新形势下高校档案安全工作现状及对策研究

刘勇

摘要：高校档案是高校在办学过程中所形成的原始资料的真实记录，在这些记录当中往往包含了学生的真实信息、教职工的实际教学情况，是重要的不可再生的资源。随着以信息技术为代表的互联网技术，计算机技术不断成熟推广应用，高校需要提高重视程度，切实做好档案的安全管理工作，避免档案被泄露，避免各种有价值的档案资源被不法分子所利用，保证档案安全。本文主要结合实际工作经验，首先分析了新形势下高校档案安全工作所面临的问题，然后论述了具体的工作对策，希望通过本次研究对广大同行有所帮助。

关键词：高校档案;安全工作;存在问题;对策

高校档案是高校在长期的办学过程中，高校师生在社会实践活动中自然所形成的真实原始记录，是一所高校办学历史和办学特色的时间积累和历史沉淀，是不可再生的重要资源。对于高校的各项管理工作来看，档案在其中扮演着十分重要的作用。因此在进行档案管理过程中，如何保证高效档案的安全，就成为新时期档案管理部门需要重点攻克的难题。近年来随着以计算机互联网为代表的信息技术不断推广应用，在提升工作效率改进工作方法的同时，档案管理工作开展过程中所面临的安全问题日益凸显，针对这种情况，就需要档案管理工作人员提高重视程度，消除安全隐患，严格落实高校档案管理的各项工作机制，确保档案安全。

一、新形势下高校档案安全工作面临的问题

1.缺乏完善的储存场所

在高等院校档案管理办法当中明确规定了高校在日常发展过程中必须将档案管理所需要的经费纳入到高校的预算当中，这是保证档案管理工作高效开展的前提保证。另外按照相关要求还需要构建完善的档案储存场所，对于某些价值较高存在涉密的档案，更应该建设专业的库房进行保存。随着信息技术的不断开展，在档案管理过程中还需要向着信息化数字化方向转变。但当前由于很多高校办学经费紧张，加上管理部门对档案重视程度不足，不能够从学校的预算当中划拨出专项经费用于档案安全管理，档案收集档案储存存在很大的随意性，随着时间的不断推移，很多有价值的档案逐渐遗失、损坏，影响到档案安全管理工作质量。

2.档案管理人员专业素质较差

由于部分高等院校对档案管理工作的重视程度不高，不能够配置专业化的档案人才用于学校发展过程中各种档案资源的有效收集，整理，汇总和保存，整个档案工作队伍专业素质较差，工作能力不足，工作存在很大的随意性，工作积极性不高。再加上很多高校的档案管理人员都是兼职行为，各个档案管理人员频繁的调动，人才流失较为频繁，上岗之前缺乏对档案管理人员的专业技能培训，造成很多工作人员各项专业业务不熟悉，无法发挥自身的职能作用，就此给档案科学管理安全管理埋下了隐患。

3.档案安全管理制度不健全

由于领导层面和管理部门的重视程度不高，并没有构建完善的档案管理机制和管理制度。在档案管理工作开展过程中，由于缺乏制度保证，很多管理人员在日常工作过程中存在很大的随意性。有些学校虽然构建了比较完善的档案管理基本制度，但经常存在执行不到位，执行流于形式的现象，这就给档案管理埋下了安全隐患。有些工作人员经常在档案馆档案库当中吃东西，留下食物残渣，这就给鼠患或者虫害埋下了安全隐患。还有不少工作人员在档案室当中抽烟，存放易燃易爆物品，档案室中的各种电气设备更换不及时，电路老化年久失修很容易引发火灾，从而造成巨大损失。

二、新形势下高校档案安全工作对策

1.加大资金投入，完善基础设施建设

高校档案管理部门在开展档案收集整理管理储存过程中，应该严格按照高等院校档案管理办法的相关要求，保证有充足的资金投入，确保档案管理部门有专项经费用于购置相应的保存设施，用于加强档案室建设。在整个档案管理部门内部还需要加快建设和购置符合档案管理档案保管的库房和设备，逐步改善过去陈旧落后的保存环境和管理环境。要实现库房、阅文、办公三分开。另外在档案室建造过程中，还需要配置完善的防护设备，保证档案室当中的温度湿度可调，做好防火、防盗、防虫、防鼠工作，确保整个档案室内清洁有序，消除档案在保存管理过程中所存在的诸多安全隐患，避免档案丢失，保证档案安全。

2.注重提升档案管理队伍的专业素质

在高校档案管理工作开展过程中，档案管理的安全性直接与档案管理人员的专业素质有着密不可分的联系。作为维档案管理人员，在日常档案工作过程中要不断加强档案相关方面的学习，掌握最先进的档案保存方法，操作方法，操作技巧，熟练掌握档案管理的各个工作环节，并能够了解国内外档案管理的发展动态和发展政策。学校领导和相关管理部门也需要提高重视程度，保证配置专业化的档案管理人才，在步入工作岗位之前，应该制定严格的培训制机制，通过考核之后才能够持证上岗。随着时代不断发展，档案管理人员还应该做到与时俱进，掌握现代化信息操作技术，要熟悉数字档案，电子档案的分类操作，归档整理，数据加密处理，安全保护等各个技术要求，并能够准确的判定档案内容是否完整，是否安全，切实做好高校档案资源的科学利用和科学保管工作。另外在日常工作过程中，还应该不断学习先进的管理理念，要具备创新发展的精神，加快新技术新方法，新理念的推广应用，以此来提升整个工作队伍的专业素质和管理效率。

3.构建完善的档案安全管理制度

高等院校应该严格按照相关管理办法的要求，结合院校的实际办学特色，构建完善的档案安全管理规章制度，并将数字化档案，电子档案，图片视频等多种类型的资料，纳入到档案收集整理的范畴当中，并结合信息化发展趋势，构建数字化、电子化档案整理、归档、保存制度。另外在安全管理制度制定过程中，还应该统一标准，这样能够实现纸质档案、电子档案的统一化收集、整理、归档处理，更加方便今后对档案数据资源的科学利用，档案资源保存更加完善，不容易丢失。为了保证电子档案的安全性，在今后档案安全管理工作开展过程中，应该加快网络技术的开发和应用，不断更新和完善电子档案的安全防范技术，定期对高校的电子档案进行备份处理，这样当系统受到病毒和黑客攻击之后，有备份档案可用，避免档案丢失。

参考文献：

[1]曹叶.浅谈高校涉密档案安全保密体系的构建[J].兰台内外，2019（8）.

[2]崔丽丽.信息数字化对高校档案管理的影响[J].兰台内外.2018（12）.

[3]劉倩.影响高校数字化档案信息安全管理的因素及对策分析[J].蚌埠学院学报，2016（5）.

课题名称：辽宁石化职业技术学院2019年度学院课题研究成果，课题编号：LSHYY1915