浅析新环境下的人力资源和社会保障局档案管理策略

张亚冲

摘 要：受新環境的影响，人力资源与社会保障局档案管理受到社会各界人士的关注，紧跟时代发展脚步，深层次调整和完善传统档案管理模式，进一步加强档案管理效率，充实其功效，便于档案管理更好的运行，广泛应用信息化技术并突出其功效性与简便性，加快档案管理的发展进程。

关键词：人力资源;社会保障局;档案管理

引言

人力资源与社会保障局档案管理内容主要涉及档案采集、档案归整、存储管理、档案鉴别、信息统计和服务应用，为人力资源兼顾使用管理和失去劳动力后期生活保障带来便利，突出辅助作用。另外，档案管理水平的好坏与后期工作实施的简便性与时效性有密切联系。

1.人力资源和社会保障局档案管理意义

根据相关法律条例，档案管理逐渐向法制化管理方向迈进。现如今国内档案管理发展迅速，针对不同档案的采集管理工作也陆续得到落实，长此以往演变成复杂的管理系统。相较于劳动保障档案管理而言，其意义主要涉及两点：一方面站在宏观角度考虑，档案管理在治理过程中属于基础性内容，促进了国家事业的发展，并为其提供优质的人力资源保护。档案管理同民生发展密不可分，直接影响社会的和谐发展。另一方面站在微观角度考虑，档案管理详细记载了群众的成长经历，重点维护了员工升职、学生创业的权利义务，其意义非常重大[1]。

基于新环境下，国家经济较往年有了明显递增，人事管理制度出现了巨大转变，为了提高档案管理工作效率对此提出严格要求。除此之外，现阶段档案类型繁多，设备逐渐向现代化靠拢，这些改变促使社会对档案管理者专业技术要求严格。受新环境的影响，档案管理工作不断前行，应高度重视该问题，并制定有效的方案进行处理。

2.新环境下人力资源和社会保障局档案管理问题分析

2.1不注重劳动保障档案管理工作

以劳动保障档案管理工作为例，其数量繁多，操作细节琐碎，该有的硬件管理设备稀缺，更甚者对档案不进行归档亦或是档案存储缺乏标准性，倘若情况紧急还会出现档案遗失事件。所以，不注重劳动保障档案管理工作时常发生。

2.2档案管理较为分散

行政管理部门档案管理工作不够集中和统一，各个事业单位在档案管理方面均有自己的手段，已经设立相关的档案室。另外档案库房缺乏集中性，分散于各个位置，并未做导统一管理和分配，以至于档案管理具备的硬件数量较多，投资成本高，造成库房使用紧俏。因为档案空间需进一步延伸和扩大，相应的防潮、防盗、防火、防虫工作要尽快落实，管理成本高，在这方面的投资力度不够，严重降低档案安全性。社会保障局档案因为所涉规模较大，种类繁多，所以会分配到各个部门进行监督和管控，使得档案交由各阶层管理，然而部门间互动交流力度欠缺，使得管理方面出现制约。甚至其它单位存储的档案信息一致，增加信息管理难度，使档案管理不在状态。

2.3管理模式相对落后

基于目前档案管理制度下，应用最为频繁的是传统管理手段，在按卷管理的基础上实施，此管理模式会在一定程度上增加档案管理工作难度，极易发生差错问题，操作流程相对复杂，要求大量员工协助配合，资金投入方面较多，操作运行不够方便，需要交接的工作内容非常多，工作效率严重下滑。缺少新型技术手段、管理设施和投入模式，并未完全了解新型信息技术应用的价值意义。不但耗费了大量档案管理资金成本，同时限制了档案应用和管理的便捷性。有关责任人调配的员工和硬件设备较少，增加工作量，使得工作效率难以突出，在管理层面没有创新型理念的支持[2]。

2.4员工综合素质有待提升

档案管理人员通常与专业知识框架员工不是一类，所以在档案管理过程中相应的专业知识较为匮乏。在日常工作中，通常是老员工带领新员工，并未设立全面系统的培训体系和招聘制度，从而使得员工不能实现档案管理工作目标，其内容缺乏规范性和有效性，在很大程度上束缚了档案管理工作的价值功效。站在员工角度考虑，考核评价机制不够严谨，缺少工作监察和推动作用。

3.解决人力资源和社会保障局档案管理问题的方法

3.1加强领导层对档案管理的关注度

对于档案管理工作而言，为了获得上级部门的认可和关注，应全面引入档案管理工作相应的设施配套资源，广泛招聘专业型人才，关注员工管理，突出管理制度的标准化，供应大量新型档案管理硬件和软件的配套设备，加强档案管理严谨性与创新性，提高其时效性。另一方面，管理者必须高度重视，从而激发员工的工作热情，便于档案管理工作员工的高度配合。

3.2重点完善档案管理制度

为了保障档案管理的顺利实施，应建立完整的系统规范管理体系，从而使管理制度有秩可循。落实到管理制度方面，必须详细记录档案内容、评估和统计步骤，另外还要结合员工工作效率实施奖惩制度和工作评价规则及体系，知晓每位员工的工作内容，把责任落实到个人身上，加强领导人的管理力度和执行力的严肃性，提高业务工作步骤的管理时效，落实监督体系管理工作，提高监督水平。在实施管理制度时，需充分显现制度的威望性。另一方面，结合真实状况和时代变化特征尽可能的优化制度体系，保证制度管理能够顺应时代发展。针对档案遗失和不标准归档近况需尽快发现和修整，平时要严格审批工作内容，提高工作质量检查考评效率，激发员工工作热情。定期组织员工培训管理，构建完整的人才培养机制，招聘资历较深的人才培养专家，激励员工充实自身专业知识。

3.3提高档案管理技术创新性

全面掌握档案管理的创新性和独特性，自主完成相应的数字化档案管理配置，通过新型信息技术来全面加强档案管理工作的管理效率及质量。提高信息化系统建设速度，高度重视信息化配置的安全性，功效多样化，操作灵活性。招聘资历高的系统配置机构结合档案应用和管理的真实状况，落实档案管理系统配置工作，同时突出其严谨性、实效性。基于此存储纸质档案管理，使档案管理操作存在于双重形式状态，渐渐朝着档案信息化管理前行[3]。结合现阶段情况来说，因为技术和制度受到约束，目前整体推行的数字化档案管理依旧显现节制性，所以可把档案管理定性为数字化管理，通过原有数字化档案管理作用进行研发，全面推动档案管理超出时空范围的探索、应用、整理和统计，突出该工作的简便性和有效性。

3.4提升档案管理人员综合素质

如今的档案管理工作针对员工实际工作情况提出严格要求，不但员工要具备专业知识和综合素质，还要掌握和了解所用设备，加强工作效率和质量。人力资源和社会保障局应按时组织员工参加培训学习，充实档案管理知识内容，深入贯彻管理人员的思想理念，增强各类设施的应用水平。另一方面，重点培养员工思想意识，在平时工作中渗透服务理念，积极踊跃，严谨负责，提升档案管理人员综合素质。

结语

综上所述，随着现代化经济的不断发展，基于新环境下的人力资源和社会保障局档案管理必须紧跟时代潮流发展，合理应用新型管理手段，便于档案管理工作的顺利进行，全面提升档案管理员工的高效率管理成果，以此为员工和机构人员提供方便的档案信息搜寻途径。在此过程中要特别关注的是技术创新，落实档案管理思维模式，创新思路，顺应时代发展潮流，一步步完善落后的管理思想和方法。

参考文献：

[1]张海云.刍议人事档案管理的模式创新探究[J].人力资源管理，2018（9）：145-146.

[2]贾学燕 .人社局档案管理的问题与对策[J].神州，2019（11）：289-290.

[3]张海宁.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2019（5）：234-235.