深化“三个体系”建设，推进高校档案工作新发展

沈牡丹 范智新 王霞

摘 要：伴随着高等教育事业的快速发展，高校档案工作面临新形势新挑战，结合华中科技大学档案馆近年来围绕“三个体系”建设所做的积极探索，对如何多维度开展档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设，全面推进高校档案工作进行探讨。

关键词：三个体系;高校;档案;信息化

2008年，时任国家档案局局长杨冬权在档案工作者年会上中提出建立覆盖人民群众的档案资源体系，方便人民群众的档案利用体系。2010年，杨冬权局长在全国档案安全体系建设工作会议上又提出了确保档案安全保密的档案安全体系。至此，“三个体系”档案发展观的理论框架初步形成。“三个体系”由档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系三部分构成。档案资源体系建设是基础，是档案工作赖以生存和发展的根基;档案利用体系建设是目的，是意义所在，是衡量档案工作成效的标准;档案安全体系建设是保障，是档案工作的生命线和底线。三者之间相互依存、相互促进、共同发展[1]。

2016年，国家档案局局长李明华在全国档案馆工作会议上进一步提出，要着力提升服务能力，深化“三个体系”建设，大力推进新形势下档案馆工作，在档案馆工作中推进两办《意见》的贯彻落实，核心就是要抓住档案馆的“三个体系”建设。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》也明确提出十三五期间我国档案工作主要任务是有效推进档案资源体系建设，深化和拓展档案利用服务，强化档案安全保障等[2]。当前，“三个体系”已成为全国档案工作的指导思想和行动指南，是档案工作在新时期适应新形势的新举措。

高校档案作为档案的分支，是高等学校重要的基础性工作。高校档案发挥着沉淀“学校记忆”、存史资政育人，围绕中心工作、服务学校大局，提供凭证依据，服务师生校友等特殊职能。近年来，伴随着我国高等教育事业的快速发展，各级巡视巡查工作的深入开展，社会各界对档案的需求越来越强烈，高校档案工作面临新形势新挑战。高校档案馆如何建立和完善档案工作“三个体系”，更好地为学校发展决策服务，更好地为师生校友服务，更好地防范安全风险，是高校档案工作亟待解决的难题。笔者结合多年基层档案工作的体会和近年来华中科技大学档案馆在“三个体系”建设方面的探索成果，谈谈通过深化“三个体系”建设，推进高校档案工作的思考。

1 重视档案基础业务，加强档案资源体系建设

1.1 做好常规档案接收工作

对教育部国家档案局第27号令中明确规定的11大类涵盖纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式的档案，做好收集工作，明确归档范围和归档时间，规范档案移交手续。收集、统计因历史原因未及时归档的档案信息，积极与有关部门院系协商，主动上门指导，督促缺档材料的补交工作。

1.2 做好特色档案征集工作

结合办学特色，建立特色档案库。高校学者云集，众多院士、科学家、教师在治学过程中产生了大量丰富宝贵的档案。基于学校办学特色，华中科技大学档案馆建立名人档案、教师业务档案，主动开展征集，丰富馆藏资源。

结合热点事件，征集档案资源。2019年10月，第七届世界军人运动会在武汉举行，本次军运会女子篮球项目在华中科技大学光谷体育馆进行，广大师生校友参与、观看了此次盛会，是华中科技大学师生文化生活中的一件大事。为记录历史，丰富馆藏，档案馆在运动会结束后及时面向全校各单位、师生校友、社会各界人士征集反映第七届世界军人运动会有关的具有保存价值的档案资料，得到了师生校友的积极响应，征集了一批珍贵的声像档案、实物档案。

结合特殊时点，征集主题档案。在国际档案日来临前，面向师生校友征集教学、科研、社会服务等领域展现学校发展历程和师生员工工作生活的照片。得到众多在职和退休老师的支持，积极捐赠。基于师生校友的捐赠照片及部分档案馆馆藏的照片，举办了“华中大记忆”2019年国际档案日主题图片展，通过新老照片的对比，展现学校发展变迁。

1.3 深入开展档案业务培训

结合新形势下档案工作的要求，面向学校兼职档案员队伍开展党群档案、教学档案、科研档案专题培训，同时组织人员深入院系、机关部处、课题组进行专项档案业务培训和指导工作。先后制定和修订了《华中科技大学档案管理办法》《华中科技大学学生档案管理办法》《华中科技大学档案编研工作办法》《华中科技大学档案数字化加工流程与规则》等三十多个规章制度和工作规范，编印成册，发放全校各归档单位参照执行。多渠道增强档案意识、推进部门立卷，提高案卷质量。

2 持续开展信息化建设，创建高校服务型档案馆

2012年，在前期深入调研的基础上，华中科技大学档案馆形成了《档案信息化建设规划》，档案信息化建设被纳入了学校信息化建设总体规划中。华中科技大学档案信息化建设由学校网络与信息化办公室统筹规划，始终与学校信息化进程协调同步。自2013年档案信息化建设正式启动近以来，学校共投入档案信息化建设经费五百余万元，信息化建设成效显著。

2.1 档案数字化加工持续推进

华中科技大学档案馆采用外包的方式，按照“利用优先”的原则，通过招标采购专业公司开展数字化加工服务。截止到2019年底，已开展数字化加工建设工程五期，完成数字化加工700多万页，基本完成各类学生录取名册，毕业名册、学位清册、就业分配名册的姓名著录工作。工作人员往返库房和办公区查找档案、提供利用的状况得到了根本改变，极大提高了档案利用的效率。

2.2 档案管理系统持续更新

2013年，华中科技大学档案馆更新了档案管理系统。经过近几年持续深入地开发，最初的十大类分类的标准版管理系统，逐渐增加了“人事档案管理”、“OA系统在线归档”模块。

2.3 档案服务体系持续完善

通过近年来持续的开发和完善，目前华中科技大学档案馆已形成基于“网上办事大厅”“网上代办系统”“中英文翻译系统”线上线下相结合的服务体系。师生员工可登陆学校信息门户“智慧华中大”的“网上办事大厅”申请查阅档案，预约办理外校毕业的成绩单。校友可利用“网上代办系统”，远程申请查询成绩、查询录取名册、办理认证证明、补办档案材料等多项档案业务，解决了传统档案服务模式下外地校友、海外校友辦理档案业务耗时耗力的难题。对来馆现场办理中英文翻译的利用者，档案馆工作人员可借助“中英文翻译系统”，实现一键生成指定格式的中文成绩证明，利用英文课程名称库自动生成对应模板的英文证明的功能，实现立等可取，对比于通过人工录入分数、手工翻译的传统审核方式，利用者的等候时间大为缩短。

2.4 移动端档案业务同步开展

华中科技大学档案馆微信公众号2017年底上线运行，PC端的多项服务功能同步在移动端实现。目前微信平台关注人数已超过一万人，平台可实现毕业生去向查询、档案业务网上代办、校史馆网上预约、档案利用解答互动等功能。

目前，华中科技大学档案馆提供现场、电话、网站、校内预约、网上代办、微信公众号等多种档案查询利用方式，满足不同人群的档案利用需求。

3 制度和技术建设两手抓，保障档案实体信息双安全

档案安全是档案工作的生命线。华中科技大学档案馆紧抓制度建设，提高规范化管理水平，保障档案实体安全;同时探索信息化建设下的技术支持，不断为档案信息安全提供保障。

3.1 积极推进档案制度化建设

华中科技大学档案馆组织专班编写《华中科技大学档案工作法规与制度汇编》，全书包含38个文件、办法、流程须知，全面规范了档案收集、整理、利用、编研，文物和陈列品管理，校史陈列馆布展及参观等各项工作，具有很强的操作指导性;编印《华中科技大学档案馆工作规范汇编》，该汇编主要包括党的建设相关工作文件和档案馆内部制度规范等方面的内容，全书共20个文件，全面指导档案馆的各项党政、行政工作。通过对档案工作的建章立制实施依法治档，保障档案安全。

3.2 高度重视信息安全建设

加强服务器安全管理。华中科技大学档案馆档案管理系统和服务系统服务器均由学校网络与计算中心托管，华中科技大学网络与计算中心是全国知名的一流网络和信息化基础设施基地，拥有CERNET万兆传输主干网络、IBM大型机、小型机等信息设备，是全校网络、信息系统、数据的汇聚地，负责学校各类业务系统及数据的网络信息安全。档案馆服务器在该中心可以实现实时监控、定期安全扫描、每24小时一次备份，极大地保障了档案信息的安全。

设置系统利用不同层级权限。为确保档案管理系统的安全使用，华中科技大学档案馆将档案信息划分为不同的层级，根据使用角色设置使用权限。不同用户拥有不同角色，不同角色赋予不同权限，非本人工作范畴内的档案不能查阅。同时，为防止档案信息的泄露，系统访问的区域也进行了限制，使用者只能在指定区域内才能实现对档案管理系统的访问[3]。

以上是华中科技大学档案馆近六年来所做的积极探索——在保障安全的前提下，做好档案基础业务工作，持续开展信息化建设，创建高校服务型档案馆，让档案工作发展成果惠及学校及广大师生校友。

参考文献

[1]张琦.“三个体系”：档案安全跃上新高度[J].黑龙江档案，2010，（5）：1.

[2]全国档案事业发展“十三五”规划纲要[J].中国檔案，2016，（5）：14-17.

[3]范智新，沈牡丹.开展档案信息化建设 创建服务型档案馆——以华中科技大学档案馆为例[J].办公自动化，2018，（11）：53-55.

作者简介

沈牡丹（1982-），女，汉族，湖北英山人，硕士研究生，华中科技大学档案馆、校史研究室办公室主任，主要从事高校人事档案管理、档案服务利用的研究。

范智新（1976-），男，汉族，湖北松滋人，本科，华中科技大学档案馆党总支书记、馆长，校史研究室主任，主要从事档案信息化的研究。

王霞（1983-），女，汉族，安徽全椒人，本科，华中科技大学档案馆职员，主要从事档案管理、校史展览的研究。