我国智慧档案馆一站式服务探索与实践

于莎莎

【摘要】我国政府职能转变面临的首要问题是一站式政府建设，一站式服务是我国公共服务理论发展和实践的必然趋势。近年，我国各省市的公共档案馆也纷纷倡议开展“一站式”服务，本文以大数据、云计算等为参考模型，构建档案信息共享服务平台，探索智慧档案馆一站式服务的有效途径，满足公民日益增长的档案利用需求，全面提高档案信息服务水平与质量，力求为我国智慧档案馆一站式服务提供一个全新的探索。

【关键词】智慧档案馆;大数据;公共服务网络化

一、相关概念界定

“一站式服务”（One-stop service） 最先起源于欧洲国家，简单地说一站式服务就是服务的整合或集成，即客户只要有需求，一旦进入服务网点，所有的问题就会迎刃而解。档案馆一站式服务包括三层含义：一是将所有档案电子化，使档案利用率达到最大化。二是利用大数据、物联网和云计算等现代信息技术，实现在线服务。三是对各个单位和部门的业务流程和工作方式进行优化重组。因此，一站式服务不仅是将档案馆内部管理和运作进行电子化，也是将传统的业务管理模式在一站式服务的基础上进行改造。智慧档案馆是利用丰富的馆藏资源，借助于大数据、云计算等相关的信息技术实现馆际间馆藏资源的整合、传递、共享，使档案馆由封闭、半封闭向资源共享的开放型档案馆转化，毋庸置疑，智慧档案馆一站式建设为档案信息资源提供了共建共享的新型平台，对提升档案工作自身管理水平和扩大档案部门社会影响力具有重要的影响。笔者认为智慧档案馆一站式服务是档案部门转变服务方式、服务民生、完善档案利用服务体系的重要举措。

二、开展智慧档案馆一站式服务的有效途径

（一）加强档案资源数字化。无纸化办公概念的提出到OA管理系统，尤其是信息化参与到档案工作后，电子档案逐渐被档案管理员接受。各省市档案馆积极推进馆藏档案资源数字化转换，通过数字化采集图片、视频、尺寸、文字描述等内容，实现档案的全文检索和增量电子档案的网上归档业务。但是由于档案馆档案基数太大，数字档案馆的存量仍不能覆盖整个库存总量100%，因此，智慧档案馆应加强档案信息资源数字化，将档案数字化存量100%作为目标，并努力实现，再谈利用智慧为利用者服务的目标，才是正确的发展步骤。

（二）搭建档案资源网络平台。相较于国外，我国的档案信息化起步比较晚，但我国始终本着“开放、协同、共享”的理念，现代社会人们已经不局限于“你来我找”的传统方式，档案利用者更追求高速、便捷人性化的服务，目前大多档案馆已经逐步建成了以信息化为核心的档案信息管理系统。比如辽宁省档案馆新馆投资298.8万元，项目周期历时半年，建成包括馆藏档案综合管理系统、电子文件管理系统、互联网信息采集管理系统、已公开政务信息管理等系统。功能覆盖档案收集、整理、移交、接收、审核、归档、入库、保管、查询、利用、转出、鉴定、销毁等档案工作全过程的管理平台，实现馆藏档案资源数字化、档案行政事务的智能化、电子档案信息的全生命周期安全化、完成档案信息资源的信息化存储等，完成档案资源的集成管理，不同地域的需求者都能在线浏览、检索、利用。

（三）增强馆际合作实现跨库检索。馆际共享合作模式一般包括联合购买、整合档案馆资源、构建联合索引、馆藏资源互递、馆际间的参考咨询服务等形式。为了实现“让档案多跑路，让群众少跑腿”，以建立档案跨馆服务系统为突破口，推进区域数字档案信息共享，努力打破查档地域、部门限制，积极打造档案“一站式”服务平台，面对浩如烟海的电子档案，云计算的嵌入为档案信息资源共建共享奠定了坚实的基础，云端作为一个大型的信息资源存储库，用户有利用需求时，可以通过云终端快捷查找到所需的信息资源。无须考虑是否为本馆资源，各个档案馆可以同时共享云空间下的档案信息资源，实现了跨区域、跨部门、跨系统的检索。

（四）新型信息技术的嵌入。智慧档案一站式建设需要新兴信息技术的支撑。其中以大数据、移动互联网等嵌入为主，充分挖掘档案资源，实现档案业务流程的智慧化管理与应用，实现一站式检索服务。首先，大数据技术调查，使用大数据作为核心技术支撑的档案馆比例较高，大数据技术是档案信息处理技术2.0版本，其强大的数据分析和挖掘功能，更适合智慧档案馆对数据分析和挖掘的实际需求，大数据技术对档案信息资源收集、保管、利用等环节都具有重要意义，由于篇幅问题，不一一阐述。其次，移动物联网技术。互联网技术通常可分为前端技术和后端技术两种方式。一方面，前端技术对档案的格式、内容、位置等信息进行标识，利用识别功能对已标识信息进行读取，转化成便于网络传输的数据格式;另一方面，后端技术将加工后的数据信息进行分析处理，对档案属性进行转换，再传输到智慧档案馆的管理系统，同时运用物联网和用户的接口，主动提供档案信息资源个性化利用。最后，虚拟技术的嵌入。智慧档案馆可通过3D、BIM等構建出和真实档案馆一致的3D场馆，通过虚拟浏览、查找等功能，可形成完备的档案馆仿真系统。档案用户可在虚拟档案馆各区域游览、检索和查询。通过虚拟档案馆仿真系统，及时了解档案资源更新情况，用户实现一站式检索浏览服务。

三、智慧档案馆一站式服务需要关注的四个问题

（一）政策层面。通过调查，80%以上的档案馆认为政府政策引导和资金支持是最重要的。比如，2014年，青岛市《政府工作报告》中明确提出

“启动智慧档案馆建设”，并于2015年投入试运行;张家港市在2013年制定了《智慧港城建设工程行动计划》，在2013-2016年投入7亿元，每年推进10个左右的信息化重点项目。这些例子都说明了政府的导向和资金的支持在智慧档案馆的建设中起到了决定性的作用。另外也需要政府的引导和招商引资等社会力量的参与完成。

（二）法律层面。智慧档案馆要积极建立智慧档案馆技术应用标准与规范体系，这是智慧档案馆建设的重要保障。比如，在访问接口、数据采集、交换接口、安全保密和数据开放等方面，依据《中华人民共和国档案法》制定相关的法律和行业标准，对档案跨馆利用的服务方式、利用范围、工作流程、防止泄密等方面作出规定，确保跨馆出具的档案凭证真实有效，目前我国还未形成一部完整的有关智慧档案馆的法律标准，呼吁相关法律的出台。

（三）人才层面。积极组织档案馆负责人和档案人员参加档案跨馆服务培训班，确保熟练掌握系统操作规范和流程。档案馆的工作人员不但要有档案学的学科背景，还要有较强的信息处理能力和创新能力，同时，应当与政府、高校和科研单位的专家合作，邀请他们做咨询顾问，充分发挥专家学者的作用。

（四）安全层面。安全层面可分为管理和技术两个方面。一是档案局可以搭建保密专网，利用政务云将平台上网公开的档案进行严格操控，加强对涉密的信息系统和涉密的载体安全保密管理，强化网络和电子档案安全，确保电子档案的真实性、完整性、安全性。二是注重智慧档案馆中的智慧监控建设来强化档案信息安全，对档案进行电子化识别，实现全面监控，利用物联网感知技术确保档案不出现非正常移动。以江苏省太仓市档案馆为例，该馆每一卷档案都被粘贴上电子标签，如同人们的“第二代身份证”，电子标签记录了档案的身份信息，可以自动获得档案的相关数字信息，完成实体档案与数字档案实时转换。

【本文系黑龙江省档案局科技项目智慧档案馆顶层设计与运行模式探究（HDK2018—15）阶段性研究成果】

【参考文献】

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