分析文书档案的办公自动化应用和管理

李飞

摘 要：随着信息技术的不断发展，办公自动化技术已经成为提升工作质量的主要形式，因此，加强办公自动化建设，已经成为许多行业的发展趋势，文书档案管理工作同样也不例外。但是从当前的文书档案管理工作实际来看，受传统工作模式的影响，其中还存在一定的问题和缺陷，这些问题也是制约文书档案管理质量提升的主要障碍。在这样的发展形势下，深入分析文书档案管理的办公自动化应用，对于提升文书档案管理工作的整体质量具有十分积极的现实意义。

关键词：文书档案;办公;自动化;应用

【中图分类号】G275.2 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）02-0297-01

1 应用办公自动化的文书档案管理的优点

1.1 办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统计准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

1.2 文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

1.3 电于文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

1.4 提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

2 提高文书档案管理办公自动化应用的有效对策

2.1 提高文书档案管理人员的办公自动化水平

在文书档案管理实践中，制约管理工作质量提升的一个主要原因就是管理人员的专业素质不高，因此，提高文书档案管理人员的办公自动化水平，是提升文书档案管理质量的重要环节。对此，应该安排一定数量的人员专门从事文书档案管理工作，并且这些从业人员应该具备一定的办公自动化基础知识，这样才能在管理工作中实现不断优化。有条件的单位可以聘请有关领域的专家学者，对文书档案管理人员开展定期或者不定期的培训，从而提升档案管理人员的办公自动化水平，为优化文书档案管理模式创造良好的前提条件。

2.2 加强文书档案办公自动化制度建设

在文书档案管理过程中，影响办公自动化水平的另外一个主要因素就是缺乏健全完善的管理依据。因此，针对这个问题，有关部门应该积极重视，并且及时采取有效措施，制定文书档案管理方面的法律法规，从而为文书档案管理办公自动化建设提供充足的法律依据，也可以在一定程度上规范管理工作流程，实现文书档案管理的规范化和标准化。在此过程中，有关部门应该结合文书档案管理工作实际，针对办公自动化建设中存在的问题和缺陷，制定法律法规，并且在档案管理过程中严格按照法律规范执行，包括文书档案管理、材料的使用、档案的核对和调用等等。在执行过程中，如果一旦发现制度中存在问题或者有与实际工作不符的情况，应该及时对其进行调整，确保办公自动化顺利应用。

2.3 不断优化文书档案管理办公自动化工作模式

在文书档案管理过程中，缺乏完善的办公自动化管理模式，档案工作机制不健全，是制约档案管理质量提升的主要问题。因此，应该积极构建和完善文书档案管理工作机制。在具体的工作实践中，应该及时认识到文书档案管理工作的重要性，并积极建立完善的文书档案管理办公自动化工作机制，规范文书档案管理流程。同时，应该对档案管理模式进行优化，并不斷完善办公自动化工作程序，提升管理效率，改掉传统管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升管理工作的整体质量。

2.4 完善办公自动化基础设施建设

办公自动化已经成为文书档案管理领域的重要发展趋势，因此，为了有效提升管理水平，应该对现有的档案管理体系进行优化升级，提升办公自动化管理水平。由于相关的工作设备陈旧，无法适应文书档案办公自动化工作的需要。针对这个问题，应该专门拨付一部分资金，对文书档案管理设备进行更新换代，引进先进的档案管理设备和管理技术，将档案管理工作从传统管理模式逐渐过渡升级到办公自动化水平，从而有效提升文书档案管理质量，为以后的发展奠定坚实基础。

3 结语

办公自动化的应用，是文本档案管理上的一次重大的改革。传统的纸质文本档案管理已不适应当今时代的发展，文本档案自动化管理模式将是社会的发展主流，需要由传统的管理模式走向现代化的管理方式。通过大量实践证明，处在当前办公自动化环境之下，无论是文书档案管理水平，还是文本档案效率都有了很大的提高。

参考文献

[1] 肖冰.对文书档案管理的办公自动化应用探析[J].办公室业务，2017，26（14）：173.