基于大数据技术与办公自动化系统应用的电子公文归档探讨

蔡阳洋

摘 要：信息技术的不断发展，给档案管理工作带来的新的机遇和挑战。本文就电子公文归档中基于大数据技术与办公自动化系统的应用与实现进行了分析。办公自动化系统可作为电子公文归档的设计基础，而大数据技术将直接唤醒这些沉睡的电子公文档案，推动档案管理的现代化、信息化进程。

关键词：大数据;办公自动化系统;公文归档

信息技术不仅渗透在了生活的各个方面，也催生了工作内容和工作方式的变革。从广义上而言，信息技术条件下的档案管理是指通过以计算机为基础的系统开发来实现对传统档案管理方式的替代。信息化的档案管理能够实现在档案资料上的信息互联，能够有效地改观之前以空间和地域相割裂的碎片化的档案管理方式。在这一技术的助推下，档案由一种资料完成了向一种资源的变迁，这将在较大程度上解决档案利用率不足等问题[1]。因此，立足档案信息化管理的未来发展趋势，正视大数据技术和办公自动化技术给档案管理模式、内容、方法上的改变，并借力大数据技术与办公自动化系统完成对档案管理的数字化、共享化探索，具有十分重要的现实意义。

1 办公自动化系统是控制电子文档规范归档的关键

传统档案管理在电子办公系统的支点作用下，实现了由事后管理到实时管理、全程管理、甚至是超前管理上的变迁。同时这一系统也使得对电子公文的监管能力获得了较大的提升。从管理架构上而言，办公自动化系统对公文归档之后，可基于大数据技术进行进一步的分析。这就要求办公自动化系统的归档工作需确保其原始性、真实性、可靠性，这将是整个系统搭建后效能关键。当前，我国各政府机关所使用的办公自动化系统间存在着一定的“信息孤岛”，这也就导致其组织内部的办公自动化系统成为电子文档归档管理的第一环节，同时，我国电子公文归档中应用较多的网络版的管理软件，需借助部门内部的办公自动化系统的接口实现与系统的互联，从而将办公自动化系统当中所收集的电子文檔导入到该档案管理软件之中。也就是说，对于电子公文的产生、录用、流转等程序都是在部门的办公系统中来完成。这两个层面的成因也就奠定了办公自动化系统在系统搭建中的核心地位[2]。

2 办公自动化系统公文在线规范功能的设计与实现

2.1 档案管理系统与办公自动化系统的互通互联

档案管理系统与办公自动化系统在软件操作及属性上有较大的差异，这两套系统在运行中都可独立地进行运行。在管理系统的搭建过程中，需将这两套独立的系统间实现互通互联，通过办公自动化系统中的接口实现对其所收集到的电子公文档案向档案管理系统中的数据传递，进而确保所移交的预归档案的真实、完整、可靠[3]。

2.2 办公自动化系统公文在线归档的标准化建设

办公自动化系统公文在线归档的标准化建设共分为工作流程标准化、数字资料标准化、电子文档前段控制标准化及保密设计标准化四个模块。首先，就工作流程的标准化模块而言，系统搭建的最终目是实现对于电子文书的处理、管理和归档。因此在流程设计上需将办公自动化系统上个业务环节结合在一起，并成为一个标准化的电子公文管理的闭环，以为后期的大数据分析提供基础。其次就数字资料标准化的模块而言，系统的搭建过程中应处理好数据格式的标准化和数据体系的标准化两大问题。其中对于数据格式的标准化是指在办公自动化系统中所使用的电子公文应以现有的通用办公格式为基础，并确立标准化的存储模式。体系的标准化?将办公自动化系统所收集到的电子公文档案按照逻辑建立数据库，数据形式需满足数据分析的要求。再次，就文档前段控制的标准化而言，应在办公自动化系统中体现对电子公文归档的要求，在办公系统中的前端控制中，应比照纸质档案的流程完成对电子公文档案的收集、筛选、分类、编目等流程。最后，就保密设计的标准化而言，应对电子公文的密级进行设置，并通过软件对查阅、修改等进行授权[4]。

3 大数据视野下电子公文归档的新机遇

当前，随着大数据技术的成熟，档案管理中的大数据应用已由技术探索进入到了技术实践的阶段。大数据技术的应用在使得数据精度提升的背景下，也将使得这个档案管理流程的运作效率得以幅度的提升。同时，大数据技术的植入将能够直接唤醒“沉睡”的档案，提升档案管理的价值和效用。在这一探索过程中，应从前端工作中对这一技术的应用进行保障。一方面应逐步地加大对电子公文档案前期数据收集的扩展，要求在将电子文档的内容归档的同时，实现公文的背景、元数据、处理痕迹等同步的进行收集，增大数据存量;另一方面应提高所收集的电子公文的质量，这一质量的把控将为大数据分析结果的准确性提供支撑。大数据技术的植入将使得档案管理的在价值数据的挖掘和分析上的能力获得提升，进而使得档案服务中，可以提供价值更高、联系更紧密的数据为决策提供更有力的支持。

4 小结

信息化在各行业的渗透成就了行业发展新模式、新业态。这一变革也成为时代发展的一个必然要求。传统的档案管理方式呈现出了一定的滞后性，已较难匹配信息化发展背景下的发展要求。大数据技术与办公自动化系统的发展为基层部门的档案资料的数字化、共享化建设提供了新的途径和支点。而这一方式的转变也对传统的工作方式和工作内容产生了较大的冲击。电子公文档案中的大数据应用，实现了档案从被动的收藏、记录业务延伸至提供价值数据挖掘与分析。基于大数据技术与办公自动化系统应用的电子公文归档的探索中，可以从硬件建设、技能优化、信息共享等多重层面的总体实施，推动档案管理工作中电子公文归档工作的制度化、规范化及数字化建设进程，为档案管理工作打下坚实的基础，进而推进档案管理能力的上档升级。

参考文献

[1]黄思颖，彭韵杨，石继辉.基于大数据技术与办公自动化系统应用的电子公文归档讨论[J].办公自动化，2019，24（3）：42-44，23..

[2]刘滨，袁毅洁，冯涛，等.一种基于移动互联网的扁平化管理平台[J].河北科技大学学报，2019，40（1）：86-96..

[3]梁曦曦.办公自动化中的计算机技术应用研究[J].环球市场信息导报，2018，（18）：146-147..

[4]李静.办公自动化视角下的档案管理探析[J].人才资源开发，2017，（4）：129.