试论办公室人员如何做好行政事务管理

毛谦

摘 要 办公室是一个联系上下级部门、传达指令文件的纽带，在企业或者单位中起着很大的协调作用。在科学技术广泛应用到社会各个方面的情况下，做好企业办公室行政管理工作有着比较大的挑战，其工作内容和工作形式也需要有一些改变，所以，企业办公室有关人员认识到行政管理工作的紧迫性，从中知道新时期下工作中存在的问题，从而制定合理措施，促进新时期企业办公室行政事务管理水平的上升。因此文章重点就办公室人员如何做好行政事务管理展开分析。

关键词 办公室人员;行政事务;管理

办公室部门是一个系统化、综合化、全方位的工作机构，对于宣传企业形象、协调部门工作、辅助决策等事务有重要作用，对应的发展过程中，办公室逐渐成为综合性的管理服务部门，是单位企业组织的重要构成部分，在一定程度上对企业的发展都有很大的影响。但是，从日常的工作情况来说，现有的办公室行政事务管理工作有着一定的问题，单位联系周边、上传下达的纽带，办公室工作人员面对的工作氛围和内容都比较复杂，办公室工作涉及档案、文秘、值班、人事、督查、宣传等，工作灵活性强度大、要求高、任务重，并且牵扯整个单位的运行和管理，所以新时期要做好单位办公室的管理工作，提高行政事务的管理质量，为单位提供助力。行政办公室是单位的对外窗口，体现了单位的形貌形象，在内部则起到着重要枢纽的作用，在各个部门的传达和沟通工作中实现沟通和配合，体现了其行政职能工作责任。除此，办公室还是帮助领导决策和监察的部门，是单位的核心部门，具有服务中心、信息中心、参谋中心和指挥中心的职能，其行政工作质量会关系单位的正常发展和高效管理，因此，我们应该正确选择办公室工作方法。

1企业办公室管理工作的目标

明确行政事务的工作目标是做好办公室管理工作的基础。目标能为工作人员提供清楚的方向，更加深入认识到自身工作的意义。这样才能保证行政事务工作得到有效开展。首先，提高行政管理人员的素质水平。行政事务工作需要工作人员具备高素质，不仅应该强化服务意识，还应该不断学习更加先进的服务手段。使工作人员能从思想和情感方面热爱自己的工作。其次，提高工作体系的完善程度。保证企业内部各个部门之间的有效协作是办公室行政管理工作体系中的一项基本组成部分。每一项工作都应该对应相应的规范，为工作人员提供工作目标，也将各个人员的权利和责任规划清楚。针对办公室行政管理工作细节较多的特点，完善的工作体系能为其提供保障作用。最后，提高企业的核心竞争力。相比于其他部门，办公室行政事务并不会直接参与经营以及管理工作，更多的是发挥协调作用，为其他部门做表率。要想达到企业核心竞争力的目标，就需要设定合理的办公室行政事务工作目标[1]。

2企业办公室管理工作的现状

首先，行政管理制度亟待完善。办公室的行政事务较为零散，具有冗杂性。为了与新时代的发展步伐相一致，满足企业的发展要求，在政府部门的督促下实行企业办公室工作改革，达到了较为理想的成果。但是，在我国社会经济水平不断提高的背景下，办公室行政管理制度改革仍然存在滞后性，管理模式中的一些不足之处也凸显出来。这样的情况在很大的程度上对企业的发展形成了一定的阻力。其次，作风建设有待整顿。长久以来，办公室作风建设一直是企业的一项战略任务，在实践中达到了基本的目标。但是，在企业的办公室当中，仍然存在一些带着负面情绪参与工作的人员，这是工作作风问题的一种表现。一些工作人员坚持比较保守的思想，没有形成自我意识;一些工作人员缺乏务实精神，在工作中不够沉稳;一些工作人员在生活作风方面不够严谨，自律能力较弱等。这些问题成为作风建设和整顿的重点对象[2]。

3企业办公室行政管理工作特点

首先，办公室行政管理工作在企业内部发挥着重要的信息传达作用，也就是上传下达。信息在传达的过程中不仅要保证其高效性，还应该重视保密性。这就对办公室人员的素质提出了较高的要求。信息传达应该落实到相关的人，应该了解信息的人应该及时得到通知。负责传达的人员不能根据自己的主观想法而擅自删减或者增加所传递的信息。其次，办公室行政事务具有组织服务的核心性。其工作范围涉及的内容较多，不仅包括单位内部的协调工作，还包括一些与其他单位之间的交流工作。从这个角度来看，办公室负责重要的沟通和交流工作，应该保证每项工作得到细致完成。最后，辦公室行政事务工作应该体现创新性。无论是管理者，还是部门工作人员都应该具备创新意识。企业的办公室行政事务工作具有多元化和动态化的特点，这就需要在实际的经营中能通过创新有效应对各项工作的变化。办公室人员在完成自己工作的同时，应该积极思考和观察，针对提高办公室服务和管理水平提出新建议，使各个部门和岗位能得到有效的协调。十九大针对机构改革所提出的新要求，使得企业应该保持改革思想和创新的步伐[3]。

4做好办公室工作，必须牢固六种意识

4.1 发展观念

办公室作为沟通上级和下级的桥梁纽带，我们必须重视它发展工作中的作用。思想发展的前进性在新时期具有竞争力，思想保守化不利于个人发展; 世界上一切事物都在发展运动，办公室人员也要深刻理解发展的本质，并付诸到实际行动中去践行。

4.2 大局观念

办公室工作人员需要有大局观念，政治敏感度要很高。在实际工作中应始终有一颗清醒的头脑。努力做到坚持看新闻联播、学习马克思主义，从中发现新感悟，新的体会，通过学习了解最新政策，从中获取各种信息，用以指导工作。想问题应当站得更高一些，办事情应当更上进一些。要善于把本单位的工作与国内宏观形势改革和发展来思考谋划。不能走一步看一步，没有全部通盘考虑，要懂得三思而后行，想问题看事务要考虑全面。这样才能在实际工作中把握正确的政治方向。

4.3 积极参谋

办公室是领导管理者科学决策化的智囊团。要想领导所想，急领导所急，解领导之所解。当前的工作重点和解决问题的关键，文秘要了熟于心，相应做好准备工作，从而使自己的工作具备超前和预测性。办公室人员要下基层，从实践中寻求新的思路，听取各反面意见，及时向领导反映人民最新的状况，为领导提出建设性参考意见，为领导解决后顾之忧，真正当好领导的左臂右膀，贴心帮手。

4.4 服务意识

办公室工作最大的特点在于它的服务性。办公室人员要提高思想认识的高度去理解和加强服务意识，将服务意识贯穿到点滴的事情细节上。办公室人员坚持树立正确的服务意识，是不断提升工作质量的重要保证。更重要的是要提升服务创新机制，改变传统的服务意识，加强现代主动服务意识，提升服务应有的水平。

4.5 勇于创新

进入新时代，办公室工作人员要紧随时代步伐，转变传统的工作方式观念，建立以服务理念为中心，提高工作效率意识的工作方针。科学技术是第一生产力，服务观念建立在科学技术的基础上，办公要尽可能利用现代科技的成果，实现办公的信息化和数字化，智能化。要围绕社会热点问题，提出办公室工作的新思路、新对策，新方法; 利用科技开阔视野，不局限于自己的一方之地，将手延伸到世界各地，吸取国内外先进的思路和看法，观点。

4.6 无私奉献

办公室工作内容涉及方方面面，哪一个部分都不能忽视，一个环节懈怠，就会影响全部。办公室人员没有认真负责的态度和无私奉献的精神，没有强烈的事业心、荣誉感和责任感是难以做好办公室工作的。工作人员要经受得起各种考验，来自家庭和孩子的生活压力，因此需要有缓解压力的办法，主动承担起相关的任务，努力完成上级下达的命令，做好应该做的本职工作。以优质的服务和出人的工作成绩，使领导满意、同事满意、人民满意[4]。

5企业办公室行政事务工作优化方法

5.1 提高行政事务管理人员的工作能力

要想达到理想的企业办公室行政事务工作效果，就应该重视提高行政事务管理人员的工作能力，这是一项必要的工作举措。首先，在办公室人员的选拔方面，应该进行严格控制，重点考察工作人员的工作态度和个人素质。其次，对于选拔进入办公室的人员，应该对其提供教育培训，帮助其在复杂的工作环境当中建立清晰正确的工作思路，强化其工作能力，从而逐渐达到每个工作人员都能独立完成办公室行政管理工作的目的。最后，重视办公室人员的思政教育。在实际的工作中，办公室人员应该形成服务意识和责任意识，能从思想层面将自身的工作与社会发展相结合，将自己的工作价值充分发挥出来。

5.2 设定清晰明确的行政事务职务定位

通过设定清晰的行政事务职务定位，使每个办公室人员都能清楚自己的职责是一项非常重要的工作。应该改一改长期以来形成的随意安排办公室岗位的工作方式，从深入化的角度对行政事务工作情况进行调查，主要是查找是否在办公室中存在无人管理的事项，或者是交叉管理的业务等。一旦发现这样的情况，应该及时改正和重新安排，使每个办公室人员都能在自己的岗位上发挥自己的价值，以负责的态度投入到自己的工作当中。在进一步明确办公室行政事务的条件下，能在很大的程度上降低办公室中的人力和物力投入，节约管理成本。另外，应该适当提高办公室行政事务的针对性，使其能更好的服务于企业的正常运行。

5.3 融入创新理念优化行政管理工作模式

办公室在整个企业中发挥着桥梁和纽带的作用，如果工作质量出现问题，就会使得企业的整体工作效率下降。从管理学理论的角度来看，企业的组织结构比较紧密，呈金字塔形，上级能完全控制下级。这样的组织结构方式很难使部门之间发生有效的沟通和互动，无法发挥其自主性。因此，应该对行政管理工作模式实施创新。要想实现办公室行政管理模式创新的目标，就应该将管理模式改革作为着手点，一改传统的多层次、幅度小的科层式管理模式，而应用于现代化时代发展相适应的扁平式行政管理模式。这种组织结构不仅具有较少的管理层次，其管理的幅度也较大，有利于信息在各个部门之间的有效传递，也能更加便捷为决策测层提供依据。另外，这样的管理模式也具有较强的灵活性，能使得企业的整体工作效率得到提高。

5.4 强化工作人员的思想作风建设

综合管理处于办公室行政事务管理工作的核心地位。办公室人员的职业能力以及思想观念都能影响其工作质量，不仅应该具备处理公共关系的能力和技巧，还应该掌握扎实的专业知识，能在实际的工作中表现出良好的工作作风和政治素养。所以，在实际的工作中，强化办公室工作人员的思想作风建设具有非常关键的意义。首先，加强开展办公室人员的政治理论学习，提高其政治思想水平。在办公室这个工作环境中，无论是撰写工作报告，还是处理一些日常的事务，都需要工作人员表现出较强的学习能力。并且，办公室人员应该严格遵守企业所制定的相关管理制度，形成正确的思想观念，能在实际的工作中践行社会主义核心价值观。其次，应该组织办公室人员深入到基层当中，能切实体会实事求是的工作意义。办公室人员的工作范围不应该仅仅局限于办公区域，而是应该走出办公室，获取更多资料，并将其如实汇报给领导，能严格按照企業的政策和制度解决问题。在处理内务和外访工作中，办公室人员都应该保持谦虚的态度。

5.5 培养办公室行政管理人员的团队精神

在企业中，每一项工作都有明确的分工，办公室人员应该清楚认知自己的职责。一些行政事务可以由办公室单独完成，但是有些事务需要互相配合和合作。从这个角度来看，培养办公室人员的团队精神具有非常重要的意义。所以，企业的办公室行政事务工作应该重视团队协作，使工作人员能从深入的角度在思想层面形成合作意识。以团队精神建设为基础，应该强化对岗位的管理，将每个人员的优势充分发挥出来，形成内部合力。首先，应该将岗位分配作为基础，对办公室人员实施合理化配置，使工作效用达到最大化。这样的方式有利于充分调动工作人员的积极性。其次，将每个办公室人员的性格和兴趣作为主要的依据，制定具有针对性的培训计划，提高其专业技能和个人综合素养。当前，越来越多的新理念和新知识不断得到应用，这就使得企业的办公室人员应该时刻更新自身的知识和思想体系，从而更好的满足岗位的需求。最后，建立工作人员之间的有效沟通平台，鼓励其互相学习，互相交流，积累更多优秀的办公室行政事务处理经验。

5.6 抓好制度建設

俗话说说得好： “没有规矩不成方圆”，制度化建设，科学规范化管理是做好办公室工作的有效手段。首先，要及时改变不合时宜的制度规范，积极融入适应新形势下的管理方法。除此之外，还要建立健全工作激励的评价机制，将处罚公示以示警诫，净化工作环境氛围，提高员工工作的积极性。最后，自身建设也需要得到加强，目的使办公室形象得到充分提升。制度建设的建立健全，为提高服务水平、工作效率会提供一个良好的保障。

5.7 精简办公室机构，提高办事效率

根据有关调查研究结果表明，当前办公室机构设置复杂、重复，有着职责交叉重叠问题，并且造成工作效率不高。为了解决这一问题，目前我们应该努力简化办公室机构，减少行政职责交叉，提升行政办事效率，明确部门和人员职责，加大问题解决和服务质量的针对性。精简办公室机构，提升办事效率，需要我们注意以下问题：第一，保证本职工作质量，提高每一个工作环节操作的正确度，部门协调一致，共同完成行政职务管理工作，为基层人员服务，提升办公室工作质量和办事效率。而且，我们在精简部门的同时也要注意人力资源配置问题，保证物尽其用、人尽其责，提升资源应用效率，节约单位开支。第二，在部门精简的同时也要对办事环节和步骤进行精简，避免办事流程复杂，降低行政管理工作效率，不利于办公室服务质量提升和单位的可持续发展。第三，建立科学的部门精简意识，主动减少中间部门设置，确保命令下达和精神传达的有效性，为办公室行政管理工作有效性提升提供机会[5]。

综上所述，经济迅猛发展，中国已走进了新时代，迈向了新征程，对办公室人员也提出更高的要求，作为行政事务管理的中枢，要有更高的责任意识，意识感，为适应新情况，要抓好行政工作的重点项目建设，协调处理好各工作环节，统筹兼顾各方关系，提升服务质量，搞好办事的效率。同时，在企业的日常工作中，相关部门的管理者应该明确办公室行政事务的工作目标和特点，分析办公室管理工作的现状，并通过提高行政事务管理人员的工作能力;设定清晰明确的行政事务职务定位;融入创新理念优化行政管理工作模式;强化工作人员的思想作风建设;培养办公室行政管理人员的团队精神的方式优化办公室行政事务工作效果;抓好制度建设;精简办公室机构，提高办事效率。通过本文对企业办公室行政事务工作优化方法展开的一系列浅谈，希望能为提高企业的工作效率提供一些参考。

参考文献

[1] 丁琦.大数据视角下企业办公室档案管理的思考[J].科技风，2020 （16）：210.

[2] 贵州交产资源开发有限公司，王楚钦.新形势下如何做好公司办公室工作[N].贵州民族报，2020-06-04（B03）.

[3] 周鑫.新时代高校办公室工作效率提升路径探析[J].现代商贸工业，2020，41（17）：72-73.

[4] 张炜.以学习贯彻新发展理念推动办公室工作提质增效[J].内蒙古水利，2020（5）：3-4.

[5] 谢亚非.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].传媒论坛，2020，3（11）：106，108.