提升远程办公工作效率的PTTM模型

谭明红

摘 要：本文针对如何提高远程办公工作效率的问题，通过分析和总结常用工作效率提升方法，结合远程办公的特点，提出了将科学的工具（系统、流程）等客观因素、有效的激励手段等主观方法整合应用于远程办公团队和远程办公工作人员，以系统提升远程办公的工作效率。据此建立了PTTM（Personal-Team/Tool-Motivation）模型，应用该模型可分析影响具体远程办公团队工作效率提升的因素，并制定针对性措施。

关键词：远程办公  工作效率  PTTM模型

随着信息通信技术的飞速发展和社会的不断进步，远程办公越来越普遍。传统的远程办公指员工在基本工作地点以外所进行的工作，主要有在家办公、异地办公、移动办公等多种形态。远程办公的采纳，从企业的角度来讲，既可以通过减少办公楼宇的使用面积以降低租金、减少办公设备的购买和维护费用、降低交通补贴和茶水福利等，达到降低企业办公成本的目的，又摆脱了对办公地点的限制，增加了办公的灵活性，从而达到提高办公效率的目的;从员工个人的角度，节省了通勤的时间和体力支出，能够更好地在家庭和工作之间取得平衡，也受到了越来越多员工的支持和欢迎。同时，远程办公也是特殊时期不得不采纳的措施，比如2003年的“非典”，2020年的新型冠状病毒感染的肺炎。

在享受远程办公带来的成本节约、工作的灵活性和便利性提升的同时，也带来了一系列的问题。如远程办公员工的管理和员工工作效率提升问题、员工的参与感和归属感降低带来的员工忠诚度的问题、信息安全问题等。在这些问题中，最重要和本质的问题就是远程办公的工作效率问题。急需深入分析远程办公的特点，明确制约其工作效率提升的限制性因素，并据此提出针对性建议和措施，以更好地促进远程办公的发展。

1 远程办公的特点和工作效率提升的因素分析

1.1 远程办公特点分析

由于地点的分离，远程办公人员的自我管理、参与远程办公团队的建设、远程办公需要的支撑体系等与传统的办公方式存在较大的差距。首先，由于脱离了集中办公的监管，没有“朝九晚五”的时间约束和管理者现场的指导、督促，远程办公人员可能会面临一大堆工作无从下手，也可能把时间花在处理家务事或其他杂事上，导致工作完成质量差、完成时间得不到保证，所以远程办公人员必须具有良好的自我管理能力，需要远程管理人员能够聚焦目标、抵制诱惑，全身心地投入到工作中去。其次，由于团队成员间主要通过网络进行协作，当面交流沟通机会较少，远程办公的同事之间关系往往较为淡漠，员工的归属感不强，同事之间、员工与领导之间可能会产生信任危机，员工忠诚度也将接受较为严峻的考验，所以远程办公团队的团队建设工作显得尤其重要。最后，远程办公对信息、通信等基础保障提出了更加严格的要求：一方面，要求网络和相应的IT系统具有很高的稳定性，要求IT部门工作人员具有很高的灵活性，能够随时提供技术支撑和支持，保障其工作的进行;另一方面，远程办公在利用网络便利性的同时，公司网络、服务等多项资源暴露在互联网上，各项工作文档及数据库数据等也将受到非法入侵、网络攻击等多种威胁，公司网络、信息的安全性、稳定性将是远程办公条件下的重大挑战。

1.2 工作效率提升的因素分析

广义的“工作效率”是指单位时间完成的工作量及工作量产生的作用，提高工作效率也就是让单位时间内完成更多的工作、产生更多的价值，可以从主观和客观两个方面来提升工作效率：主观方面，通过设置合理的报酬体系、明确的晋升体系、建立个人目标和组织目标相协调的共同愿景等手段，来调动员工的积极性，达到激励其努力工作的目的，通过主观方面的努力来提升的工作效率一般称为主观效率，提高主观效率的两个基本环节是建立有效的激励机制和内部控制体系;客观方面，通过研究作业方法、作业过程、工作流程，建立更加科学的客观标准，改善工作环境，并通过设定工作定额、规定工作时间等措施来提升单位时间内的产出，通过主客观方面的努力来提升的工作效率一般称为客观效率，提高客观效率的两个基本环节是建立科学的客观标准和有效的外部控制体系。

参考杨文彩，蒙玉琴，伍佳，王大群等人的研究结论，也可以从对象和客体的角度将影响工作效率的因素分为个人、组织、项目、环境四个维度。针对工作者个人，既可以通过提升个人意愿、激发工作动机、增强责任心等主观手段，也可以通过选择知识储备更丰富、学习能力更强、健康状况更好、个人知识管理方式更佳的员工来达到更高效率的产出，还可以针对个人提供相应的工具来提升其工作效率;在组织维度，组织的管理基础、新技术的采纳、管理机制、激励机制、领导行为和企业文化等多因素对工作效率产生影响，企业一方面应增加新技術投入来提升基础水平，另一方面应该建立更好的沟通机制，通过更加积极、主动、持续和频繁的沟通激发工作人员的积极主动性，同时强化物质激励和非物质激励的联合应用，通过持续的企业文化打造等手段来激发远程工作者的工作责任心和努力程度;在项目维度，项目的复杂度、明确性、连续稳定性、项目与工作者能力的匹配度等因素也是影响工作效率的重要因素，更好的人岗匹配可以让人的优势充分发挥出来，让员工认识到项目的重要性、明确项目的参与对个人发展的影响等可以提升员工参与项目的热情度，从而提升工作效率;在环境方面，工作的温度、湿度、照明、噪音及作业空间等物理因素，计算机软硬件、网络情况等工作资源因素，以及同事、客户、供应商等组成的社会环境都对工作效率有影响，公司既要努力创造安全、舒适、经济、有益的办公氛围，不断提升计算机、网络等硬件基础设施，又要通过营造良好的工作氛围来不断提升工作的人文环境，从而提升工作效率。

2 提升远程办公工作效率的PTTM模型

2.1 远程办公工作效率提升的关键措施

在影响工作效率提升的四个方面中，远程办公人员主要通过具体的团队来感知组织和公司的环境，而针对具体的项目，除了通过沟通让远程办公人员理解项目对公司的重要性、与其职业发展的关系之外，不再具有选择性。所以针对远程办公，可以将影响工作效率的个人、组织、项目、环境四个维度归纳为远程办公人员和远程办公人员所在的直接团队两个方面。

结合对影响工作效率的主、客观因素的划分，即影响主观效率的激励机制和内部控制体系，影响客观效率提升的客观标准和外部控制体系，结合远程办公的特点分析，尤其是远程办公与传统办公方式区别的三个主要方面，即远程办公人员的自我管理、参与远程办公团队的建设、远程办公需要的支撑体系，可以概括出远程办公效率提升的关键措施：将科学的工具（含系统、流程）等客观因素、有效的激励手段等主观方法作用于远程工作团队和远程工作员工。

2.2 PTTM模型

基于远程办公工作效率提升的关键措施分析，提出基于个体-团队/工具-激励的PTTM（Peronal-Team/Tool-Motivation）模型，具体如表1所示。

在PTTM模型中，可以分为“P-T域”“P-M域”“T-T域”“T-M域”四个子域，每个子域侧重于一个方面。“P-T域”侧重于通过引入有效的个人辅助管理工具来达到培养个人工作习惯、提升个人工作能力的目的;“T-T域”强调通过统一团队的工作习惯和工作风格，增强团队知识共享，达到团队工作更加具体、更加具有计划性;“P-M域”通过增强自我规划、增加自我激励，来达到远程工作员工工作积极性的提升;“T-M域”强调通过事业吸引人，强化责任担当，以增强团队凝聚力。通过四个子域的协同推进，来达到提升远程工作效率的提升。

在“P-T域”，强调应用工具和系统来提升个人工作能力，强调通过工具来达到自我管理和自我提升的目的。在这个过程中，最为关键的是良好的时间管理和结果导向的坚持，要坚持把最有效率的时间用来完成最重要而紧急的事情，要坚持“今日事、今日毕”。可以采用日历、“番茄闹钟”等进行个人整体的时间规划，采用要事清单、便签、工作核对清单等确保重要事项的不遗漏，采用思维导图、印象笔记等工具提升思维和学习能力。每个远程工作者要根据自己的工作特点、成长经历逐渐明确自己的辅助管理工具集，通过这些辅助工具的应用来达到培养个人工作习惯、提升个人工作技能的目的。

在“T-T域”，强调组织和团队应充分考虑远程工作的特点和需要，为远程工作团队配置工作台，包括完善的网络接入设备、良好的终端（台式机、手机等）、完备的应用系统（OA、CRM、PM、KM等），通过统一团队的工作平台，使远程工作者更加方便、快捷的工作。同时，结合远程工作的实际，还要突出知识共享、项目管理等系统的应用，使远程工作团队便于制定明确而清晰的长期目标、中短期目标，便于分解这些目标为月计划、周计划、日计划，便于跟踪计划的完成情况，通过计划与实际完成情况的跟踪和管理以及团队的知识共享，来达到团队工作效率的提升。

在“P-M域”，要注重培养远程工作员工的自身成长和自我规划意识、自我激励技巧，更要注重绩效沟通和评价，通过引导员工对付出和收获的实际比较和感知来增加获得感，使远程工作员工通过自我激励来达到积极性、主动性的提升。要定期开展员工自我的职业生涯规划、员工个人发展计划及相关的培训，要建立远程员工绩效和回报的专门沟通机制，并将工作成绩与绩效回报强关联，让员工自动自发地提升工作效率。

在“T-M域”，强调沟通和团队建设以增强团队凝聚力，强调通过员工的个人价值观和企业价值观的协同来达到事业留人。团队负责人要主动与远程工作人员沟通，也要创造团队内部的沟通氛围，让远程工作员工在加强与其他员工的分工协作中找到快乐，还要定期开展线下的团队建设，避免让远程工作员工成为团队里的陌生人。加强企业共同愿景的宣传、企业文化的宣贯和企业形象的讨论，鼓励员工树立个人愿景，鼓励个人愿景与企业愿景的整合。

当然，“P-T域”“P-M域”“T-T域”“T-M域”四个子域的边界具有一定的模糊性，在某些情景下也可能相互渗透、相互关联，更多的时候，四个子域之间往往会相互转换、互相促进。在PTTM模型的实际应用中，需要通过从个体、团队两个维度，从工具、系统、流程等客体的引入和从需求、价值观等多方面的主观激励措施的同时应用，来系统地分析影响远程办公效率的因素，找到提升工作效率的具体措施，并严格执行和不断优化，才能促进办公效率的不断提升。

3 结语

从远程办公的特点出发，在分析和总结常用工作效率提升方法的基础上，提出了将科学的工具（含系统、流程）等客观因素、有效地激励手段等主观方法应用于远程办公团队和远程办公工作人员以提升远程办公的工作效率，并据此建立PTTM模型。通过应用PTTM模型，可以系统性地分析影响远程办公工作效率的因素，找出远程办公环境下工作效率提升的具体举措。

当然，由于各类远程办公工作的特殊性，团队组成人员的差异性，在具体的应用实践中，需要结合具体情况具体分析，以找出最适合此工作、此团队的具体工具和方法，达到高效提升远程办公工作效率的目的，这也是进一步研究的重要方面。

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