干部人事档案管理存在的问题及建议

摘 要：干部人事档案是党管干部的重要手段，是組织人事部门识人、辩人、用人的重要依据。十八大以来，全面从严治党的要求使得干部人事档案在党管干部的过程中的职能和作用备受关注。本文从干部人事档案专项审核工作入手，发现当前干部人事档案管理存在的问题并提出相应举措以提高干部人事档案管理的水平。

关键词：人事档案;专项审核;管理

2014年10月-2016年6月，中组部在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作，把专项审核作为提升干部公信力的有力抓手，体现了深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，落实从严管理干部的要求。2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》），进一步从制度层面对落实好干部标准和建设高素质专业化干部队伍作出系统谋划、全面部署。如今，各地又陆续开展了干部人事档案专项审核“回头看”工作，这都体现了干部人事档案在党管干部、全面从严治党工作中的重要作用。

《条例》第三条指出：干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。干部人事档案工作，说到底是党的工作的一部分，干部人事档案的管理核心就是服务好党的核心工作。作为单位人事干部，在平常工作和干部人事档案审核过程中也发现了当前干部人事档案管理中存在着不少问题，一定程度上阻碍干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设。

1 当前干部人事档案管理存在的问题

1.1 干部人事档案管理思想观点淡薄

首先，领导者个人不够重视干部人事档案管理工作，部分领导对干部人事档案管理认识上存在着误区，一方面，认为干部人事档案管理工作只是简单的收、装、借、用等机械性工作，不需要领导亲自抓。另一方面，受老观念影响，认为干部人事档案只要保管好，不遗失就行，认为干部使用提拔看中的是个人工作表现和成绩，干部人事档案没有多少参考价值。有些领导口头上强调干部人事档案的重要性、必要性，实际操作中并不重视，对干部人事档案的定位是“说起来重要、排起来次要、用起来需要、忙起来忘掉”。①

其次，档案材料的形成部门无档案意识、工作随意性强。《条例》将干部人事档案的归档范围内容分为十大类，涉及时间上包括学生时期的档案材料和工作后不同工作单位产生的档案材料，涉及内容包括履历材料、组织鉴定、奖励材料、处分材料、学历材料等方方面面。由于档案材料的形成部门本身对档案的认识不足，工作随意性较强，存在审核不严、保管不当的情形，加上有些定性材料较难把握，使得一些档案材料没有及时进入归档材料范围。

再次，干部本人缺乏档案意识。不少干部认为档案材料自己从未经手，干部人事档案管理是组织人事部门的工作。在干部人事专项审核过程中，对于缺失档案材料的干部要求其补全档案材料时，往往摆出一副事不关己的态度，对档案材料补全工作不予配合，有些甚至私自保管本应及时交给组织人事部门存档的材料从而导致档案材料缺失。

1.2 档案管理人员业务素质不高且人员配备不足

干部人事档案管理工作是一项政策性、专业性和技术性很强的工作，档案管理人员又是档案创建最直接的参与者，作用举足轻重。从目前的情况来看，很多地方干部人事档案管理人员配备严重不足，有些管理数千卷档案的部门仅有1、2名专职人员负责档案管理工作，这与《条例》规定：“每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员”的要求大相径庭。另外，不少单位的干部人事档案管理人员多为兼职，且变动相对频繁，导致档案管理队伍的业务素质不高。接任的档案管理人员没有进行过专业系统的档案专业知识培训，对于干部人事档案管理工作的重要性和各类细则没有充分认识，导致在干部人事档案材料收集过程中存在收集不及时，不完整等情形，在归档过程中也存在错装、漏装的情况，严重影响了干部人事档案的质量。

1.3 干部人事档案管理基础设施建设滞后

随着干部人事档案专项审核工作的深入，档案基础设施建设显得尤为重要，根据《条例》要求，组织人事部门及其干部人事档案工作机构，应按照有关标准要求建立干部人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护，档案数量较少的单位，也应当设置专用房间保管档案。然而在专审过程中，我们发现不少单位档案管理基础设施较为落后，有些干脆采用“因地制宜”和“因陋就简”的原则，单位档案室设备陈旧甚至没有专门的档案室，干部人事档案的储存只是在办公室放几个铁皮文件柜，档案的存放条件根本达不到相应标准。这一定程度上影响了档案工作者的工作积极性以及档案管理工作的效率。加上干部人事档案分类繁琐，开展工作时由于空间和设备的受限，材料分类、装订等工作很容易出现错误，影响档案质量。

1.4 干部人事档案管理的信息化程度不高

干部人事档案信息化管理的建设提倡已久，1991年颁布的《干部档案工作条例》就将推广运用现代化技术明确为干部档案管理部门的职责，2010年1月，全国组织系统信息化建设工作座谈会召开，要求全面推进干部档案数字化建设，由此我国的干部人事档案发展进入了信息化建设时期。②到了2015年，各级组织部门实现整网接入大组工网，基本建成党员和干部的网上人才数据管理平台，全国组织系统已经构筑起了主要业务的信息数据库，初步实现了组织系统的信息化工作体系，但是推进档案管理信息化的指导性意见没有完全落实，很多单位各自为政，仅有少数单位实现了信息化管理。③随着人事制度改革的不断推进，传统的干部人事档案管理方式显然已不能适应新形势发展的需要，管理的信息化、科学化要求越来越高，但在专项审核过程中发现，当前干部人事档案信息化管理水平仍然较低，大多数单位仅仅局限于传统的手动管理模式，虽然利用计算机进行管理，可由于软件开发跟不上，管理人员素质低，只是把个人信息、档案目录等录入计算机，没有很好利用现代化科技手段进行管理。有些小型基层单位，由于经费投入不够，干部人事档案的现代化管理根本没有起步。另外，各部门都过分注重纸质材料的收集，从而忽视了与之配套的电子档案，工作方式方法比较落后，查询干部信息基本仍要靠翻阅纸质材料，花费了大量的时间和人力，不太适应新形势下档案管理的要求。

2 改进干部人事档案管理的意见建議

如何进一步推进干部人事档案工作的制度化、规范化、科学化建设，使干部人事档案工作各项改革措施真正落到实处、见到实效，关系到干部人事档案工作能否积极融入到党委的核心工作中去，针对上文提出的干部人事档案存在的问题，结合当前实际，提出如下意见建议以提高干部人事档案的管理水平

2.1 加强干部人事档案意识，转变思想观念

面对当前“从严管理干部档案”的要求，要增强组织人事部门和单位领导的档案意识，要站在为党的负责的战略层面全面思考与分析干部人事档案工作，切身体会到干部人事档案的辅助和支持功能，为党的领导干部管理提供更为优质的服务。④所以要明确干部人事档案管理的指导路线，强化面向领导干部的培训与普及，建立起科学的理念，明确领导干部的职责，切实履行对日常管理工作的战略引导功能。⑤赢得领导对干部人事档案管理工作的关注与认可，保证各项工作的顺利开展。

2.2 要建立档案的事前防范和形成档案材料的长效机制

在专项审核中“补档”现象非常严重，我们大部分只看到了档案补交对提高干部人事档案质量起到了积极作用，但忽视了其与档案精神相违背。所以各级档案部门要建立起档案的事前防范工作机制，将档案思想灌输到每一位干部和档案形成部门，督促及时归档，变事后补救为事前预防。

要做好干部人事档案的长期管理，充分发挥干部人事档案的作用，须从源头入手，做好档案的收集工作，建立形成档案材料的长效机制。定期收集、定向收集、突击收集、长期收集相结合，提高科学、合理、有效的档案收集机制，加强与有关部门的联系，让档案工作者主动作为，克服工作的盲目性和随意性，加强档案资料的真实性，规范收集过程，确保从源头收集。⑥

2.3 要建设一支高素质档案管理队伍

要推动干部人事档案工作的稳定发展，就离不开一支政治素质高、业务能力强、敬业奉献的干部人事档案管理队伍。一名合格的档案管理人员，不仅要具备扎实的专业知识，而且需要丰富的工作经验。一方面，在保证档案管理人员工作长期稳定性的同时，要加强对他们的专业理论和工作能力培养，并组织相应人员参加组织建设和作风建设，强化全体人员对档案工作的重视，充分发挥档案管理人员的作用，积极推进各项工作。另一方面，要关心档案管理人员的成长，帮助其解决工作中遇到的实际困难，让他们能全心全意做好档案管理工作，对工作表现突出的要给予表扬和嘉奖，提高他们的工作积极性。

2.4 要确保干部人事档案工作正常开展的经费投入

各管档单位应该安排专项经费，加强干部人事档案管理硬件设施投入，根据《条例》要求做到阅档场所、整理场所、办公场所分开，加强库房安全管理和技术防护，不断改善过档案的保管条件，最大限度地延长档案寿命，并配备完善的办公设备，提升办公硬件需要和档案管理环境，从而进一步夯实干部人事档案工作基础。

2.5 加强干部人事档案信息化进程

档案作为信息资源，能够充分反映信息社会的价值，在信息化高速发展的今天，它对档案管理提出了新的挑战。干部人事档案不能仅仅局限于传统模式，要充分发挥干部人事档案作为信息资源的作用，推动干部人事档案信息化建设是顺应时代发展的要求，是拓展干部人事档案利用的现代化手段。近几年，国家档案局制定了数字档案室的建设标准，在全国范围内推进建设，可见，以数字化为基础的干部人事档案信息化管理模式，是干部人事档案走向科学化的必然要求。⑦一方面，我们要加快档案工作信息化的进程，建立完善的档案信息平台，促进信息化管理水平的提升，减少档案管理人员的工作负担。另一方面，要加强档案管理者对先进的管理思想和技术的全面了解，并且积极采取科学的管理方式，进行各类信息化操作专业培训，尽快建立一支专业的档案信息化管理人才队伍，以适应新时代档案管理的需要。

3 结语

干部人事档案管理工作是一项长期且艰巨的任务，我们既要从宏观上把握并服务好党的核心工作，又要从微观上抓好具体实践，通过一系列的举措，不断提升当前干部人事档案管理水平。

注释

①王双双：《干部人事档案制度改革研究》，安徽大学公共管理硕士学位论文，2016年。

②王双双：《干部人事档案制度改革研究》，安徽大学公共管理硕士学位论文，2016年。

③王毓灵：《干部人事档案转型研究》，中共上海市委党校MPA硕士学位论文，2018年。

④李竹溪：《干部人事档案管理问题及对策研究—以河南省为例》，郑州大学公共管理专业硕士论文2018年。

⑤李纯：《当前干部管理工作存在的问题及对策》，《黑龙江史志》，2015年第13期。

⑥韩晓伟：《数字化干部人事档案管理系统设计》，山东大学硕士论文，2008年。

⑦马琳：《干部档案信息化管理模式构建研究》，大连理工大学硕士论文，2017年。

参考文献

[1]张珠云.浅谈加强人事档案管理的对策[J].科技创新与应用，2012/10（27）：321.

[2]邹丽.浅谈人事档案管理工作中存在问题及对策[J].工作指导，2017/12（24）：159.

[3]高媛.事业单位人事档案管理的特点与问题探讨[J].经济管理，2017（22）：85.

[4]王悦、罗振.人事档案管理的重要性及优化的几点建议[J].综合论述，2017/12（35）：365-366.

作者简介

陈晔，女，2006年9月参加工作，复旦大学公共管理专业硕士，杭州市江干区检察事务保障中心馆员，现任职于杭州市江干区人民检察院政治部，从事组织人事工作。