档案管理在行政工作中的创新与应用

林森

摘    要：档案管理科学作为一门完备的管理体系在行政工作中起着尤为重要的作用。科学的档案化工作就是对其管理活动进行真实的记录和构建，而档案的存在意义就在于它对行政单位自身发展轨迹和决策进行了系统的整理和归纳，是最为重要的工作经验财富以及对未来进行重大事项决策的主要资料获取地。本文就档案管理在行政事业单位中的创新与应用进行探讨，以供参考！

关键词：档案管理;行政工作;创新;应用

一、引言

档案是国家十分重要的资源，也是行政单位管理工作的基石。在具体的档案管理工作中，行政单位应对其引起足够重视，引进科学化和规范化的管理理念和模式改进档案管理工作的成效，从而为行政单位整体的管理打下坚实的基础，达到行政管理高效化和高质化的实现。对此，相关从业人员应作出不懈努力，不断进行创新和改进，为促进档案管理的创新科学化以及行政单位的智能发挥作出重要贡献。

二、档案管理在行政中的创新与应用

2.1 创新行政管理模式

档案管理工作应该从意识和人员以及管理模式方面进行改进，从而有效提升整个档案管理工作的效率并促进行政单位管理工作的质量水平。

在进行强化的同时还要把这些观念牢牢运用在当前的档案工作当中和建设当中。只有坚信档案管理和行政单位效率提高之间的有益正相关，才可以真正的把档案管理的强化意识融入到每天的日常工作当中，把档案管理的核心观念放到工作中的重要地位上。行政单位要对各种相关法律，比如《档案法》或者《〈档案法〉实施办法》以及本地的档案管理试行办法进行学习，对档案的重要性进行充分的研究和指导监督。只有这样，档案管理工作才能够从被动的消极管理转变成为主动的积极管理。

行政事业单位的档案管理工作要严格按照国家标准来执行，体现了制度的规范化、标准化，但是行政事业单位的档案管理工作中又存在着或多或少的差异，因此，各行政事业单位需要结合各自的专业特点和行政管理方式进行创新和探讨更适合的工作管理模式，建立符合本单位档案管理的一套健全科学合理的工作制度体系。因此，需要单位领导也要将各项制度监督落实。

比如，随着新型电子档案载体的广泛应用，同时推动行政事业单位的档案管理工作逐渐趋于信息智能化。对档案管理工作有严格的制度和规范，特别是电子档案与纸质档案的分别管理和共同管理，要以健全、科学、安全的行业制度为保障。比如，它们之间的衔接、转换和归纳需要有详细严谨的制度规范和表达。鉴于此，行政管理部门要根据本单位的电子档案管理归纳的特点以及专业需要来设计电子数据的管理格式标准，明确对电子档案的信息载体、存储格式和转换格式、硬件设备标准等做出严格的规范措施，同时要求相关工作人员非常严谨的执行和配合，确保行政事业档案管理工作的安全统一有序。

同时，档案管理工作按照责任制推进，必须职责分明。因此，每个档案工作者都要时刻保证专业素养、恪守工作职责。

2.2 科学应用高效信息化的档案管理工具

在对行政单位的档案进行信息化的改制和建设当中，档案部门要充分利用当前计算机的数据储存数量巨大、进行检索的速度极快等各类先进优势，大力进行针对计算机框架构建下的档案检索思路和实际的存储构建方式。同时，档案部门要在这种高速信息化检索的基础之上建立起最为严格的管理和研究制度，针对计算机的技术和管理这两个方面对其进行统筹和调配，确保档案本身和存储之间的安全保障，对于纸张形式的传统档案、数据形式的电子档案和两者之间进行过渡的档案的安全措施都要进行针对性的保证，确保网络档案的安全以及数据媒介存储的安全。同时要采用双轨制的构建方式，把纸张的档案文件和电子的档案文件进行分门别类的整理，对其进行档案编号的统一化和对应化，并在此基础上进行录著信息的整理和输入，方便查阅和整理。同时在此基础上还要对数据的备份工作进行整理和重视。如果单位自身条件比较好的话，则可以一步一步进行数字的档案馆建设，通过高度整合的信息处理核心进行处理，从而实现信息资源的共享。

2.3提高档案管理的安全性和保密性

在我国行政事业单位的档案资料，都是涉及行政运行的重要资料，甚至很多会涉及到专业机密以及国家机密，是需要严格保密和保存的。所以档案管理最基本的工作素养是安全性和保密性。①档案选址方面，需要按照国家相关规定，设立专有存放处。②库房档案管理也需要配备专业人员，主要负责档案库房的保密与安全，做好严格的档案管理和歸纳工作以及详细登记工作;③档案管理岗位的工作人员要进行专业化的考核和培训，使工作专员有较高的档案管理能力，能够高效准确的区分各类档案的管理要求和归纳次序。

2.4创建高水平的档案管理队伍

由于档案管理工作对连续性要求很高且时间跨度大，具有很强的专业性和连续性，对档案管理的团队人员的要求也需要稳定，对此岗位的人才要求要避免身兼多职业、频频调动。

首先要加强档案管理工作人员的服务意识，为行政事业的决策资料和发展轨迹的保存、查询等服务;具备主动服务意识，积极地为行政事业单位提供资料信息核查支援。同时，要根据档案资料的巨细化，不断地调整并提升档案管理的服务技术和质量，比如，要做到将档案资料按照科学方式以不同的类型、内容、方式、时间、频率等各方面进行详细严格的整理汇总，同时，按照各部门对档案资料的不同需求以合理科学的方式逐次开放档案资源，做到微笑服务主动服务，确保各相关部门在档案查询时的准确性、及时性和简便性。此外，行政事业单位要多组织岗位培训，以进一步提升档案管理工作者的专业素养服务质量。

三、结语

可见，行政事业单位的档案管理工作在行政体系中也起着举足轻重的作用。科学合理的档案管理工作就是对本单位的档案资料进行记录和构建的真实体现，主要是对本行政事业单位自身的历史发展轨迹和重要决策进行了科学有序的归纳和整理，为日后的发展和工作提供了重要的可考查资料，也是一些重要资料的获取地。可见，档案管理工作在发展迅速的今天，已然成为行政事业单位的重要岗位，同时也对行政的管理工作效益有着重要的影响意义。

参考文献：

[1]李隽. 探讨行政事业单位档案管理的创新思路[J]. 企业技术开发，2013（08）：69-70.