浅析网络环境对机关档案管理的影响

摘 要：信息技术的不断发展从而使得各领域得到了深化的发展，使得人们的社会活动也发生了很大程度的改变。随着信息技术的不断的发展，越来越多的领域开始引进信息技术进行相关工作的管理。对于机关单位来讲其在档案方面的工作已开始向数字化的方向发展，从而一定程度上加强了机关档案管理在网络环境中运行。然而在机关进行档案管理的过程中对于网络方面的采用方面存在一定的问题。本文主要是对信息化的环境中怎样处理好机关档案管理方面的活动展开了有效的分析。

关键词：网络;机关;档案管理;影响

对于机关档案管理来讲，其传统形式采用的纸质形式的资料的手机还有相关信息的记录以及实施具体的管理。但是在进行档案的保存过程中其往往需要相对较大的存储空间，从而严重影响了档案的长期的保存同时在进行相关档案的查阅过程中相对较为不便，因此使得档案管理工作受到一定程度的限制。由于网络技术的快速发展以及广泛的应用从而为机关档案管理提供了有效的帮助，因此也使得传统形式的机关档案管理工作受到相对较大的冲击。

1 机关档案管理在网络时代的改变

1.1 档案信息来源的途径增多

对于档案的制作来讲以前通常情况下采用的是手工的制作形式进行制作的，对于手工制作其具体表现在机关内部通过一定的程序主要有采用手工的形式进行相关文件的起草还有进行人工的手段进行相关档案的保存以及相关档案的具体管理。随着信息技术的不断发展，从而为机关档案管理提供了发展机遇，因此使得机关单位在进行相关文件档案的方式也产生了一定的变化。现阶段对于档案的制作来讲其通常情况下采取的是半手工制作的形式，通过电脑等设备生产相关文件。对于网络环境下的手工制作与传统形式的档案制作存在一定的差异性，对于网络环境下的档案制作其主要是通过将相关信息输入到电子设备中进行生成正式的档案文件。对于计算机文件的生成主要是值得是机关相关人员在进行文件的过程中使用电子设备进行相关文件的生产，并且在修改的过程中也是采用的相关电子设备，然后经过打印将相关文件转换成纸质的形式从而制作成正式的文件档案。当前信息技术应用相对较为广泛，并且可以采取行管的模板实现具体的签单以及相关文件内容以及形式的拟定与办理，并且大多数文档能够采取电子文件的形式进行科学合理的归档，使得相关档案使用者可以很便利的进行档案的调取与查阅，不仅有效的节约了档案保存的空间资源，同时也能够大幅度的减少档案使用过程中调取与查阅的时间。

1.2 档案的载体以及内容的表达形式发生了改变

随着信息技术的不断发展使得信息设备的种类与类型也在不断的增加，因此也使得文档的形成方式变得多样化。受信息网路技术的影响，我国正在逐步的实现政务电子信息化的建设，在此过程中会采用大量的先进的电子设備，同时电子文件的数量也在极速的增加，使得机关档案的载体有原来的单一的形式向着多元化的方向发展。例如电子形式的文本还有数字化的影响制品等形式的档案资料。所信息技术的影响机关档案所登记的行管内容除了传统形式的纸质文件以后还有数字化的而电子档案。

2 现阶段网络环境下机关档案管理所存在的问题

随着网络技术的不断发展从而使得机关档案的形式还有具体内容发生了极大程度的改变，因此在进行具体的管理过程中相对来讲也遇到了一定的挑战。

首先在相关文件的收集过程中存在一定的难度，因为现阶段我国各机关所使用的办公软件未能形成较为统一的标准，同时其使用的软件也存在一定程度的差异，从而造成了一部分文档在形成方面还有传递方面有着一定的屏障所在，该些因素的存在将会使得机关在进行档案的管理过程中在相关文件的收集上存在一定的难度。参与档案管理的相关人员由于技术因素的制约，在机关档案管理方面的专业技术人员的配置无法满足实际的需求。通常情况下一些机关档案管理的相关人员其信息技术水平相对较低，从而造成了在相关文件的起草过程中以及档案的制定过程中以及相关电子档案的修改方面存在一定的缺陷，最终造成电子档案的收集工作受到一定程度的影响。

其次，对于机关单位来讲其在档案编制的工作相对较少，所以通常情况下很好分配专业水平较高的档案管理人员，大部分的档案管理工作的相关人员通常是身兼数职，因此也会对档案管理工作造成一定的影响。随着信息技术的不断发展变化，现阶段的机关单位的办公活动很大程度受网络技术的影响，所以不管是档案的形成过程还是档案的具体载体以及相关内容均向着多元化的方向发展。该些因素的存在使得机关档案在具体的归整过程中难度相对较大。

此外，尽管采用信息技术能够一定程度上解决机关档案管理方面的相关问题然而在具体的管理过程中依然存在着一定的问题。因为不同类型的软件还有相应的硬件设备在应用的过程中升级速度较快，使得大多数机关单位未能够实现即时的更新，从而造成了档案的保存受到一定程度的影响。

3 加强网络环境下机关档案管理的有效办法

第一，应当对机关档案的鉴定管理上制定相对较为完善的制度。结合现阶段机关档案的实际情况不断的完善档案收集工作，有制定作为切入点强化的档案管理人员的工作规范，从而一定程度上提高资料的收集效率。同时还需要加强对机关档案的鉴定方面的工作。此外应当加强对档案管理工作的相关概念的学习与研究。由于信息技术的广泛应用，机关档案在具体的整理过程中不仅需要采用新的管理模式，同时也需要采用较为新进的技术设备。

第二，对于机关档案管理工作来讲其主要职能体现在服务方面，所以应当在具体的管理过程中不断的创新服务手段以及结合实际情况及进行相关服务范围的拓展。同以往的档案管理活动相比较，网络时代的机关档案管理工作来讲其需要进行相关数据库的建立从而对电子形式的档案资料进行有效的保存，从而促进档案管理工作向自动化与智能化的方向发展。同时以往的机关档案所提供的服务主要面向的是机关单位内部，然而随着信息技术的不断发展，档案方面的服务更多的是向社会方面开展。

第三，由于网络时代信息技术的发展相对较快，当前机关档案管理工作与传统形式存在的差异相对较大，传统形式的档案管理活动主要是对相关实物方面的管理。现阶段的机关档案管理主要面向的是网络化以及信息化的相关文件。因此在具体的管理过程中应当不断的提高相关工作人员的专业水平从而保障机关档案管理工作的顺利进行。

4 结束语

随着信息技术的不断发展，网络环境下的机关档案管理工作中存在的问题也逐渐成为现阶段该些机关继续处理的问题。面对网络环境带来的档案管理内容方面以及形式方面的变化，相关机关单位应当从全局出发建立起良好的管理制度，从而保障档案管理工作的顺利开展。

参考文献

[1]袁淑仪.试述网络环境对机关档案管理的影响[J].科技经济导刊，2016，（22）：159-160.

[2]王歆柏.浅谈网络对机关档案管理的影响与对策[J].才智，2016，（12）：25-26.

作者简介

孙楠（1988-），女，汉，江苏盐城，中国民用航空局档案馆。