事业单位档案管理中存在的问题及对策

梁静

【摘要】在事业单位的管理工作中，档案管理工作对于其发展具有十分重要的意义，加强事业单位的档案管理工作，能促进单位的规范建设，并提高整体的管理水平。但当前我国部分事业单位在档案管理方面仍存在着一定的问题。基于此，本文就分析事业单位档案管理的内容和意义，在此基础上，分析档案管理工作中存在的问题，并探讨解决的对策，旨在促进事业单位档案管理工作的效率。

【关键词】事业单位;档案管理;问题;对策;合理利用

事业单位的档案管理工作是国家文献信息管理工作重要的组成部分，对于整个社会的发展都具有十分重要的作用。因为我国事业单位的工作广泛涉及了教、科、文、卫等诸多的方面，参与了部分社会事务的管理活动。而其保管的档案资料则是记录该单位各项工作及活动开展的情况，是人们了解历史客观情况最重要的证据。提高事业单位档案管理工作的效率，能够保证事业单位在工作中更合理地利用相应的信息资源，从而促进事业单位的健康发展。

一、事业单位档案管理的内容简析

事业单位的档案管理工作，是通过管理相关档案而展开的各种形式的工作活动，主要包括各种档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研以及利用。在事业单位的档案工作中，必须要按照一定的原则，对不同形式、不同内容的档案实体进行系统的分类和组合，然后根据不同的使用需求进行编号、编目排列，这样能帮助人们更加便捷地检索和利用相应的档案信息。

二、事业单位档案管理工作的重要作用和意义

（一）档案管理工作的作用。1.事业单位保管的档案具有参考的作用。档案记录了事业单位所有活动最真实、最可靠的数据情况。这些数据能够为事业单位进一步发展规划提供数据参考，这样能保证事业单位制定出最符合本单位发展实况的规划决策。2.事业单位的档案具有借鉴依据的作用。档案与其他文献最大的差异就是档案比其他文献更客观，更具有公正性，同时还具有一定的法律效力。因为档案形成的过程十分公正、客观，具有较大的权威性和说服力，因此可以作为借鉴依据。

（二）档案管理工作的意义。事业单位的档案详细、真实地记录了单位发展的历程以及取得的各项优秀成果，因此，根据档案能够准确衡量事业单位发展的真实水平，同时还可以根据这些数据，综合评析该单位的发展潜力，从而科学制定出发展规划。这样一来，就能为该单位未来的发展赢得更广阔的市场空间，从而促进事业单位健康、有序发展。因此，加强事业单位的档案管理工作具有十分重要的作用和意义。

三、当前我国事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）管理观念较为淡薄。目前，我国部分事业单位的管理者没有认识到档案管理工作的重要性，对档案管理的观念较为淡薄，使得单位档案管理工作没有落到实处，无法保证单位保管档案资料的真实性和完整性。这样不但影响到档案资料作用的发挥，还影响到档案管理人员工作的积极性。

（二）缺乏完善的管理制度。目前，我国部分事业单位档案管理工作还缺乏完善的制度，使得档案管理的方式不够系统化，管理工作缺乏规范性，这样一来，很容易造成单位档案资料因管理混乱而出现遗失的问题，既影响到档案数量的齐全，也影响到档案的质量。

（三）管理人员素质参差不齐。2015年，国家大力推行

“互联网+”行动，事业单位的档案管理工作也开始了信息化管理，但很多事业单位的档案管理人员只具备较为专业的档案馆知识，在计算机方面的技能较差，而新招聘的管理人员，虽然具有一定的计算机技能，但专业能力方面较差，因此，很多事业单位的档案管理人员素质参差不齐。

（四）信息化档案管理安全性较低。目前，部分事业单位对档案信息化管理的安全性方面不够重视，没有明确档案查阅的权限，在计算机防火墙方面也存在一定的漏洞，很容易导致信息泄露，应该引起档案管理人员的足够重视。

四、事业单位档案管理工作中存在问题的解决对策

（一）提升管理者的管理观念。针对目前我国部分事业单位管理者对档案管理工作重要性缺乏正确的认知，管理观念较为淡薄的问题，应加强宣传教育，提高相关管理者的思想认识，促使他们认识到档案管理工作的重要作用和意义，从而重视单位的档案管理工作，制定出完善的档案管理工作制度，并将制度落到实处。同时，积极引进先进的档案管理技术，并采用培训教育的方式提高档案管理人员的综合素质和能力。最后，还要重视档案保管的安全性，只有这样，才能做好单位的档案管理工作，提高工作的效率。

（二）制定完善的档案管理制度。在事业单位档案管理工作中，核心的工作内容就是收集、整理档案资料，并建档保存。只有科学制定档案管理工作的制度，合理分配档案管理的权限，采用统一化的管理方法，才能提高单位档案管理工作的效率，同时降低管理工作的成本。为此，相关事业单位应根据本单位档案管理工作的实际情况，不断调整、完善档案管理工作的制度，使单位的档案管理制度更加科学、合理，从而确保各项工作的可控性，促使档案管理工作更适应单位的发展需求。在实际制定中，相关单位首先要科学制定用人制度，同时合理制定奖罚制度，只有这样才能充分调动档案管理工作人员工作的积极性，提高档案管理工作的效率。

（三）积极引进先进的档案管理技术。事业单位要想提高档案管理工作的效率，还必须积极引进先进的档案管理技术。首先，相关事业单位应加强自身档案管理基础设施建设，先从物质层面为档案管理部门提供专门的办公室和阅览室，并为其安装必要的档案管理器具，同时做好防火、防水和防盗的措施。其次，加强单位档案管理信息化的建设。为此，相关事业单位应加大资金投入，积极采购信息化建设的基础设施，同时充分利用信息化环境打造出多元化的档案信息管理平台，以此提高单位档案管理工作的效率。

（四）提高档案管理人员的综合素质。针对部分事业单位档案管理工作过人员素质参差不齐的问题，相关事业单位应加强宣传和教育工作，通过宣传，转变档案管理工作人员的思想认知，增强他们的工作责任感;通过专业培训教育，提高他们日常工作的综合能力与素质，同时还要提高他们的业务能力水平，从而保证档案资料的齐全和整洁，能够及时收集、整理相关的档案资料，并做好建档管理工作，只有这样，才能提高单位档案管理工作的效率，让档案资料起到最大的作用。

（五）确保档案管理的安全性。事业单位保管的档案资料具有一定的法律效率，因此，相关事业单位必须重视档案管理的安全性。为此，相关事业单位必须重视档案资料的保密性，在对档案进行统一化管理的过程中，必须规范各个环节的工作，同时制定出相应的规章制度，而且还要提高工作人员的安全意识，通过教育培训，让档案管理工作人员树立基本的防火、防水、防霉变、防虫、防盗意识以及掌握相应的技能。针对信息化管理工作，采用更先进的信息化手段，防止网络上不法分子或黑客的网络入侵行为，真正做好档案原始资料的保管工作。此外，针对档案检索和查阅工作，也必须制定严格的规章制度，明确各种档案资料的权限，对于未经批准的人员，不允许他们查阅相关的档案信息，只有管理人员在日常工作中全面重视档案管理工作的安全性，才能提高档案管理工作的效率，真正发挥出档案资料应有的作用。

五、结束语

综上所述，事业单位的档案资料记录了该单位各项工作及活动开展的情况，是人们了解历史客观情况最重要的证据，对该单位今后各项工作的开展具有指导价值，同时，还能促进该单位的健康、有序发展。因此，事业单位管理人员必须转变思想认识，改善工作中存在的不足，尽全力做好档案管理工作，提高日常工作效率，使档案资料真正发挥出应有的作用。

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