浅谈证券公司档案的“单套制”与“双套制”

马香玲

【摘  要】办公流程自动化，业务办理线上化，证券公司的互联网+科技的发展路径对档案管理工作提出了新的挑战，以往档案管理工作主要将纸质档案进行“单套制”归档即可，到现在纸质档案与电子档案“双套制”归档，本文从档案工作的实际出发，浅谈证券公司档案归档中的单套制与双套制归档的具体模式的选择。

【关键词】证券公司;档案管理;单套制;双套制

引言

随着信息技术日新月异的发展，互联网在办公、商务交易及交流中发挥着越来越重要的作用，证券公司在内部运营中依托OA办公自动化、财务管理、人力资源管理等信息系统，逐渐形成无纸化办公形态;在对外部的监管联络及业务展业中，依托于各类线上的业务系统、报送系统，实现了可以线上运营的模式，如通过即时通讯工具向客户进行产品推介，通过监管系统报送文件数据，通过线上会议系统进行线上同业交流论坛，通过券商APP 实现客户业务的线上办理等。就目前的信息技术水平而言，券商可以实现的无纸化、非接触式办公及展业，那么，券商档案管理模式应如何顺应时代的发展趋势？

1.信息技术、互联网、法律及政策促使单套制归档的发展

《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）》中对电子档案的定义为“具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件”，电子文件定义则是“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录”。

信息技术开发出的各类系统及互联网发展改变商业模式，以及法律、政策对电子签章、电子合同、电子证照、电子会计凭证的效力的认可，使得电子文件单套制归档成为可能。除实现办公无纸化外，券商纷纷将各自的线上APP 打造成为集开户、交易、产品销售、投教、资讯等多功能的运营平台，通过线上APP，实现客户业务办理、交易全程线上化、不临柜的无纸化交易。

2016年国家档案局发布了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，文中要求：在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点。电子档案的“单套制”管理已在上海浦东自贸区成功试点，上海的证券公司自发的成立了“证券行业档案工作协作组”，一家大型头部券商已通过国家档案局就数字化档案馆的验收，并率先实现业务系统中客户电子档案即办即归的单套制归档。这样的探索实践，对整个证券行业起到了单套制归档的先锋示范作用。

2.单套制与双套制的选择

单套制归档以前是指文书类档案的纯纸质归档，现在，单套制归档指的是电子文件单套制归档;双套制归档是指同一份归档文件，保存一份电子版本的同时还要保存一份纸质版本。

档案管理中电子文件单套制归档有着很多优势，材料上，无纸化归档，环保;流转中，可将办公系统、业务系统与档案系统对接，实现文件的线上流转，提高归档的效率，且能实现即办即归。电子文件单套制归档的各种优势之外，还存在一些不可避免的现实问题：

2.1待归档文件天然的纸质属性

档案具有留史、存凭作用，其中存凭对企业尤为重要。单纯的电子文件的存凭证明力度不足，并且现阶段，很多文件必须为纸质形式留存，如档案的类别文书档案中的合同需要保管纸质版文件，对外报送文件要求纸质红头文件加盖公章;证券业务客户档案网上开户之前均为纸质;投行、资管等项目资料须留存纸质项目底稿备查;监管机关重要事项的决定、批复均为加盖机关印章的纸质文件;编制的档案保管清册、销毁清册均为签字版纸质文件;司法机关的协查文件为纸质以及根据投资者保护的要求，70周岁以上老人及机构户、产品户办理业务必须临柜办理，产生纸质档案等情况，现实中，纸质文件的必须情况还很多，不一一列举。

2.2法律制度上对电子签名的效力的保留及归档形式的限制

2019年全国人大常委会修订的《中华人民共和国电子签名法》第三条规定：“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。前款规定不适用下列文书：（一）涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;（二）涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的;（三）法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。”，电子签名并非所有事项均适用;2003年国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档。”;2015年国家档案局印发的《金融企业业务档案管理规定》第十七条：“纸质和电子文件同步归档的，在文件内容、相关说明及描述上应保持一致;仅为电子载体形式的业务档案，须遵照国家有關电子文件归档和电子档案管理的规定和标准执行。”

2.3电子档案的信息安全与“四性”保障问题。

电子数据高度依赖软件、系统生成、传输、存储、流转、迁移、读取等，面临系统安全等信息安全、泄密的问题。同时，电子文件容易被篡改，无法保障其完整性、真实性、有效性、可靠性。在单套制归档中，没有纸质的档案的支撑，电子文件单套制单轨制归档的存凭作用无法保障。

现阶段，大部分券商还未实现所有办公管理、业务流程线上化;法律对电子文件的效力有所保留;档案存凭作用要求对重要文件必须保留纸质实体档案;电子档案面临信息安全与信息真实性等问题。券商还不具备实现全面电子文件单套制单轨制的归档的条件。受制于上述因素，比较可行的办法是采取双套制双轨制的模式，即纸质档案纸质单套制归档，如司法冻结通知;涉及单纯电子数据的档案实施电子文件单套制归档，如系统日志、客户电子档案;对于既有电子文件又有纸质文件的档案类别，如纸质合同及OA 电子审批单，采用电子文件打印后统一纸质归档。

3.“双套制”归档实践

根据相关研究者的调查研究，发现我国绝大多数机构把电子文件 （档案）的安全几乎寄托于以“双轨制”或“双套制”“77.6% 的机构完全或部分采用‘双轨制，89.9% 的机构采用‘双套制。

目前，本人所在的证券公司，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《电子公文归档管理暂行办法》及《金融企业业务档案管理规定》等法律法规、行政规章，结合公司的实际情况，制定了《档案管理规定》《档案分类方案》《档案归档范围及保管期限》《档案整理细则》及《档案利用实施细则》等具体的制度;根据归档文件的性质、来源将公司档案一级类目分为：党群档案、管理类档案、经营类档案、证券业务类档案、会计档案、企业职工档案、科技档案、声像档案及实物档案。

公司对于档案的分类是基于以往的纸质档案单套制档案的工作经验而编制。由于各类档案类型中均有纸质与电子形式文件共存的情况，采取了折衷的双套制档案归档模式：将所有电子文件打印与对应或配套的纸质档案进行整理，形成一件或一卷档案，将全部的待归档文件整理完毕后，将所有整理后形成的纸质档案进行数字化加工，形成一套纸质档案实体档案及一套对应的电子档案系统的数字化档案。纸质档案用于存凭，数字档案便于检索、利用，双套制的优越性可见一斑。

2019年建成的电子档案系统，将档案系统与OA办公自动化系统对接，并将OA系统中的增加了用印文件及会议纪要上传附件功能，借此，可以实现管理类文书档案从生成、审批、制文、归档闭环的线上即办即归的归档工作，但因业务系统及其他财务、人力系统尚未全面对接档案管理系统，未能形成全面的档案流转归档线上化，同时也面临各业务系统中的电子文件、电子数据根据四性检测要求及电子档案规范的格式转换问题。虽然建成电子档案系统，为能实现即办即归，仍然采用年度后统一整理纸质档案，数字化加工，录入电子档案系统的模式。电子档案系统仅发挥了便于检索、利用的功能，未能真正发挥即办即归的效用。

通过档案服务外包形式，公司将18年的存量档案进行了系统整理与数字化加工的工作，整理过程可以说过程是艰难的，效果却不及预期。在国家数字化档案馆的号召下，档案整理与数字化加工的外包服务企业如雨后春笋般应运而生，质量上参差不齐，整体从业人员水平较低，很多外包企业雇佣的整理人员为临时招聘的社会闲散人员、退休人员，绝大多数未经过档案基础知识的培训，亦无从业经验。实践中采用外包形式，档案分类、组件及组卷工作的质量很难保证。如果券商是全面实现电子档案单套制归档的话，归档工作即办即归，无需事后大量的纸质档案整理及数字化加工工作，杜绝了外包整理的质量问题。由于双套制归档，工作量大，整理及数字化加工外包工作成为不得而为的选择。

纵观行业，头部券商的单套制归档仅就单个业务系统的电子文档（数据）进行了归档，尚未实现整个全宗档案的电子档案单套制、单轨制归档。诚然，双套制档案的归档模式无疑进行了重复工作，降低了档案工作的效率，浪费人力、物力、财力，但实践中，就现今的法律、技术、与券商的经营管理实际，双套制档案归档模式确实有其存在的必要，不可“一刀切”的被拋弃。

参考文献

[1] GB/T 18894-2016，电子文件归档与电子档案管理规范[S].北京：中国标准出版社，2016.

[2]国家档案局.国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[EB/OL].2016-04-07[2017-06-11].

http：//www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.

[3] 冯惠玲 ， 赵国俊.中国电子文件管理：问题与对策 [M]. 北京： 中国人民大学出版社，2009：28，27.