关于提高事业单位档案管理工作效率的思考研究

包洁琼

摘 要：现代信息技术的发展以及大数据信息的应用改变了人们的生产、生活方式，传统事业单位档案管理方法在现今形势下已不能满足发展需求，档案管理面临挑战，同时，现代信息技术也为其提供了发展机遇。本文从事业单位档案管理的意义入手，探究事业单位档案管理现状，分析其中所存在的问题并提出了提升工作效率的具体措施，以期为提升事业单位档案管理效率及科学性提供资料参考。

关键词：事业单位;档案管理;工作效率

对于事业单位来说，其档案管理工作占据极为重要的位置，在整体工作中占据重要一环，可以说是其他所有工作的基础，为其他工作顺利进行提供保障。档案管理效率高低将直接影响其他工作质量，但是随着经济的发展和事业单位规模的扩大，日常工作中所产生的档案资料成倍增长，这位档案管理人员带来了巨大工作压力，其中存在的对档案管理重视度不高、人员管理能力不强、档案管理制度有待完善以及档案管理信息化程度不高等问题日益显露。我国已步入社会主义新时期，各事业单位必须要提升对于自身档案管理工作的重视，保证自身档案管理工作效率的提升，促进其他工作的进步，更好满足时代需求，促进各单位平稳健康发展。

一、实施事业单位档案管理的意义

社会主义新时期已经到来，各事业单位在此形势下均面临改革挑战，传统的档案管理方式逐渐暴露弊端，不能有效促进其他工作顺利进行，甚至为其他工作的进展带来阻碍。信息技术的广泛应用为事业单位各项工作带来了新的机遇，档案管理工作同样如此。事业单位中，负责档案管理的人员应顺应时代发展需求，将信息技术充分应用于工作，利用大数据技术推进档案管理工作的形势创新和效率提升。事业单位的档案管理中，人力资源档案管理是其中重要内容，以此为例，若将现代大数据技术应用于档案管理工作，则单位内部将更好、更快地分析所有在职人员的资历、学历及特点，进而有效汇总事业单位内部人员档案，更好实现人事任免考核或者晋升，也可科学解决员工的调动，福利以及工资的调整等问题。因此，事业单位档案管理至关重要，提升档案管理工作效率也具有极强的现实意义。不仅如此，传统档案管理模式下，人力對于纸质档案的管理成为主要形式，而内容繁杂、工作量大使得人工较易出现差错。另外，查找和查询的困难也在极大程度上降低了档案资源利用的有效性。现代化管理模式的实现一方面可以让使用者在最短时间内精准查找所需文档，另外将纸质档案进行数字化处理还可以让档案管理和使用摆脱时间和地域束缚，在减少误差的同时极大提升整体档案利用效率。

二、事业单位档案管理现状

1.人员档案管理重视度不高

传统档案管理方式不能满足现代化发展需要最重要的原因就是相关人员对于档案管理重视度并不高，致使这一现象主要有三大因素：①事业单位工作极为繁杂，产生的档案数量较多，且其中涉及的人员繁多、档案收集和整理所消耗的时间也较长，档案管理的有效性在较短时间内并不能得到明显突出，因而人们对于事业单位档案管理并未多加重视。②高效的档案管理工作所需较大资金投入和人力、物力投入，但是短期收益少，无法为企业带来巨大即时利益，因此单位内部人员往往将注意力放置于主营经济业务类，而对于档案管理工作，因其无法形成显著功绩，故而重视度不高。③对于单位内部人员来说，他们认为从事档案管理工作的人长期居于幕后，工作默默无闻，难以在单位内部引起注意，因此档案管理工作长期被置于边缘化位置，部分人员甚至对于档案管理存在理解误区。而社会现代化发展趋势下，事业单位涉及和管理的档案信息量呈爆发式增长，民众对于档案信息的使用频率也越来越高，但是部分档案管理人员缺乏现代化服务意识，不主动为办事群众提供帮助，甚至不时出现冲突、误会等，在很大程度上降低了事业单位工作质量。

2.人员管理能力不强

在我国事业单位内部，从事档案管理工作的人员综合能力不强已经成为一种较为普遍的现象，致使这一现象出现的最主要原因就是事业单位内部运行经费不足。档案管理工作并不能在短期内就为企业带来巨大经济效益，不仅如此，提升档案管理工作效率还会消耗大量资金及物力、人力，这就使得事业单位内部并不会将手中的经费过多放置于档案管理，因而此项工作经常处于资金不足的状态，对于优秀人才的吸引力也极大降低。不仅如此，档案管理自身所需专业性极强，一般人很难准确把握其复杂的工作流程，但是专业档案管理人员缺乏。一般情况下，事业单位只能不顾高质量人员需求，聘用综合素质不强、甚至严重缺乏档案管理知识和技能的人员来从事工作，这就导致从事档案管理的人员管理能力不强、综合素质不高，这对于提升档案管理工作效率也是一项极大的阻碍。

3.事业单位档案管理制度有待完善

完善的档案管理制度是提升事业单位档案管理工作效率的有效保证，但是在我国事业单位内部档案管理制度混乱现象频发，部分从事档案管理的人员并不遵守相关档案管理规范，在进行档案管理工作时也只是形式大于内容，对于档案管理规范的执行力不佳。甚至部分事业单位并没有完善的档案管理制度，人员在进行档案管理工作时并无制度可循，管理工作效率自然无法得到保证。导致这一现象最直接的原因就是事业单位内部领导对于档案管理工作的重视度不高，导致从事该项工作的人并不清楚自己的责任和义务，加上并没有相应的奖惩制度，人员大多存在侥幸心理，直接导致档案管理工作效率低下，无法为企业的健康发展提供保证。

4.档案管理信息化程度不高

现代信息技术的进步为各行各业工作方式的改变提供了条件，事业单位内部也逐渐开始将现代化元素融入工作之中，但是对于档案管理工作来说，信息技术却迟迟无法引入。其中最主要的原因就是部分事业单位在档案管理工作中资金投入不足，使得部分事业单位现代化设备不足，档案管理现代化受限，一些单位只将计算机用于日常工作，未将其在档案管理现代化、数字化、信息化发展中充分利用，无法为信息化程度的提高提供基础条件。一方面，事业单位在进行内部档案管理中并没有将档案管理系统高效运用，另一方面，虽许多事业单位已经完成了档案管理系统的建立，但是相对应的信息化设备并不能跟上系统发展需要，系统访问访问人员严重受限，访问人数稍多便会出现卡顿、甚至瘫痪等现象。另外很重要的一点就是，事业单位内部并没有相应的现代化技术支持，人员对于现代化的了解程度也不高，如此种种，直接导致了档案管理工作效率低下、问题频发。

5.单位内部各部门信息共享力度不足

就目前各事业单位档案管理现状而言，各单位之间、各部门之间信息闭塞严重，“信息孤岛”特征明显，内部无法实现有效实时的信息交流和沟通，系统化资源共享平台并未得到有效建立，致使单位内部档案管理分散。这会造成人员在进行资源整理时较易出现重复保存的现象，不仅加大了储存过程中误差出现的概率，且重复性工作在很大程度上加重了人员工作负担，不利于整体工作质量的提升。档案的分散管理也使得人员在后期使用过程中难以准确查询和使用，造成资源利用率低下，不符合现代高准确性、高时效性的工作需求。

三、提高事业单位档案管理工作效率做事

1.提升档案管理重视程度

提升对于事业单位档案管理重视程度是提升档案管理工作效率的首要途径，而其中最为关键的就是提升事业单位领导人对于档案管理工作的重视，纠正之前在此工作上不作为的现象，进而避免由此引发的诸类问题。只有领导转变了档案管理工作理念，对档案管理相关工作进行规划和规范，加强对此工作的监管理力度，采取行政措施措施对档案管理工作进行干预，才能保证具体档案管理工作人员重视该项工作，将工作中心转至提升档案管理工作效率上来，以此将档案管理工作的有效性最大程度发挥。

2.加强档案管理人员培训

档案管理工作归根到底是人的工作，只有提升档案管理人员质量才能够有效发挥档案管理工作的实际意义。因此事业单位必须认清档案管理工作人员能力不强、素质不高的问题，重视对于管理工作人员能力的培训以应对愈加复杂的管理局面，提升人员对于各类事务的应对处理能力，进而培养起一批综合能力强的高素质人才队伍。对于事业单位来说，首先要做的就是定期对管理人员进行培训，其中既包括管理能力和知识的培训，也包括责任意识的培训，通过为档案管理人员提供培训机会提升人员专业素养和工作能力，而责任意识以及服务意识的提升是现代化社会民众权利意识提升的必然要求，对于推进档案管理工作有序进行有积极意义。同时应对人员实施定期考核，将考核结果与工作人员工资直接挂钩，以此激发档案管理人员责任意识和工作主动性。另外，信息化管理的普及也对人员计算机掌握能力提出了更高要求，事业单位档案管理人员需要注意自身计算机能力和水平的提高，只有这样才能够有效运用现代化设备，进而实现事业单位档案管理向现代化、信息化方向发展。不仅如此，事业单位可改善工作薪资待遇，提高该项工作的准入门槛，以此激发人员工作积极性，同时吸引更专业、更高质量的管理人才进入岗位，最终达到实现档案管理工作人員素质全面提升的目标。

3.完善事业单位档案管理制度

合理完善的档案管理制度是有效进行档案管理工作的基础和保证，因此，事业单位若想提升管理效率就必须首先根据实际需要，以本单位发展实际为基础制定科学有效的档案管理制度。完善的管理制度既是对大家工作的一种约束，更是对人员利益以及工作质量的一个保障。当然，在制定具体管理制度时不能脱离发展实际，应以人为本，尊重每一位工作人员，经讨论后制定出最合理的工作机制。另外需保持机制弹性，以此应对更多的管理工作中出现的情况，更好发挥人员工作积极性。其中应作为重点内容之一的是与培训制度相对的考核制度的建立，通过严格的考核制度可以极大提升人员培训积极性和有效性，进而促使自身工作能力的提高。

4.提升档案管理信息化水平

新的发展形势下，信息网络技术愈发普及，且渗透于各行各业发展过程之中，任何单位、任何个人在社会性大团体中都无法摆脱信息技术独立完成工作，事业单位档案管理仅靠人力已完全无法满足现代化发展需求，错误率高、工作繁重、质量低下、效率不足等问题愈发突出，必须提升自身管理的信息化水平。在档案管理工作中投入充足的财力、物力、人力，建立针对性档案管理系统，由传统的人力收集、归档转变为电子化输入，这样既可提升人员管理档案的效率，又能提升档案搜索的有效性，同时还能避免纸质档案因过多翻页导致的损坏现象。信息化档案管理的实现将极大提升资源利用频率，减少资源浪费，更好发挥档案管理现实意义。实现档案管理信息化重要条件就是现代化信息设备的置办，事业单位要以自身发展实际需求为基础进行广泛调研，综合考虑各部门档案管理需求，在预算合理的前提下引进先进且合适的高质量现代化办公设备，为档案管理信息化推进提供基础。

5.加强部门间信息交流

信息孤岛现象的出现极大降低了档案资源作用的发挥，因此加强各部门间信息交流极为必要，加强部门间、单位间信息的传递和交流、构建系统且完善的统一档案管理体系对于实现档案管理信息化发展有极为关键的意义，是单位实现档案管理有效性提升必须实施的一项策略。档案管理体系的建立有利于打破部门间“信息孤岛”困境，提升档案资源使用有效率，在提升档案管理工作质量的基础上为单位发展提供信息支撑。

结语

信息化时代背景下，现代信息技术的应用已经渗透到各行各业的工作之中，极大提升了各项工作有效性，而档案管理向数字化、信息化发展也已经成为主要发展趋势，传统的档案管理手段在早已不适应事业单位现实发展需求，进而致使工作效率低下，给其他各项工作的顺利实施造成阻碍。因此，事业单位领导人员必须重视档案管理工作效率的提升和信息化的实现，通过提升档案管理重视程度、加强档案管理人员培训、完善事业单位档案管理制度、提升档案管理信息化水平等途径实现现代化档案管理目标，提升档案管理人员综合能力，以此保证事业单位健康、平稳发展。

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（作者单位：福建省宁德市霞浦县招商引资服务中心）