行政机关管理办公自动化实现路径探析

陆建繁 苏州市司法局

行政机关在处理相关工作事宜时，为了有效提升工作效率，保障工作质量，大部分都应用了办公自动化系统，通过这样的方式能够让办公成本有所降低，不同部门之间的交流与沟通也更为便捷。要想让办公自动化的作用得以充分的发挥，行政机关可以从以下几个方面入手：

一、合理规划办公自动化建设

第一，行政机关相关管理人员不能够仅仅通过自身的力量来做出规划，主要是因为这类人员在自动化方面的专业水平有所欠缺，无法有效预见办公自动化建设过程中所面临的风险，从而让行政机关管理工作陷入僵局。因此管理人员应当整合各个部门的力量，并邀请办公自动化领域的专家学者来提供理论上的支持，以此来确保所作出的规划能够有效契合当前时代以及未来时代发展过程中不断变化的需求，并提升所作出规划的可行性，促进办公自动化建设相关工作能够顺利开展。

第二，在整体进行规划的过程之中应当充分考虑到实际情况，尽量做到万无一失。行政机关管理人员应当根据机关中不同部门的实际需求制定相应的规划，并明确行政机关能够用于办公自动化建设的投入资金力度，在保证办公自动化建设质量的前提之下，尽可能地节省成本支出。针对个别部门所提出的细节要求，管理以及设计人员也应当将其纳入到整体规划之中，以此来有效解决不同部门所遭遇的问题。要想让整体规划显得完整且科学，就应当立足于行政机关整体，以全局为重，不能够出现厚此薄彼的现象。

二、做好自动化数据信息共享

在行政机关之中，因为不同部门之间在职能方面有着较大的差异，故而其所使用的数据信息侧重也各有千秋，对其进行管理就显得较为复杂。要想有效解决这类问题，就应当做好办公自动化建设中自动化数据信息共享工作，具体而言可以从以下几个方面入手：

第一，明确共享数据信息。在行政机关之中往往存有种类繁多的数据信息资源，相关管理人员应当根据数据库资源中的相关信息并结合实际需求来进行深入分析，以此来明确合理的共享数据信息。这类数据信息不仅要为行政机关高层管理人员的决策制定提供理论上的支持，还应当支持行政机关内部不同部门之间的数据信息交流及共享。并且在修改以及补充数据信息资源之时也应当在规划之中阐明。

第二，整合局部数据库。因为行政机关中不同部门之间的关系并不是特别紧密，经常出现不同部门之间相互独立的现象，这就导致了不同部门所采取的数据库管理系统也有着较大的差异。要想完成办公自动化建设中的数据资源共享，相关管理人员应当深入研究不同局部数据库之间的优劣势，并整合其优点构建一个完整的全局概念数据库。这一数据库中的各类信息能够用于查阅及使用，这样一来行政机关相关管理工作的开展也就更为便捷。

第三，规范相关数据信息。通过办公自动化的实现，能够让行政机关相关管理人员在整合、分析及利用相关行政信息时更为便捷，但其中也很有可能因为某些因素的影响而出现数据信息失真、遗失的现象。要想有效解决这类问题，行政机关部门管理人员应当为办公自动化系统制定一个统一的标准，规范相关数据信息，让办公自动化系统在收集与分析数据信息时有着更高的容错率。

三、加强安全保障工作

虽然办公自动化让行政机关相关工作的开展更为便利，但其主要是依赖于互联网局域网，由于网络环境相对开放，很容易受到恶意攻击而导致行政机关的重要数据信息被盗取。在行政机关办公自动化系统之中有着数量众多行政机关管理工作相关数据信息，对于某一地区的发展而言有着至关重要的作用，相关管理人员应当认识到其价值，并采取合理的措施来对安全保障工作进行加强。相关管理人员应当对办公自动化系统中的软硬件安全设计进行完善，并且构建一个健全的安全保密制度及管理体制。其中软硬件安全设计主要包含了病毒防治、身份识别、信息加密以及防火墙设计等，安全管理制度则包含了系统密级划分、访问权限设置、重要数据信息及时备份、内部人员授权管理等。同时行政机关应当做好办公自动化建设的安全教育工作，让行政机关内部人员的道德素养得以提升。

四、提升办公人员专业素质

行政机关在进行办公自动化建设的过程之中，会应用到相对较为专业的办公自动化系统，如若这一系统出现了故障，就需要办公人员利用自身的专业水平来进行解决，因此提升其专业素质就显得至关重要。行政机关应当加强兼具专业技术及管理技能人才的培养工作，邀请自动化领域的专家学者深入机关内部为其进行专题讲座，做好岗前培训，定期对其进行考核，并引入激励机制来促进其提升自身专业素质的积极性，针对表现优异的人才给予物质或精神方面的奖励，这样才能够有效契合行政机关办公自动化的相关需求。

结语：综上所述，随着信息化时代的来临，传统的办公模式已经无法满足时代发展需求，办公自动化理念也应运而生。行政机关要想让办公自动化理念得以深入人心，有效推动办公自动化建设，就应当进行合理规划、做好数据信息共享、加强安全保障工作、提升办公人员专业素质，以此来让行政机关工作效率得以提升，工作质量得以保障，有效推动行政机关的良好发展。