智能化发展在高中档案管理中的应用分析

付祥文

摘 要：档案管理工作作为学校常规管理工作的重要内容，要求管理人员应该严格按照学校档案管理制度内容及要求，从多个方面针对档案管理工作内容进行统筹规划与合理部署，为学校常规管理工作的深化发展奠定良好基础。目前，随着智能化技术的不断发展，促使学校档案管理工作无论是在理念，还是方式上均发生明显改变。针对此，本文主要以高中档案管理为研究对象，针对智能化发展在高中档案管理中的应用实践问题进行研究与分析，以供参考。

关键词：智能化发展;高中档案管理;信息化技术

客观来讲，高中档案管理工作不仅是学校管理与教育等工作的记录内容，同时也是全校教职工工作成绩的重要见证，基本上可以视为学校常规管理工作的重要组成内容。鉴于档案管理工作的重要性，建议管理人员应该肩负起自身的管理重责，严格恪守自身的管理行为，针对当前档案管理工作存在的薄弱问题进行积极解决，确保档案管理效果得以达到预期。近些年来，为扎实推进高中档案管理工作的顺利开展，学校方面主张应用智能化技术方式，实现对档案内容的信息化管理，在确保档案信息数据安全的同时，提高档案管理工作效率。

1 高中档案管理工作中存在的缺陷问题分析

1.1 人员管理意识匮乏，管理效率滞后

结合以往的工作经验来看，档案管理工作普遍存在人员管理意识匮乏、管理效率滞后的问题。究其原因，主要是因为学校方面并未针对档案管理工作提出战略部署规划，导致管理人员对于档案管理工作缺乏高度重视，在各项工作的执行期间，都以草草了事的态度进行管理[1]。长期以往，这种工作状态将会对工作效率与质量产生不利影响。如果不加以及时解决，不利于高中各项管理工作的顺利开展。除此之外，部分档案管理人员在计算机操作能力方面存在不足问题，在档案管理操作方面可能会受到人为操作失误的影响，而出现档案数据丢失、遗漏等问题。

1.2 档案数据保密性不高，保障体系薄弱

以往的高中档案管理工作都是以人为手动操作为主，在信息录入水平方面表现较低。这些年来，随着计算机设备与相关技术的广泛应用，学校档案管理人员通过运用计算机设备与相关技术，初步解决了以往人为主动操作效率低的问题。但是由于部分管理人员职业素质偏低，在计算机操作能力方面只能满足基本管理要求，缺乏健全、完善的安全保障体系作为支撑，导致部分重要档案信息可能存在泄漏风险。

1.3 管理方式创新程度不高，管理质量亟待加强

结合当前发展情况来看，部分高中档案管理方式并未完全按照智能化技术要求进行规范化管理，如无法在短时间内实现对档案信息的统一化查询或者相关管理，在工作效率与管理质量方面表现偏低，难以与智能化时代接轨[2]。再加上部分管理人员在管理方式方面主要以传统管理方式为主，或者未完全掌握智能化技术内容，进一步加剧了管理质量的不足性。针对此，建议档案管理人员应该迎合智能化发展背景，重点针对高中档案管理工作进行创新与优化，从根本上推动高中档案管理工作的顺利开展。

2 高中档案智能化管理的应用实践分析

为全面推动高中档案管理工作的有序开展，学校方面主张应用智能化管理技术实现对档案管理内容的创新优化处理，尽可能地在深化档案管理质量的同时，提高档案管理效率。以下是本人结合相关经验，针对高中档案智能化管理的应用实践问题提出几点建议，以供参考。

2.1 树立正确的档案管理意识，扎实推进档案管理工作进程

针对当前人员档案管理意识匮乏的问题，建议学校领导人员应该发挥出自身的主体作用，从多个方面针对档案管理工作内容进行统筹规划与合理部署。如可以积极利用学校校务公开栏宣传有关档案管理方面的知识，让全体教职工人员可以深化个人对档案管理工作的理念意识，尽可能的实现人人重视档案、积极主动收集档案资料的目标要求。与此同时，学校方面应该立足于当前档案管理现状，明确当前档案管理工作存在的重难点问题[3]。

待明确与掌握好重难点问题之后，建议学校方面应该成立档案工作领导小组，目的在于全面加强对档案管理工作的实践力度，确保档案管理工作内容可以落到实处。除此之外，档案管理人员自身应该确立正确的档案管理意识，明确自身的工作重责与主要内容，扎实推进档案管理工作进程，确保档案管理工作目标得以顺利实现。

2.2 规范学校档案管理工作内容，做好原始资料的保存工作

对于当前学校档案管理工作效率偏低的问题，建议管理人员应该树立起规范化、合理化的工作意识，重点针对当前档案管理工作存在的不足问题进行及时解决。其中，在原始资料的保存工作方面，建议档案管理人员应该针对原始档案资料的类型进行划分与管理。一般来说，原始资料主要以奖状、荣誉证书、奖牌等为主。这些资料往往是利用效率高且不容易处理的资料内容，因此在处理过程中，建议档案管理人员应该借助计算机设备，构建不同类别的文件夹。

利用扫描仪设备对相关原始资料进行扫描处理，并将扫描后的材料放存入到相对应的文件夹当中。其中，属于个人的奖状应该由本人妥善保存，只将复印件存放到学校档案室即可。而像集体的奖牌或者奖杯等，必须放在档案室里进行妥善保管。通过规范学校档案管理工作内容，档案管理工作质量与效率基本上可以得到进一步深化，利于促进档案管理工作的规范化发展[4]。

2.3 积极借助信息化技术，实现对档案资料的优化管理

针对当前管理方式创新程度不高的问题，建议档案管理人员应该积极借助信息化技术，实现对档案资料的优化管理。管理过程中，管理人员应该构建科学、合理的档案标准化机制。通过规范档案系统，确保档案信息工作得以顺利推动。与此同时，学校方面应该合理配置与利用档案资源，尽可能地为各部门工作以及个人提供良好的档案服务体验，规避以往因个人操作能力不高而对档案管理工作造成滞后影响。除此之外，档案管理人员应该迎合时代发展趋势，及时更新与改善档案管理技术内容，从根本上推动档案管理工作的顺利开展。

2.4 重点抓好档案安全管理建设，构建良好的安全防护体系

为规避以往档案数据泄露或者丢失等问题，建议档案管理人员应该积极利用智能化技术实现对档案工作的安全化管理。管理期间，档案管理人员应该勇于承担起自身的管理动作，利用智能化技术构建良好的安全防护体系。重点针对电子档案文件进行定期管理，防止文件资料出现丢失或者遗漏的问题。与此同时，为确保内部档案信息资料不被泄露，同时确保外部人员无法获取内部资料信息，建议档案管理人员可以利用安全保密技术，如数字证书，加强对档案工作的安全防护管理。

3 结论

總而言之，在智能化发展技术的助推作用下，高中档案管理工作势必会得到进一步深化与加强。鉴于智能化发展技术的重要性，建议档案管理人员应该严格按照智能化发展技术原则及趋势，做好学校内部的档案管理体系的建设工作，尽可能地从多个方面针对档案管理内容进行统筹规划与合理部署，力求可以将各项建设工作准确贯彻与落实到实际工作当中。相信通过全体人员的不断努力，高中档案管理工作势必会迎来进一步发展，让我们拭目以待！

参考文献

[1]王美言.智能化发展在高中档案管理中的应用[J].科技资讯，2018，16（12）：148+154.

[2]徐爱玲.智能化发展在高中档案管理中的应用[J].办公室业务，2016（18）：187+178.

[3]毕大鹏.高校档案管理中物联网技术应用的必要性[J].电子技术与软件工程，2016（19）：20.

[4]单鹏斌.新时期学校档案管理规范化创新路径研究[J].中国民族博览，2019（06）：253-254.