浅析基于财务共享模式的电子会计档案管理

连波

摘 要：随着改革开放，我国经济迅速发展。财务共享作为新的财务管理模式在许多大型跨国公司和国内大型集团企业中兴起。随着财务共享管理模式的更新，会计档案管理工作也发生了改变。无论是从工作环境还是从工作性质而言，会计档案管理工作已经与传统管理工作产生了本质性的区别。本文将详细探讨现今在财务共享模式下，会计档案管理工作的环境变化，并为电子会计档案管理工作提供一些建设性的意见。

关键词：财务共享  电子会计档案  电子化  管理

中图分类号：F275 文献标识码：A  文章编号：2096-0298（2020）01（a）--02

由于我国企业公司国际化程度提升，信息化发展与经营规模的扩大，财务共享模式应运而生。而现如今，诸多大型跨国公司和国内的大型集团企业将财务共享这种新的管理模式作为一种新体系，并将此模式发扬光大和大力推广。财务共享模式主要是指将各个企业中重复的财务工作从企业中抽取出来，全部集中到财务共享中心来进行处理。2015年12月，财政部、国家档案局令第79号将修订后的《会计档案管理办法》颁布，并于2016年1月1日起开始实行，这在法律层面肯定了电子档案的效力。将不同公司的电子档案工作全部集中到共享中心进行处理，可以简化财务报销，记录，入档，销账的程序，推动我国会计档案管理工作的效率，增加电子档案的线上应用人次。

1 会计档案环境的变化

1.1 电子会计档案方面

首先，由于财务共享模式的出现，带动财务体制重心由经营实体的属地化管理转移为异地财务共享中心管理标准。基于这种变化，财务工作人员的工作模式开始依赖于影像系统，即财务人员通过影像系统传输的影像数据进行会计档案的管理工作。在这种条件下，传统纸质档案的使用率降低，并且，档案管理方式，收集与整理也发生了重大改变。

1.2 会计的形成过程

由于会计形成过程的加长，会计档案管理工作的链条也随之加长。上文提到，在财务共享模式下，财务体制中心已由在经营实体的属地化管理转移为FSSC的管理标准，这一过程本身是一个漫长且链条复杂的过程。同时，在这期间，还会有不同的角色加入其中，而且不同的内容还会出现交叉现象。这增加了会计档案的收集、整理、归档等工作的复杂性。由于会计形成过程较长，电子档案形成链条的复杂性，在过去属地化管理模式下容易发现的问题在如今很难被察觉，一般只有在最后归档环节才能发现。

2 财务共享模式下的会计档案管理

2.1 会计档案管理工作已经由属地管理转变为FSSC管理

由于电子会计档案便于携带，易于保存的优越性，其必将成为档案管理的主流，会计行业的工作者也更加倾向于将纸质化的档案转换为电子档案。在当下FSSC管理模式下，会计档案管理工作要注意资料的一致性与资料的合法性，保证资料符合标准。对于与原来处理不一致的业务与会计档案要重新设定标准。同时，在档案管理工作中要针对新的防控点设置合理措施。如果没有措施进行控制，将影响整个财务共享中心的会计档案管理工作。因此，在FSSC管理模式下，风险控制是会计档案管理工作的第一要义。

2.2 流程化与标准化越来越高

在财务共享模式下，会计档案管理工作的流程化与标准化程度越来越高。在会计档案进入FSSC处理之前，必须按照相關流程与标准进行。经过流程与标准审查之后的会计档案将直接影响会计档案的管理工作。为避免工作出现误差，应尽量避免档案整理工作中出现的风险。当档案质量出现风险与失误时，要及时更正档案信息。

2.3 集中化管理

在会计档案管理工作中，需要考虑外部环境风险与内部档案质量问题。为了统一解决两个问题，一定要将所有的档案进行集中化管理。档案集中化管理可以有效提升财务工作的服务质量，规范财务工作流程。在实际操作过程中，对于会计档案的整理要分门别类，保证资料适合不同类型工作的需要，增加企业财务工作的效率。由此可见，会计档案管理工作需要考虑外部的风险因素，综合各种条件，使会计档案管理工作适应各种财务工作变化，增加财务工作效率。

3 强化会计档案管理的有效途径

3.1 强化会计档案管理的有效途径

对于会计档案管理的工作者来说，要加强企业内控措施，增加企业内部会计档案管理机制与约束机制，增强企业管理者的责任心，增加档案管理工作者的专业素质与道德水平。同时，我国政府应当加强监管作用，明确政府作为权力监督的主体责任，发挥会计师事务所与注册会计师的作用，对会计档案的管理加强防护，增加会计档案管理工作的质量。

3.2 会计档案科学分类

企业应当对会计档案进行科学分类。如今，许多企业仅仅做到了对档案的保护管理工作，不能做到对会计档案进行科学分类。因此，应当增强企业对会计档案进行科学分类的意识。这将有利于提高下一步财务工作的效率，减少工作失误。在对档案进行分类时，要注意建立合理科学的档案分类体系，对关联度密切的档案安排靠近的位置，确保档案之间紧密的关联性。

3.3 强化内部质量管理职能

企业应当将关注点转移到会计档案管理工作的过程中，加强档案管理工作的监督，提升处理会计档案的质量。值得注意的是，如今，电子档案与纸质档案共存。企业应该取得相关部门的许可，保证电子档案与纸质档案的一致性，推动电子档案成为主流，纸质档案简单作为文档补充即可。

3.4 增强会计档案管理工作人员的素质

增强会计档案管理工作人员的素质对于档案管理工作质量至关重要。由于工作人员是整个工作的整体参与者，其工作质量将直接影响工作。因此，作为会计档案管理工作人员，应注意以下几点。首先，要做好保密工作。对于会计档案管理，要做到廉洁奉公，遵守法律法规，保证工作的纪律性。其次，应自觉主动参与企业培训，不断提升自己的专业素质，增强职业操作水准。最后，工作人员一定要恪尽职守，在工作中认真负责，不可出现粗心等低端错误。

4 财务共享模式的电子会计档案价值和意义

4.1 分类处理档案，提高精细程度

相较于传统的手工会计记账对于单据的处理，财务共享模式下的电子会计档案具有很大的优越性。在共享模式下，所有的发票在上传到财务共享中心之后，系统可以根据发票的类别自行分类。这减少了手工会计记账下的工作流程与失误，增加工作的准确性与工作效率。此外，通过对账单自动进行准确的分类，可以自动生成连续的编号，为之后的复核工作减少了工作量。

4.2 实时更新数据，提高准确性与有效性

传统会计档案是静态的。一旦档案形成，就不能更改。电子档案则很好地弥补了纸质档案的缺点。电子档案的存在形式灵活。每一份电子档案既可以自己独立存在，也可以在需要时与相关联的信息进行连接。此外，电子档案可以通过计算机云端技术生成报表，为各个企业的咨询服务提供有效数据。同时，在数据更新时，一个档案的更新会使与之相关的信息自动实时更新，这样很好地保证了信息的时效性，为企业财务工作提供便利。

4.3 云端处理数据，提高处理效率

我国科技的发展推动大数据的进步。大数据的进步在电子会计档案中的运用增加了电子会计档案的优越性。最为显著的是云端处理数据技术。云端处理数据减少了纸质档案的使用量，并且，也极大地提高了信息的检索效率，缩短整理制作各个报表所需的时间。

4.4 降低企业信息的传递成本

电子会计档案的发展可以降低企业信息的传递成本，增加信息储存的安全性。在纸质档案的时代，需要传递信息时，必须将档案进行复印。当所需传递的信息过多时，信息传递成本十分高昂。并且，由于纸质材料自身的缺点，并不利于保存信息。如今，电子信息档案传递起来十分快捷。企业可以利用网络和云平台，在任何时间地点进行信息传递。同时，电子会计档案更加利于保存。但是，电子信息的保存也存在一定的安全问题。在保存电子会计档案时，要注意及时备份，并设置物理措施防止侵入，必要时，要设置防火墙，防止木马病毒与数据的丢失。

5 关于电子会计档案管理的思考

按照类别对档案予以整合，使电子会计档案管理工作符合精细化的要求。

按照当前大数据时代的形式，我们可以慢慢体会到，未来发展的形势和方向基本定格在共享上，而财务各个工作环节诸多复杂，将共享工作做好，可以简化其工作环节，并减轻相关人员的工作压力。电子会计的工作对于档案的管理来说，又有了共享的保证，只需要将各种档案资料的信息加以汇总并整合即可。在某种程度上来说，会计的档案管理几乎都是由人工完成，而“事在人为”的道理说明，成也在人，败也在人。对于相关人员的工作压力、工作效率来说都有着极大的影响，从而使其工作需要的时间过长，对于数据丢失等各种工作失误会层出不穷。而电子会计档案管理方法的使用，利用機器的高智能应用来进行工作，其工作效率会大大提升。主要体现在：其会使用一些软件来处理、录入信息，继而发挥其高智能的方面，就是对其的各种功能进行选择;选择功能做好之后，开始管理档案。倘若此情况还是会导致工作效率达不到要求，可以使其选择其他功能用来整合档案、分类档案，电子会计就会在系统内新建一个文件夹，并同时出现许多子文件夹，将不同类别的数据和文件中的信息按照之前录入系统的顺序进行自然排列，并自动编好码，方便用于区分。随着科学技术的不断发展，未来的时代将会是各种机器时代，人工逐渐被机器所取代，对于信息录入、识别功能都由机器的高智能自动化来完成，为整个工作流程的顺利性、效率性做一个最大化的保证。即使如此，工作人员仍然需要进行不定期或者定期的检查，因为机器不是人工，工作虽然省时，但指不定什么时候会出现设备故障或机器零件损坏，造成对工作的困扰。

6 结语

近几年，我国经济迅速发展，大数据在各行各业得以应用。在大数据时代下，会计档案环境发生了诸多变化。企业应实时关注会计档案管理的环境，尽快将纸质档案数据转换为电子档案，做到及时备份保存，尽快实现企业档案管理的信息化。此外，财务共享中心的出现减少了企业在财务工作中投入成本，电子会计档案的管理一定要符合财务共享中心工作的标准。除了文中提到的内容外，网络技术的运用、大数据分析处理能力、ERP系统的开发利用等内容都会使得电子会计档案管理的系统不断扩展和创新，以期望达到企业价值管理的目的。总之，在大数据的时代中，财务共享对于财务工作的方向、发展趋势来说是必然的，希望国家可以对与之相对应的法律法规尽可能地完备，这样一来，电子会计档案管理的发展前景会越来越好，对于各行各业的财务工作也起到极大的促进作用，甚至我国的整体财务管理工作发展得越来越好。

参考文献

康立凤.集团化运作立体化管理——实现财务共享模式下电子会计档案管理的跨越[J].商情，2018（25）.

俞娜.大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理[J].中国科技投资，2018（6）.

张庆超.基于财务共享模式的电子会计档案管理研究[J].财会学习，2016（24）.