物联网在档案管理中的应用研究

赵智勇

摘 要：所谓的物联网实际上是在互联网的基础上，经过时间的推移逐渐发展起来的互联网技术，它是通过相应的信息传感设备将互联网和相关物品连接起来，并对其进行信息通信和交换，以此让智能化定位和识别以及跟踪还有管理有效实现。物联网具有十分强的技术优势，目前在环境、军事、交通以及医疗等领域中得到了十分广泛的应用。因此，有效实现档案管理智能化具有十分重要的意义。

关键词：物联网;档案管理;应用研究

1 档案管理中应用物联网的必要性

1.1 查询利用效率得以提高

现阶段，实际对档案进行查询和借阅时，各个档案室都能将相应的规章制度制定出来，以此对查阅档案时的安全进行有效保证，具体操作按照相应的规章制度来进行，这样的情况会导致工作十分繁琐。比如，查询或是利用档案时，必须持有有效证件才可以查阅一些开放的档案，如果对未开放的档案进行查阅时，需要持有相应的工作证和介绍信或是身份证等证件。对查档者来说，档案登记表必须填写清楚，同时需要在指定的阅览室进行查阅。制定这些规定，其主要目的则是为了对查询档案者的相关信息进行明确，以此对档案的安全进行有效保证。这样的借阅方式对档案的利用工作效率造成极大影响，但是通过物联网这些问题则可以有效解决。

1.2 智能化水平得到提高

档案的智能化主要是集中在库房管理上的智能化，在管理库房的八防上可以体现得充分。即首先通过系统控制器负责各种测控系统湿度数据和库房内温度的采集，然后实时将相关数据传送到控制微机，各种控制指令通过控制微机进行下达，在此基础上实行打开或是关闭除湿设备等，有效实现库房中湿度和温度的自动调控。温湿度主控微机具有自己的任务，主要是对各个库房中湿度以及温度的相关数据进行收集，同时综合分析数据，在各个控制器上下达各种指令。对统计报表来说，主要包含生成库的报表和曲线等，但是对于这样的智能化来说，其相关要求并不能有效达到，仅仅只能算做是半智能化。系统对环境的感知并不能有效解决，异常环境也不能有效察觉，人和现实的通信功能无法有效实现，分析报告生成情况不佳。这些问题通过物联网，则可以很好的解决。

1.3 安全防盗功能得以提升

对传统的档案防盗来说，其主要有三种形式。第一，视频监控。实际上就是将红外摄像机安装在库房上，对库房进行全天不间断的监控。第二，自动报警系统。主要是将不同数量的温度探测器和烟感探测器安装在库房中，同时将声光报警器安装在楼梯出口或是走廊。如果出现警情，则声光报警会被瞬间触发，同时以语音的模式通过电话语音报警模块将实际情况告知于相关人员。第三，电子门禁。如果没有经过任何许可，档案室中的档案被带出时，系统在此情况下会自动发出警报。在对方案进行保护时，这些安全防盗技术具有十分重要的应用价值。但是这些防盗技术都具有一定缺陷，比如会出现虚幻报警，监控范围有限等，同时十分容易受到磁场干扰。但是在此背景下，物联网的出现，对于档案管理安全防盗来说，其安全防盗技术上的改革达到有效促进。

2 物联网技术在高校档案管理中的应用建议

2.1 及时转变档案管理理念

物联网技术在高校档案管理中的应用需要有良好的环境予以支撑，而具体环境在创设与营造上需要管理理念的及时转变.因此，高校需要将档案管理理念转变作为物联网技术的应用基础.例如，大连海事大学一直以来十分重视档案管理活动的开展，校内档案管理部门在档案管理上的独立性相对较高.2017年，为了更好进行各类型档案的管理，环节日益增长的档案管理压力，学校内部“信息化”“智能化”作为了新时期档案管理中的基本理念和目标.得益于较为开放的答案管理理念确立，信息技术首先在档案管理中得到了应用，在信息技术应用越发娴熟的背景下，学校又相继进行了物联网技术的应用尝试，且取得了很好的档案管理成效.这也表明，及时转变档案管理理念能够为物联网技术的具体应用提供很大帮助与支持.

2.2 加强物联网技术应用资金投入

物联网技术在高校档案管理中的应用需要一定的资金支持，因此，高校也要结合档案管理中的物联网技术应用事宜，加大资金投入，做好资金投入上的具体规划.思想意识层面给予档案管理中物联网技术应用足够重视的基础上，高校也要有步骤的進行物联网技术应用相关建设，资金资源相对有限时，更加要明确出物联网技术应用相关投入的侧重，这也能最大限度的对相关资源价值予以有效挖掘、利用.资金上的支持力度显著增强后，物联网技术应用上的软、硬件要求也能更好得到满足.即便物联网技术在高校档案管理应用中存在很大阻力，较为充足的资金也能帮助高校有效弱化相关因素的负面影响，这也可以促进物联网技术实际应用深度与广度的不断增加.

2.3 构建物联网技术应用为基础的档案管理标准体系

物联网技术的应用需要高校档案管理规范化程度处于较高水平，因此，高校需要结合物联网技术的应用状况、需求等，构建具体的档案管理标准体系，特别是与物联网技术应用相关的管理标准需要得到有效细化。例如，吉林外国语大学在2018年进行了物联网技术的具体应用，图书馆管理与档案管理中，物联网技术的应用状况均十分良好.在档案管理层面，高校充分分析了物联网技术的应用状况与需求，除了明确物联网技术应用的权责关系外，更加构建出了新的档案管理标准体系，对不同标准予以了解释说明，相关标准也有效指导和规范了物联网技术应用下的档案管理活动开展.因此，无论是出于物联网技术应用，还是物联网技术应用价值凸显的目的，高校都搞进行新的档案管理标准体系构建.

2.4 着重进行档案管理人才队伍建设

知识经济时代下，物联网技术在高校档案管理中的优势虽然十分明显，但物联网技术的应用无法完全取代档案管理人员，相反，档案管理人员的管理素养、物联网技术与相关系统应用能力高低与否会产生很大影响.RFID等新技术的推广本身具有一定阻力，物联网技术应用下，档案管理万网也需要对应系统予以支撑.因此，高校应当注重进行档案管理人才队伍建设，强化对一线档案管理人员的培训、教育，使得档案管理人员能够更为娴熟的应用相关技术、系统等高效开展相关管理活动.不仅如此，高校也要结合物联网技术应用下档案管理层面出现的变化，合理划分具体管理事务，并指派专人负责不同层面的档案管理事务，这对于提升档案管理条理性以及物联网技术应用价值也具有重要意义。

3 结语

对物联网技术来说，其属于最新型的互联网技术，在下一代的信息网络中属于主体。通过被植入芯片结合物联网之间的对接，可以让人和物、物和物之间的有效联接得以实现。通过物联网档案管理获得了一个全新的发展平台，在此背景下档案管理的水平也得到很大提升，但是对其进行应用时并不是十分充分。因此，在实际进行档案管理时，物联网的应用研究还需进一步加强，其中一些关键技术以及相关应用研究还需有更好的突破，并将应用过程中成本和标准以及安全等方面问题有效解决，在这样的基础上让档案管理的智能化得以有效实现。

参考文献

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