医院电子化档案管理存在的问题与解决策略

赵雅博

【摘要】医院管理质量的提升对医生和患者来说都至关重要，而作为医院优质管理的重要影响因素之一，即落实档案现代化管理工作，这为电子化档案管理模式应用提供了条件。但是在这一过程中，难免会存在一些有待解决的问题，为此，面对出现的这一系列问题，医院管理者就要根据问题的实际，提出可行的解决方案。本文就医院电子化档案管理中存在的问题总结式分析，顺势提出问题处理的有效方法，旨在提升医院档案管理水平，并为同行提供借鉴。

【关键词】医院;电子化档案;管理;存在问题;解决策略

一、医院电子化档案管理的意义

医院日常工作开展的过程中，离不开档案资料的辅助，由于电子化档案具有操作便捷、检索快速、信息全面等特点，所以电子化档案具有较高的实用价值，能使医院更好地为患者服务。言而总之，医院电子化档案管理工作水平的提高，于医生、患者、患者家属而言，都是极其有帮助的，而且还能有效地发挥电子化档案的优势，从而有助于更好的处理医生与患者之间的关系。传统的纸质档案早已跟不上时代发展的步伐，因此，要继续加大医院电子档案的管理，实现医院档案管理的完整性和安全性，提升档案的利用率，保证医院档案能更好地为医生和患者服务，并更好地缓解医患矛盾，营造和谐的、健康的就医氛围。可见，运用电子化档案管理方法于医院管理环节，有利于逐步提升医院管理水平，加快医院现代化发展步伐。

二、医院电子化档案管理环节常见阻力

（一）医院电子档案管理模式有待优化。医院档案的有效保存和管理，对于医院工作水平的提高有很大的帮助。但是在医院档案管理的过程中，因受传统管理模式的影响，部分档案仍是以纸质档案的形式保存，因此其抗风险能力不强，倘若遇到火灾、地震等自然灾害，所保存的纸质档案定会受到严重的破坏和影响，从而导致档案不能完整保存。一旦医院档案内容完好性无从保证，那么档案资料有效性会大幅降低，这对医院电子化管理将起到阻碍作用。从长远角度来看，应顺应时代发展趋势，适当改进电子档案管理模式，这是电子档案优势发挥、医院现代化管理的基本要求。否则，档案价值会大大降低，并且医院发展将举步维艰。

（二）档案管理方法有待改进。随着社会的不断发展和进步，我国的科技日新月异，因此，在现代化的这一大背景下，医院档案的收集和管理方法仍旧落后，有着极其明显的时代特征，这就要求医院不断改进档案的管理模式和管理方法，不断提高医院档案管理的规范性。然而，在电子化档案管理的过程中，由于医院档案管理者缺乏专业的管理知识，而且对于现代办公软件的使用也不尽熟练，因此难免会在医院电子化档案管理的过程中遇到一些问题，致使医院档案管理不太规范和完整。因此，我国的医院档案管理也要跟上时代发展的步伐，不断的改进管理模式，从而极大限度地加大医院电子化档案管理的力度。

（三）档案管理体系不健全。医院档案部门在管理人员和档案的过程中，没有较为完善的管理体系，这是收集和整理档案环节的一大缺失。首先，对该部门的人员的管理上，没有行之有效的管理方案，造成部分档案工作者工作态度散漫，最终使得大部分档案不完整。其次，在对档案的保管和存档上，缺乏对资料的检查管理，大大降低资料的真实性。最后，档案部门的设备的缺乏有效的管理，使得大部分档案设备损坏严重，而维修不及时，造成工作效率降低。

（四）各部门之间的沟通欠缺。医院档案部门一直是医院比较忽视的部门。一方面，由于医院自身认为教育工作应该是教学的重点，而档案管理与教育关系不大，因此，对该工作的内容也无暇顾及;另一方面，医院领导、教育工作者就该工作的性质了解不够，以为档案部是一个单独的部门，与教育工作者的工作没有太大的联系，使得该部门在收集和整理资料的过程中，常常受阻。不仅如此，部分档案工作人员对此项工作的没有正确的服务意识，在整理和搜集资料环节上，一般只是医院现有的资料加以记录和整理，对其归档和保管，与教育工作者以及医院领导之间的沟通少之又少，这也解释了医院档案缺失的根本原因。

三、医院档案优质管理的有效策略

（一）循序式提升医院档案管理质量。新时期，医院管理要求逐渐提高，以档案管理工作为例，档案电子化管理要求日益细化，这在一定程度上能够确保医院档案管理的安全性。究其原因，医院档案管理工作是集专业性和技术性为一体的工作，因此，医院档案的管理人员不仅要懂得专业的档案管理知识和技能，还要会使用现代化的设备，注重对医院档案的检查和鉴定，及时地将档案进行分类、整理和归档，推动医院档案管理工作向专业化、系统化方向发展，进而优化档案管理质量，循序式提升档案管理水平。

（二）完善电子档案管理模式。在医院档案管理的过程中，为了保证档案的安全性和完整性，医院要加强电子化档案的管理力度，不断完善医院电子化档案的管理。当然，在医院档案进行归档的时候，电子化档案所遇到的问题，都要采取一定的措施，从而提高医院电子化档案管理的质量。当然，医院电子化档案保存的过程中，也要兼顾纸质档案管理工作，做好两种类型档案管理模式的转换和衔接，以此保证档案资料的完整性和真实性。对于电子档案管理工作来说，势必要做好风险防范工作，针对档案资料进行全方位的安全管理，避免出现档案资料丢失、内容篡改等现象。

（三）提高档案员的综合素质。信息时代悄然而至，在这一时代背景中，档案管理员应对自我严格要求，以最新管理要求进行自我约束，推动档案管理工作有序开展。具体来说，医院为档案管理员组织系统化培训，并聘请经验丰富的讲师传授理论知识，以及电子档案管理技巧，以此提高档案管理质量，确保电子档案管理的阶段性目标顺利完成。教育培训过后，使其具备一定的档案管理专业知识和技能，并且要有良好的管理意识和工作的责任心，争取在短时间内适应电子档案管理模式，为医院患者带来优质服务，最终医院档案电子化管理工作能够顺利进行。

（四）加强各个部门之间的沟通与协调。加强各个部门之间的联系，是档案收集和整理工作开展的必要条件。一方面，医院应该就该工作予以重视，同时提高医院教育工作者、医院领导以及工作人员的资料存档的意识。例如，对重要的院内活动以及会议，医院领导应该让档案部的人员及时参与，从中了解医院活动的内容，从而更全面地建立档案;另一方面，教育工作者应该积极配合档案部工作，在档案部收集资料的过程中，尽量提供一些有价值、有记录意义的文案、声像等资料。不仅如此，档案部内部的人员也应该认真对待档案收集和整理工作，而非仅限于表面资料的整理。

（五）完善档案管理体系。档案管理体系优化的过程中，主要从两方面工作入手：一方面，要加强对人员的管理，实行绩效考核体系，定期档案工作人员的任务内容进行合理划分，并将资料整理和收集工作落实到个人。例如，档案管理中，分为文案档案、教学档案、基建设备档案、会计档案以及声像实物档案等，对不同的档案收集和整理劃分到每个小组中，由各个小组成员进行统一协作，将收集、整理、抄录等环节落实到位。并对其资料的完整度进行定期的核查，同时根据任务量的不同，给予奖惩;另一方面，安排专门的人员对档案部的设备进行管理和维护，以提高设备的使用效率，让档案收集和整理工作顺利开展。

四、结语

总而言之，要加强医院档案的管理，结合医院档案管理实际探索电子档案管理路径，以此提升医院档案管理质量，进一步发挥医院档案管理的价值，使得医院档案能为医生和患者服务。

【参考文献】

[1]李树明，林雅彬，杜伟，赵丽艳.关于做好医院档案管理工作的几点建议[J].中国煤炭工业医学杂志，2010（9）.

[2]张晓燕，柴汝闯.论医院档案归档制度的建立与完善[J].临床心身疾病杂志，2008（1）.