大数据时代下档案管理的价值提升研究

刘艳香

摘 要：互联网技术的快速发展，催生了许多以此为依托的新技术，信息的数字化管理应用是现阶段信息管理的一种趋势，在此基础上云技术、互联网+以及大数据等的定义为未来信息的发展指明了方向。随着人们对信息需求的改变，传统的档案管理方式已经不能满足现在的需求，因此档案管理也需要随着时代的发展脚步进行改变。

关键词：大数据时代;档案管理;价值提升;研究

建立在互联网技术基础上的数字化信息技术在最近一个时期获得了飞速发展，大数据时代的到来是各行业信息化发展的一种体现。档案管理工作在这种背景下也进行了升级转型，引进新型信息管理技术对档案实施数字化管理，促进了管理工作的向前发展。在新技术支持下档案管理的水平与效率都得到了提高。

1 大数据时代背景下对档案管理产生的影响

1.1 转变了档案管理的理念与思维

传统的档案管理工作，需要对信息进行准确记录并做好分类以及纸质保管工作，信息的传播范围受到限制。而大数据时代的来临改变了这种传统，并使信息的传播得到了解放，档案数据来源更广泛与多样，并且更加重视对信息的采集以及处理[1]。为了满足档案管理工作需要，管理人员要认真学习相关理论知识，为更好实现对档案的管理打下基础。

1.2 档案管理信息的安全性受到冲击

现在社会信息的传播迅速、广泛，信息有效性带来的社会影响力逐年扩大，因此信息的安全性是当下社会的一个重要管理方面。然而在网络技术当中，存在着很多看不见的安全隐患导致信息的安全性遭到了威胁。电脑黑客、信息保密措施不到位等都为信息的安全性带来了危害，影响了档案信息的保密性。在利用大数据实现档案管理工作提升的同时，又能保证信息的安全性，是档案管理需要解决的重要问题。

1.3 对档案管理人员的素质有了更高要求

在大数据时代下的档案管理工作，改变了原有的工作模式，工作人员需要对计算机技术、网络技术有着一定的了解。然而传统的档案管理是在纸质媒介基础上进行的，如果管理人员不能迅速适应信息化背景下的技術应用，必然无法完成档案管理工作。在一些偏远地带，由于发展的落后，计算机技术、网络技术并未得到普及，人们的思想观念亦未改变，导致档案信息的采集与保存工作不能得到有效落实。

2 大数据时代下档案管理的价值提升措施

2.1 转变档案管理观念

在大数据时代下提升档案管理的价值，首先要改变管理观念，在新时代要跟随新的步伐正确认识信息化与大数据带来的技术优势。传统的档案管理工作是对信息在纸质介质上进行信息的记录之后进行分类归档管理，占用大量的人力、物力资源在使用时也不方便读取并且在保管上需要注意事项较多，信息的传播速度与范围也受到限制。在信息化管理时代，以计算机技术为基础，网络技术为依托，实现了信息的高速、大规模传输，极大方便了人们的管理与使用。在新技术支持下，档案管理工作只需要几台电脑以及几个工作人员就能够完成档案的管理工作，并且在查询时简单明了[2]。

2.2 建立和完善新的档案管理制度

档案管理具有保密性与一定的公开性，在大数据时代下其也应当保证这两方面的性能。对此应当建立新形势下的档案管理制度，并对其进行完善，以保证档案管理工作的顺利进行。对档案信息的采集、整理、录入、收储等环节的工作进行规范化管理，做到工作的统一。其次是进行数据库的建立，在计算机技术得的基础上建立并完善数据库，这是档案信息的存储与读取的基础。完善数据库之后还要对数据库的管理工作进行规章制度的建立，对数据的录入、保存、更新、读取等进行规范，实现档案的制度化、信息化管理，以使档案管理顺应大数据时代的发展趋势，并满足人们日益提高的信息需求。

2.3 积极引进新型技术

大数据时代的到来是信息技术发展应用带来的结果，因此在这种背景下的档案管理工作需要积极的应对这种新的形势，正确认识到技术改变带来的新机遇与挑战并主动采取措施进行引进。在信息技术开发应用上，国外起步早其技术相对成熟，对此国内档案管理部门可以进行技术引进或借鉴，以便顺利实现由传统管理模式向信息化管理模式的转变。引进新技术可以保证技术的成熟性，在使用时安全系数较高。国内的管理部门可以在此基础上进行管理技术的更新与研发以实现对技术的消化吸收与升级，并且能够根据自己的实际情况进行技术改进使之能够更好的满足管理工作的需要[3]。新技术的管理工作既要能够保证档案数据的准确、丰富又要能使查询工作简单明了，方便档案数据内外的管理与使用。

2.4 提升管理人员的素质

在大数据时代档案管理工作在引入新技术的同时对管理人员的素质也提出了更高的要求，为了能够保证管理工作的顺利进行，需要读管理人员的素质进行提升。首先提高其技术能力。在大数据时代中因为档案管理工作对信息化管理技术的引入使得档案设备、管理技术都发生了改变，只有良好地掌握住新型技术才能熟练使用这些设备。所以在引进新设备、新技术之后档案部门要强化对管理人员的技术培训工作，使其能够迅速掌握新技术的使用并在此技术上进行能力的提高。信息化技术使信息的传播速速与数量大大提高，因而信息的安全性面临着新的挑战，为保证档案信息的安全需要管理工作者具备良好的保密意识。平时加强法律法规的学习，熟悉档案管理的各项制度与措施以树立保密意识，并提高自己的责任心，使管理工作在执行期间能够得到保障。

3 结束语

互联网技术带来的技术革命已经在生活中各方面引起了深刻反响，极大的改变了人们的生活方式。大数据时代的来临，使信息的管理与传输规模更大，信息的传播速度与范围更快、更广，方便了人们的使用。档案管理工作的实施在大数据时代背景之下为了能够更好的为社会、为人民服务，需要积极寻求改变。在新环境下转变管理管理观念、完善管理制度、引进新技术以及提升管理人员素质，能够使档案管理的价值得到提升。

参考文献

[1]陈雪燕，于英香.从档案管理走向档案数据管理：大数据时代下的档案管理范式转型[J].山西档案，2019（5）：24-32.

[2]王晓雁.基于大数据时代的档案价值及其开发利用探究[J].环球市场信息导报，2018（18）：127-128.

[3]陈楠.大数据背景下基于人工智能的高等教育自学考试档案管理与分析研究[J].山东师范大学学报：自然科学版，2019（3）：279-289.