高校研究生电子档案管理存在的问题及对策

张晓燕

【摘要】对高校研究生电子档案管理中存在问题和对策的探究，是现代高等教育和社会发展的需要。现实中，研究生电子档案的管理仍然存在不足，影响了资料价值的发挥和利用。本文通过对高校研究生電子方案管理问题的分析，提出了有效解决的方案和应用价值。

【关键词】研究生电子档案;档案管理;问题;对策

研究生电子档案是指高校在研究生的学习、科研、活动、取得成绩等管理过程中形成的有效、有价的各种记录和资料，需要通过多个载体进行保存并保管，以实现高校乃至社会对档案的应用价值。随着21世纪电子时代的到来，高校的人才培养质量、培养效果不断受到关注与重视，客观上要求高校必须紧跟时代发展，加强研究生在校期间的资料积累与科学保管，在保证档案运行机制的基础上，提供相应的智力和信息支撑，实现档案信息在研究生在学及离校后的很长一段时间内为社会提供能够反映研究生品德和能力等综合素质的真实情况的利用功能，促进研究生电子档案管理水平的提高和高校的整体发展。

一、高校研究生电子档案管理特点及作用

高校研究生电子档案具有档案的有价、真实、保密等共性，以及档案为高校和社会提供利用等作用。

（一）高校研究生电子档案管理的特点。高校研究生的电子档案，是指研究生在学期间所形成的思想品德、教学情况、科学研究、奖惩情况、参加活动、毕业就业等方面产生记录和原始资料被录入计算机后的数据集合体，较纸质版档案具有更小的空间和更快的利用速度。高校应加强对复杂和零碎、信息来源分散、范围大的资料收集工作，并保证原始完整和录入系统后的电子数据真实可靠等环节监控，凸显电子档案的容量、分类以及便于利用和统计等特点，提升对研究生教学档案资料、实物、数据的价值认定和保密能力，最大限度地实现档案利用价值。

（二）高校研究生电子档案管理的作用。《研究生教务管理系统》是高校研究生教学档案的电子管理平台之一，收纳了研究生招生入学、在学成绩、获奖评优、科学研究、取得成果以及学位授予、毕业就业等记录和信息，反映了在专业设置和培养方案执行中，每一位研究生的学习能力、专业知识基础、科研创新、工作能力、特长优势等整体素质和潜在能力，具有较高的应用价值和学术价值。高校的科研系统中很大一部分信息，都是录入的导师指导研究生所开展的科学研究成果、发表学术论文、申请到的科研课题、获得的科研奖励等资料数据，其中包括一些重要领域正在研究、需要攻克的，或是与国家发展息息相关的科研内容等，体现了高校培养目标的实现、高素质人才的优势、科技服务水平的实力以及对高科技发展的促进等方面的责任和使命，也成为高校接受教学评估的宝贵依据和支撑。也就是说，通过对高校研究生电子档案的科学管理，能够在一定程度上为高校积累充分的信息资源，为社会提供的信息需求，并促进研究生就业、满足社会对人才的需求等。因此，加强高校研究生电子档案的管理，对于促进我国科学技术的创造性、实用性以及前沿学科发展、科研成果应用等方面具有重要作用。

二、高校研究生电子档案管理存在的问题

在新时代，高校研究生电子档案的管理工作受到不断关注和重视，而如何开展对高校研究生电子档案的科学管理，并有效改善现存问题已成为档案管理人员思考的重要问题。在多年从事研究生一线教学管理的基础上，笔者认为：其一，修改电子档案难度低，且不留痕。尽管在对档案管理过程中会应用一些技术，对恶意修改的情况避免，但在实际发展中仍然存在修改的情况，由于缺少特殊性，因此对档案的原始性辨别也比较困难，因此便在一定程度上增加了管理难度。其二，在建立高效研究生电子档案时，原件在虚拟化程序基础下，不能进行有效的界定。相比于纸质档案，电子档案不一定对应相应的纸质档案，有时可能仅为计算机上面的一个网页，在使用后可能会被删除或者复制，便不再存在原件，考究也比较困难。其三，由于技术的发展，计算机的不同技术也在不断更新，电子档案也需要顺应更新的技术不断发展，因此便导致电子档案的格式等方面内容也要不断更改。其四，对电子档案信息采集存在一定的困难。在建立并管理研究生档案管理过程中，相关的工作人员需要同时掌握多种不同的技术，在懂得建立纸质档案原则的基础上，还需要对计算机不同的技术和方法进行熟练的应用。现实中，因管理人员缺乏业务知识、自身能力有限以及管理设备相对匮乏等因素，致使电子档案的利用不够充分，管理效果不佳。其五，相比于传统的纸质档案，电子档案的存储载体并不固定。在对电力档案管理应用时，管理人员需要结合实际情况采用不同的输出方式，对一些存储比较长年限的档案应该定时复制、转化存储的载体，有可能造成原始性受到影响，有时甚至难以保证电子档案的原始性。

三、优化高校研究生电子档案管理的途径

（一）提升档案管理人员素质。对于电子档案管理人员而言，不仅需要对传统纸质档案管理的技能掌握，同时还需要结合时代需要，对不同的现代化管理技术进行熟练应用。在实际档案管理过程中，管理人员应珍惜专业知识交流和培训的机会，加强对自己业务处理能力的提升，把握对现代化管理手段和方法的充分应用，以保证档案的真实、原始和电子数据的保密、有价。同时，要加强敬业爱岗精神的培养和自身综合素质的提高，增强职业道德素养、责任感以及对档案工作“重要而不受重视”的消极观念转变，努力学习电子档案管理技术和方法的相关知识，积极开展对档案管理的手段、模式进行有效创新的研究，不断推动高校研究生电子档案的科学管理和电子档案管理质量的提升。

（二）健全电子档案管理规范。目前，我国的电子档案管理标准日趋完善，根据中华人民共和国《电子文件归档与电子档案管理办法》相关规定，“对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门的机构或人员负责，以保证管理工作的连续性，注意在与同时存在的纸质档案或其他载体文件时，要在内容、说明及描述上保持一致等”也凸显了对于专人专管的机构、素质以及制度完善等要求。因此，在建立电子档案的最初阶段，应针对管理中遇到的困难、存在不足、突发事件等问题进行有效发掘，首先建立管理中的操作规范，避免在后续不同环节出现损害。其次，要借鉴传统纸质档案的管理标准来鉴定电子档案的有价和保管期限，在实践中不断更新与完善，促进高校研究生电子档案管理的不断规范。

（三）促进研究生电子档案管理现代化、一体化体系建设。相比于传统的纸质档案，电子档案有自身的优势，但同样也存在不足。比如，研究生电子档案建立的过程中，首先录入信息的是研究生本人，之后，高校的研究生信息管理员需要对数据的真实、完整进行校对，然后由管理部门进行数据打印、引导研究生核对信息、明确准确性后签字交回，再由信息管理员对信息进行系统修改，最终形成可靠、真实的研究生个人电子档案。这个过程可能很复杂，时间也许很漫长，必然存在着资料的失真、缺失、甚至被篡改内容等环节失误和隐患，只有管理人员的操作是远远不够的，相关程序和权限需要严格遵守，技术维护和过程监控，技术人员对形成的设备和软件进行充分理解和掌握，并对相关设备、计算机软硬件的关联或权限进行设置。另外，需要专管部门加强对纸质档案实现电子化的过程和细节的要求、监控，达到共同促进电子档案处理的现代化、一体化发展的宗旨。

四、结束语

综上所述，计算机技术的发展，促进了高校研究生档案的电子化，也对管理质量和水平提出了更高的要求。高校应在遵照国家法规、遵循教学规律的前提下，建立健全档案工作规范，重视人员的教育培养和能力培训，关注个人发展需求，促进科学手段的运用和电子档案管理现代化、一体化的发展，不断提升高校研究生电子档案的管理质量。

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