新时期事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战

石红

摘 要：伴随着我国科技水平的发展，人事档案管理工作也有了很大进步。面对新时代的挑战和立足点，传统的纸质档案已难以适应相应的工作需要，档案工作者的专业化程度有待提高，这在一定程度上限制了人事档案管理的规范化和效率。文章从事业单位人事档案管理的现状出发，客观、全面地分析了存在的问题，并从实际出发提出了有效的对策。

关键词：新时期;事业单位;人事档案管理;机遇;挑战

创新是这个时代永恒的主题。随着时代的发展，我们的观念也在不断地改变，创新变成了新时代的代名词。一个社会和民族的进步离不开创新，一个国家的发展也离不开创新。在这个信息化的时代里，我们更要不断地创新，才能够得到更好的发展。同样，一个单位的发展也离不开创新，人事管理也要不断地寻求新的方式，档案管理作为人事管理的重要组成部分，需要结合单位实际不断地发展和创新，从而形成高效便捷有序的管理模式，提高人事档案管理效率，适应单位发展新需求，增强人事管理能力。

1 现代人事档案管理工作的价值

当前企业在经营管理的过程中，需要依照工作人员的兴趣以及工作的能力合理对岗位进行安排，这是对员工积极性进行强化，让企业经营质量提高的有效方式。在经营管理的过程中，人事档案管理工作主要包含以下两点内容：首先，人事档案是对工作人员信息进行记录的载体，在管理和招聘的时候，企业可以对人事档案进行完善，充分了解工作人员的实际能力和工作经历，让招聘人员和管理人员更好的了解员工。在管理的过程中，对人事档案进行合理的管理，可以积极的帮助管理人员选择人才，依照人才的能力选择合适的岗位，让优秀人才的能力充分的挖掘出来，对企业的管理质量提升具有很大的帮助，其次，在企业发展的过程中，人事档案也是保证企业员工利益的基础，员工的离职、转岗、退休等都需要根据人事档案的记录来进行操作，在员工工作的时候属于原始凭证，在实际操作的过程中具有一定的法律效力。

2 目前人事档案管理中存在的不足

2.1 人事档案的更新速度滞后

就目前而言，许多的事业单位其档案往往都更新速度较缓慢，档案陈旧，就这难以发挥档案管理的真正作用。当前事业单位个人档案中大多存档的都是一些基础的个人信息，干部的考察表以及任命的文件职称评定的材料等等，往往仅仅只是对干部每个年份进行信息更新，是远远不够的，还要进一步输入信息与总结。而干部本人也没有相关的意识，往往是在他人提醒的情况下才知道要提交相应的档案等等。档案室是档案管理工作的基础，如果档案更新的不及时，信息不准确，信息过于滞后，将会在很大程度上影响档案管理的效率。

2.2 档案管理意识不强

人事部门是一个需要与多个部门进行沟通交流协调的部门。在履行工作职责的时候会涉及很多部门和职工，各部门的协调在进行人事管理工作中显得尤为重要，可是很多领导干部没有准确地把握到人事管理工作的要害，往往是只进行突击检查，却不能制定出符合工作实际的长期有效的工作机制。

2.3 档案管理人员的素质比较低下

针对我国现有机关单位人事档案管理工作来说，相应的档案管理人员的素质还普遍偏低，具体在以下几方面体现出来：首先，档案管理人员未有较高的专业素养，就我国机关事业单位人事档案管理人员来说，专门的人事档案管理经验较为匮乏，随着现代人事档案管理工作的日趋复杂，已有无法胜任的现象开始在他们中出现。其次，现阶段，机关事业单位中负责人事档案管理工作的人员年龄均普遍偏大，他们中的很多人思维均较为落后，所采用的档案管理手段已趋于被淘汰，且对接纳和学习新事物较为抵触，如此对机关事业单位人事档案管理工作的有效开展造成了很大阻碍。

3 当前事业单位人事档案管理现状的改善措施

3.1 对管理制度和方法进行创新

制度是一份工作順利进行的保障，在实际工作中发挥着重要作用，对于人事档案管理工作也一样。首先要从制度创新入手，制定更加符合新时期人事档案管理工作的制度，结合本单位的实际工作情况，制定行之有效的档案管理办法，贯彻落实档案管理的长效机制。例如，在实际工作中，人事档案管理人员要联系单位内多个部门，可以在每个部门内设置一名兼职联络员，人事档案管理人员有什么工作需要和问题可以与兼职联络员沟通，由兼职联络员进行档案的整改和补充，同时进行档案管理的工作反馈，这样的工作模式打破了过去只由档案管理员进行信息收集的工作模式，有效提高了工作效率。

3.2 增加信息化工程项目

在事业单位人事档案管理组织的领导下，应当积极推进信息化工程项目的建设工作，以此全面提升人事档案管理工作的效率。传统人事档案管理工作中所采用的档案保管主要是借助纸质法进行保存，而在信息化工程中，可将其转换成音频影像、文字图片等形式完整保存在计算机系统中，这样既不会由于时间久远造成纸张损坏，也不会积累过多人力用于档案保管及查找，从而有效提升事业单位人事档案管理工作成效。从某种程度上而言，它可为事业单位提供更多空余的人力支持，尤其是在人事档案记录、整理、归档等环节中，以往需要花费过多精力与人力参与到此项工作环节中，而今信息化系统的应用为事业单位提供了较大便利。在信息化工程项目中，工作人员只需利用扫描仪将人事档案信息录入系统中，以便后期其他人员调取档案时能随时找到相关资料，从而为事业单位人事档案管理机构提供一个良好且便捷的工作环境，也能最大化提高人事档案保管的安全性。

3.3 提高人事档案管理员工的素质

员工在人事档案管理工作中发挥着重要作用。从上述分析中我们能够知晓，人事档案管理人员的素质将直接影响到档案管理工作质量的高低，所以为了保证机关事业单位的人事档案管理工作更好地进行，就一定要将员工自身的素质提高，进而必须把以下几点做好：首先，定期开展员工素质培训，以不断提升员工的素质，让人事档案管理的需要得到满足。其次，将人事档案管理人员的专业素质提升，机关事业单位可鼓励员工积极展开学习，促进自身相关素质的提高。最后，鼓励进步员工，为其他员工做好带头表率作用，让不断学习的良好氛围形成于机关事业单位内部。

3.4 完善人事档案全文数据库

事业需要不断的推动人事档案管理的信息化进程，通过把文字资料转变成信息数据资料，充分利用相应的现代化技术设备，比如扫描仪等，把那些很难有效保存的纸质文档转变成PDF文档以及电子照片等等。在通过信息化系统进行统一整理与分类，利用相应的关键词和标签，实现文件查询的智能化功能，进一步实现纸质人事档案和数据人事档案的同时存储、管理和使用。

4 结语

总之，随着信息化水平的不断提高，我国机关事业单位档案管理网络化的应用水平也有很大提升。为此，要求事业单位的人事档案管理工作通过对开放化、网络化的管理方式予以利用，以适应社会的需求，同时不断提高自身的综合素质，建立信息化的人事档案管理方式，提升自身工作效率和质量，更好地为社会服务。机关事业单位档案管理人员需牢牢把握住时代机遇，在创新上加大力度，加强改革，进一步将事业单位人事档案管理工作做好。

参考文献

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