事业单位档案管理工作优化途径探索

杨伟

摘 要：档案管理工作指的是事业单位对本单位所存在的实体档案和虚体档案进行分类管理，其中实体档案包括事业单位的发展历程、人事档案、财政支出等，虚体档案包括一些电子档案，如策划书、管理方案、物品领用表等，这些都是对事业单位发展历程至关重要的东西。档案管理人员对本单位档案进行分类、编号、保存管理之后，要保证能够对所保存的档案随时查看，电子文件可以随时找到，从这个角度来说，事业单位的档案管理工作是一项长期性的复杂任务。本文通过探讨现阶段事业单位档案管理工作存在的弊端，分析事业单位档案管理的优化路径。

关键词：事业单位;人事档案;管理工作;优化;探索

在事业单位中，档案管理工作的主要内容就是对档案进行收集整理以及系统的储存，但因事业单位的性质特殊，其档案管理工作也相对来说较为复杂，档案管理人员需要承担比较大的压力。事业单位在开展档案管理工作时会出现很多问题，对档案管理工作的效果造成了很大影响。因此优秀的档案管理工作对于事业单位来说，意义重大。但是，现阶段我国事业单位的档案管理工作还存在较多的问题，很多管理理念和方法缺乏科学的依据，信息技术的应用也非常不足，这个同档案管理重视不足有很大的联系，相关人员意识浅薄，没有正确意识到档案管理的重要意义。

1 事业单位人事档案管理工作的重要性

人事档案管理是事业单位的基础工作，可以为事业单位更好地开展其他工作提供充分的保证。首先，在机构的所有工作中，以人为主体发挥着积极作用，这对机构的整体工作效率产生重大影响。其次，做好人事档案管理工作，可以为领导者提供重要的决策依据，有利于更好地实现岗位匹配，充分发挥人力资源优势，可以做出更加合理的决策。可以看出，人事档案的管理非常重要，需要机构的有关人员高度重视。

2 事业单位人事档案管理存在的问题

1）重视程度不够高。现阶段，大部分事业单位均未将档案管理工作的重要性认识到，在组织管理工作的过程中也没有高度重视人事档案管理工作。因为和其他工作相比，人事档案管理工作有自身的特殊性，和单位利益未有直接联系，也不易有较好的成绩，因此诸多职工干部对人事档案管理工作并未形成正确的认识，进而导致人事档案管理缺乏秩序性、收集能力不强，缺少有效监督和监察，甚至在部分事业单位中根本没有人过问人事档案管理工，人事档案管理的作用难以得到充分发挥。

2）缺乏专业管理型人才。事业单位往往没有将专业管理型的人才应用到档案管理工作当中或者在进行管理人才选择的过程中没有投入足够的经历和时间等原因使得档案管理工作缺乏专业人才，而现有的管理人员还存在没有足够的管理经验和管理技术水平的情况，这些都会在档案管理工作中造成严重的阻碍，导致事业单位档案管理工作停滞不前甚至落后，并且在管理过程中如果遇到相关专业性的问题也不能得到及时有效的解决，这样一来就会给事业单位档案管理工作带来消极的作用，影响这项工作的有效开展。此外，同样由于事业单位对档案管理工作不够重视，使得档案管理工作人員自身的技能水平得不到提高，事业单位也不会组织工作人员进行相关素质水平提高的培训工作或者提供其他有助于提高工作人员专业水平的系统性、专业性的学习机会，这样就会造成工作人员自身技术水平得不到提高，限制了其工作能力和业务能力，不利于档案管理工作的有效进行。从事业单位整体上看，由于专业管理型人才的缺乏使得事业单位无法组建业务能力超群、技术水平高超的团队来对事业单位的档案管理工作负责，这种专业型人才的匮乏将导致事业单位面临着人才缺失的局面。

3）缺乏现代化的管理工具。大部分事业单位现如今仍使用传统档案管理方式来进行单位内部档案管理工作，同时有效整合了现代化工作和管理工作。这将导致档案管理有限和效率低下，这不仅会使工作难以顺利开展，而且还会影响到工作质量。

4）创新意识不足。在与时俱进的社会发展过程中，各项工作都在不断进步和发展，而在事业单位中的档案管理工作仍然是以传统的模式进行工作，这样的工作模式与当前社会发展现状相比已经相当落后，如果事业单位仍然以这样的模式进行开展档案管理工作，那就会出现当前自身的工作模式与事业单位自身业务结构无法进行良好匹配的情况，导致在事业单位变革的背景下档案管理工作出现明显的滞后性和局限性。尽管如此，事业单位的相关责任人仍然没有意识到当前的工作模式落后的情况，从而没有采取相应有效的措施来改进，造成了逐渐无法满足时代进步对档案管理工作的要求，也就不能满足时代发展的需求。从创新意识上看，事业单位还存在没有引进先进单位的成功经验或者科学先进的档案管理理念和方法，无法以最佳的状态投入到日常的档案管理工作当中。

3 事业单位档案管理工作的优化路径

1）加强档案业务的建设力度。首先，机构负责人应高度重视档案管理工作，并将其纳入机构的日常事务中，通过健全档案管理机构，定期对档案管理工作实施监督和指导;其次是要通过建立档案人员的奖惩机制，激励档案工作人员积极创新，调动起工作积极性，提高办事效率;最后要依照国家档案管理的相效率，建立本单位的档案质量评价标准，并做到深刻贯彻，真正实现事业党委档案管理工作的规范化和标准化。

2）提高档案管理人员的自我认知能力。公共机构应改善招聘档案管理人员的招聘指标，并充分考虑其综合业务能力。对于被录用的档案管理人员，必须加强政治教育，严格遵守档案管理的有关规定，按照制度规定进行有关工作。为了进一步提高档案管理人员的专业素质，该机构还应定期对其进行业务培训，鼓励他们不怕苦不怕累的工作精神，不断提高档案管理工作人员的素质。

3）提高档案管理服务的现代化水平。随着现代技术和网络技术的发展，档案管理必须能够与时俱进并积极创新，就必须提高现代化的服务水平，用现代化的管理理念和管理方式武装传统的档案管理工作。首先，必须使用先进的网络技术和技术手段，实现档案管理工作的信息化，提高档案管理工作的效率。其次是要积极提升档案信息管理的时效性，做到精确及时的传达各类信息;最后，我们必须积极使用计算机信息技术来实现档案管理方面的创新，通过后台登录、数据共享和其他单位形成信息共享，从而更好的服务社会。

4 事业单位构建完善的档案管理制度

档案管理制度的制定，对于档案管理工作的开展有着至关重要的作用。所以相关的档案管理人员要立足于当前事业单位档案管理制度不足的现状，积极地建言献策，构建更加完善的档案管理制度。比如从档案的收集整理、档案保管、档案查询、档案借阅、档案鉴定等多个角度来完善档案管理工作制度，保证档案管理人员能够在有效的、科学的、全面的制度背景下开展相应的档案管理工作， 提高档案管理的有效性，并加强对档案资源的有效利用。同时，通过优化文件管理系统，使文件管理更加规范有序，为有效开展事业单位文件管理工作创造了有利条件。

5 结语

可以有效解决事业单位档案管理工作中存在的问题，可以有效地促进事业单位的日常运作，提高档案管理水平，缩小与国际先进管理水平的差距。

参考文献

[1]陈炯.新形势下对我国企业人事档案管理的研究[J].江苏航空，2015，7（04）：44-45.

[2]郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方企业文化，2015，3（23）：102-103.

[3]王怡然.人事档案管理与事业单位发展的内在联系[J].现代国企研究，2015，9（20）：28-29.

[4]王静.浅谈做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2014，（17）：81-82.

[5]颜彬.浅谈加强事业单位人事档案管理工作的新思路[J].黑龙江史志，2015（34609）：139