试论数字化档案建设与管理

李忠荣

摘 要：随着技术的发展，数字化技术得到了广泛的应用，在档案建设管理中，借助数字化技术可实现数字化档案的建立，使用相应的管理系统可实现高效的档案管理。本文对档案管理数字化建设进行了概括，阐述了档案数字化建设的优势，分析了数字化档案建设与管理的框架体系，并且提出了加强数字化档案管理的措施，包括建立数字化档案管理制度，加强档案系统两种资源管理，为数字化档案的建设和管理提供更加完善条件，加强数字化档案的应用效果。

关键词：数字化档案;档案建设;档案管理

在档案建设与管理中，传统的档案管理以纸质为主，保存的时间比较短，同时在档案的整理过程中难度较大，工作量多，这使档案的建设的质量以及信息准确性受到了影响。在数字化技术发展下，档案管理逐渐向着数字化方向发展，采用计算机系统进行档案信息管理，档案建设管理的效率提升。因此，在當前应加强档案的数字化建设，利用有效的技术，为档案管理提供更加便利的条件，提高档案管理工作的水平。

1 档案管理数字化建设概述

档案管理数字化指的是将纸质档案转变为数字化介质，使用计算机进行收集、保存以及管理、检索等操作。在档案管理数字化建设中，所包括的内容有档案数据库、软件前台界面、系统后台程序等。这种方式可在多种领域中应用，通过数字化档案管理，实现无纸质档案管理。当前，数字化档案建设管理被广泛应用在了企事业单位的生产及管理中。

2 档案数字化建设的优势

1）档案数字化具有时效性。档案数字化建设中，通过计算可对数字编码形式文件进行识别，结合信息技术的应用将文件存储到不同的介质中，人们可使用计算机的检索功能对档案信息进行快速查找，获取自己所需的内容。档案数字化是在网络中建立档案数据库，在互联网等网络支持下对档案信息进行记录和查询，可使员工亲自查找档案的时间减少，还能够突破时空限制，更快地从电脑等设备中找到相应的档案信息，因此，数字化档案使档案查询具有更好的时效性。

2）档案信息具有安全性。当前各单位为了保证档案信息的安全性，采用内网形式开展管理，这种管理模式下，档案系统具有封闭特点，能够使档案信息得到有效的保障。内网档案管理中，能够发挥出物理地址过滤、服务区标识符匹配以及有限等效保密等功能，有着较大的优势。在当前的内网管理中，安全性逐渐加强，在没有经过授权的用户的访问下与接入等情况下，会进行身份认证，提升了档案信息的安全。

3）电子档案可与纸质档案并存。在传统的档案建设和管理中，需要使用人工操作方式进行档案登记。运用计算机技术可使这种方式得到改善，使其变为数字化档案OA系统收发模式，采用该方式可使档案管理的效率提升。各单位为了减少纸质档案的数量，在档案数字化建设管理中建立了电子档案与纸质档案并存的体系，使档案建设工作的进行更加便捷。另外，采用电子档案可避免档案在使用中受损，加强了对档案原件的保护效果。

3 数字化档案建设与管理的框架体系

1）创建档案全程控制系统。为了实现数字化档案建设和管理，应建立管理流程全程控制系统，根据纸质档案管理的模式来对档案开展全过程的管理，使数字化档案管理能够具有更好的效果。通过对档案进行全过程的控制可实现结果的结果，在这个过程中反馈的周期比较短，需要从数字化文件形成开始进行控制，对文件的形成、流转以及收集等各项管理内容进行全过程的监控管理。管理应在数字化文件前期形成的阶段开展，根据档案管理的要求进行业务和流程种族，使档案文件流程与业务流程能够结合起来。对文件开展数字化全程管理的时候，需要对机构中各个部门的文件数字化进行统一的登记，将文件进行明确分类，在此过程中，应注意数字化文件管理系统应支持文件管理和业务流程，使数字化文件能够保证完整性，同时确保其中的信息内容的准确性，使文件档案的管理更加安全高效。

2）完善数字化档案管理设施。首先，应创建数字化档案管理软件系统，数字化文件应采取统一管理的模式进行管理，进行设施建设的时候，应保证基础设施的完善性。档案馆等应配备与业务部门之间相兼容的计算机系统，对归档数字化文件进行机读。数字化档案管理系统软件是系统的核心内容，其中有数据录入、权限管理以及系统设置等模块，需要局域网来处理档案部门中的档案管理业务，使数字化档案的收集、整理以及存储、发布、使用等顺利完成。通过数字化的加工，使档案管理的各项环节都能在系统中实现，因此，建立完善高效的数字化档案管理系统是数字化档案建设管理的重要要求。其次，采用软件系统进行管理还应考虑到系统配备设备的完善性。应对数字化档案建设管理配置输入和输出设备，使档案文件的载体转换与备份提供条件。一般将馆藏档案转化为数字化的设备即为输入设备，例如图纸扫描仪、文档高速扫描仪等，能够进行各类档案文件的数字化转换处理。同时，将电子档案转化为纸质档案的设备也应进行配置，这类设备为输出设备，包括激光打印机等。通过配置好转换硬件设备，可使数字化档案的管理水平提升，使档案的转换更加便捷，为档案的管理提供了完善的条件，能够加强档案的管理效果。

4 加强数字化档案管理的措施

1）建立数字化档案管理制度。在数字化档案管理中，应通过建立完善的数字化档案管理制度来实现数字化资源的有效利用，加强数字化档案管理的效果，使数字化文件内容能够具有真实性和有序性，同时保证档案文件的安全。结合数字化档案管理的特点就要求来看，应明确数字化档案管理各环节的规范，使人员根据规范进行操作。同时应对人员的专业素质进行要求，提升人员的计算机系统使用能力，能够利用数字化档案检索功能等，使档案的整理分类等环节能够有效开展，保证档案文件的使用效果。

2）加强档案系统两种资源管理。档案系统资源建设指的是应用系统归档文件收集以及馆藏档案数字化两方面内容，采用数字化档案管理具有较大的便利性，当前的应用系统产生的归档文件通常使通过数据接口来实现归档文件的自动流转，也就是文档一体化。接口程序一般为一次性开发完成，能够使档案数据与应用系统版本的数据达到同步。经过归档后的数字化文件保存在服务器中，可以对其进行相应的操作利用。针对馆藏档案的管理，应进行全面的考虑，避免由于转化为数字化档案而将其销毁，而应对馆藏档案进行有效的管理，根据管理的要求进行处理。应结合不同的管理要求对档案系统中的不同资源开展管理，按照数字化档案建设管理的发展特点对馆藏档案进行适当的处理，使其能够与数字化档案得到高效的利用，实现资源的互补，能够为档案管理的开展带来更好的帮助，进而提升档案管理的水平。

5 结语

传统档案管理中，采用的管理模式效率比较低，随着时代的发展，档案管理的要求逐渐提升，为了加强档案管理的效果，应结合现代技术开展档案管理，使档案管理能够得到改善。通过数字化档案建设及管理，可使档案内容转化为数字化内容，实现档案的高效利用，采用管理系统可进行操作，减少了档案管理的繁琐性，同时也加强了档案文件的有效性。应完善数字化档案建设及管理的设施和制度，使数字化档案的建设发展得到进步。

参考文献

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