下，在行政办公过程中，行政机关的工作人员在信息化建设中起着重要的作用，这需要相关工作人员个人素质的不断提升，需要工作人员能够不断地增加知识储备，改善知识结构，熟练地掌握与工作相关的信息化技术，这有利于全面提高行政机关工作人员队伍的整体水平。

4.结束语

现如今，我国正在不断加深行政办公中的信息化建设，我国行政办公中的信息化和电子化大大提高了行政办公的效率和决策水平。而在行政办公中也渐渐的出现了一些问题，由上文可知，我们针对这些问题提出了一些科学有效的解决方法，以此来推动行政信息技术的完善。

参考文献

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