如何提高医院基建档案的归档率

刘瑛

摘 要：基建档案作为对医院各类基建工程施工信息的如实记录，在核实工程质量、后期工程维护、改建扩建等方面发挥了重要的参考价值，确保基建档案能够及时、全部归档是医院档案管理部门的重要职责。但是在具体工作中，存在各种各样的因素会影响基建档案的正常归档。例如重要工程资料丢失，或是纸质文件破损等。医院方面首先要从思想上高度重视基建档案归档的价值所在，随后还要结合归档工作需要和既往存在问题，以完善归档制度为抓手，以推进档案管理信息化为保障，实现基建档案归档率和利用率的同步提升。

关键词：基建档案;归档率;责任机制;信息管理系统

中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2020）02-0198-02

0引言

追求更高的归档率，是现阶段工程建设档案管理工作的主要目标。相比于普通的建筑工程，医院基建项目具有特殊性，对基建档案的归档工作也提出了更为严格的要求。近年来医院档案管理的专业化程度不断提升，为提高基建档案归档率奠定了扎实的基础。但是我们也要客观看待当前档案归集中存在的不足，借鉴其他医院在提高基建档案归档率方面采取的一系列措施，取长补短，实现本院档案管理工作优化开展。现就如何提升医院基建档案归档率展开简要分析。

1医院基建档案归档的必要性分析

1.1为医院各类工程的维护和改建提供参考依据

医院建筑用途的特殊性决定了其内部结构不同于一般的建筑物，如感染科污染物的流向、肿瘤科放射设备的埋放、功能科室仪器房的设计等都至关重要、所以原始基建档案的保存可以为这些特殊建筑的维护、改建、拆建等提供非常重要的依据。但是这些建筑物有一定的使用年限，并且在建成一段时间后，必须要开展维护工作，以保证使用安全。在后期进行维护、改建和扩建等一系列工作时，施工人员必须要调去这些基建工程的档案，从而制定更加科学、可行的施工方案。从这一方面来看，做好基建档案归档管理工作十分必要。

1.2 有利于保障工程质量和使用安全

基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、竣工验收文件等内容，基建档案反映了建设项目管理工作的真实过程。在后期对医院基建工程项目进行质检验收时，验收部门可以直接查看相关的档案，并且结合档案中的具体信息，判断基建工程是否存在质量隐患，或是有不规范施工的地方，为严格验收和确保质量安全也有积极作用。

1.3 为其他市政工程建设提供技术指导

医院基建档案除了可以对本院工程项目的维护、改建等工作开展提供必要指导外，还可以作为其他市政工程建设的参考资料。例如，医院污水池的建设资料，可以作为工业企业建设污水处理池提供技术参考;医院放射室的建设资料，可以作为一些生产放射性产品的化工企业建设厂房提供技术参考等。为此，医院方面有必要做好基建资料的归档工作，并且本着“档案共用，知识共享”的原则，支持其他企事业单位工程建设工作的开展。

2医院基建档案归档率不高的原因分析

2.1基建项目建设周期长，资料丢失情况严重

医院基建项目较多、周期较长，生成了大量的基建资料。由于很多管理人员存在懈怠心理，对基建资料收集、管理的重视程度不高，导致第一手资料没有被及时、全面的收集起来。虽然部分基建档案按照程序正常归档，但是这些档案的内容不完整、信息不全面，基建档案的利用价值也会大打折扣。部分档案管理人员在医院基建项目开展前期，还能遵循本部门的相关要求，从各部门收集和整理基建档案。随着时间的延长，逐渐放松了要求，造成了重要资料的丢失。此外，档案管理人员对工程建设方面的知识不了解，对基建资料的重要性缺少客觀认识，也是基建资料归档率不高的原因之一。

2.2缺少一套标准化、规范化的归档流程

医院基建档案的种类复杂、数量较多，且具有很强的专业性。对于档案管理人员来说，他们对于这些专业性极强的工程图纸、表格等缺少了解，也就无法准确判断这些基建资料是否具有留存价值。医院的档案管理部门内，缺少一套基建资料收集标准，也没有明细的资料归档流程。档案人员在收集基建资料时，由于操作不规范、认识不到位，造成了一些重要的资料、文件，没有及时归档，基建档案的完整性、可用性都受到了影响。部分医院虽然提供了一份档案收集明细表，但是没有具体到基建类别，例如照明工程、水电工程、消防工程中，需要收集和归档的资料有很大差别。档案管理人员如果没有参考标准，也无法保证较高的归档率。

2.3基建档案管理的信息化水平不高

在互联网时代，档案管理的信息化已经成为档案事业发展的主流趋势。从各个行业的应用效果来看，档案信息化的优势突出，例如可以动态进行档案收集和更新，通过定期备份可以避免档案丢失、损坏等。但是目前来看，医院方面在档案管理信息化建设上的投入明显不足。调查发现，除了一些大型的三甲医院外，多数乡镇医院的档案管理部门，信息基础设施并不完善。同时，档案管理人员对大数据分析等技术的运用不够熟练，也无法利用信息工具高效的完成医院基建资料的收集、归档和利用等工作。在“互联网+档案管理”的背景下，信息化建设滞后已经成为制约归档率的重要因素。

3提高医院基建档案归档率的有效措施

3.1 增强档案收集意识，引进归档责任机制

基建档案的及时、完整归档，不仅与本院建筑工程的管理、维护和改建等工作直接相关，也会对其他市政工程建设产生一定程度的影响。为此，医院方面负责基建资料归档的相关人员，既要具备较高的职业素养，能够参与到医院基建的一线中，积极联系建设单位做好相关资料的收集工作。同时，也要引进责任机制和奖惩制度，将基建档案的归档率，作为员工考评的重要依据。例如，医院的某一基建项目完工后，如果归档率不足95%，则追究相关人员的责任。如果归档率达到了100%，则对相关人员进行表彰。通过强化责任意识，为基建资料的收集和归档奠定扎实的基础。

3.2细化档案归档标准，明确档案收集范围

每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。如住院楼工程项目，除了土建、水电、照明、消防、通讯、信息系统等之外，还需要中心供氧、负压、对讲等设备带系统。所以，在订立档案资料收集范围时，档案员要事先了解清楚工程项目的规模和使用功能等情况，列出必须收集的档案资料清单，以便在资料收集和汇总时做到心中有数。通过定期开展业务培训，让档案管理人员也了解一些基建相关的知识。同时，要熟悉基建资料收集标准和归档范围，坚决不让任何一份有价值的基建资料流失，在追求更高归档率的基础上，充分发挥基建档案的利用价值。

3.3建设信息管理系统，拓展档案收集渠道

近年来医院各类基建项目有增加趋势，给基建档案的整理带来了较大的压力。为了提高基建资料收集效率和提升归档率，必须要充分发挥信息技术优势，建立统一的信息管理系统。这样一来，档案管理人员不需要到施工现场，通过互联网就可以与建设单位取得联系。各种基建资料可以通过互联网传输给档案管理人员，并将其存储在计算机中。电子文件和数字档案，相比于纸质档案更容易收集和管理，并且可以利用计算机进行无限次的备份，即便是因为意外原因导致资料丢失，也可以启动备份文件，有效解决了以往纸质资料、文件经常丢失的问题，归档率得到了大幅度的提升。

4关于提高医院基建档案归档率的几点思考

4.1思想重视的基础

在工程项目建设过程中做好各类资料、文件的收集，是一项基础性工作。对于医院基建工程来说同样如此。为了保证较高的归档率，院方的领导人员，以及医院档案管理部门的全体工作人员，都必须从思想上对基建档案的归档工作高度重视，这是指导档案管理工作开展的必要基础。因此，无论医院基建工程规模大小、数量多少，都必须从思想层面上给予足够的重视。在基建项目准备阶段，有必要组织本院的档案管理人员开展针对性培训，切实提高相关人员的责任意识，为下一步开展精细化的基建档案归档工作提供思想上的保障。

4.2 制度建设是核心

鉴于医院基建档案在多方面均发挥着重要参考价值，在加强归档管理时，除了要依靠每一名档案管理人员的责任意识和职业素养外，还必须采取一定的强制手段。立足于基建档案管理的特征，建立健全归档管理的配套机制，通过发挥制度约束作用，进一步激发档案管理人员的能动性、主动性，进而将归档率再提升一个层次。例如某医院引进了激励机制，将归档率的高低，直接与档案管理负责人的奖金多少、职称评定、职务晋升等挂钩。该制度推行后，档案管理人员收集基建资料的主动性明显提升，归档率也从原来的92%提升到了98%。

4.3 信息技术是保证

通过对以往归档工作的回顾性分析，可以发现基建资料收集不及时、纸质文件破损等情况，是降低归档率的常见因素。而信息技术在档案管理领域的推广应用，则可以充分发挥信息技术优势，消除上述问题。例如，整个基建工作中，尽量使用电子档案，少用纸质档案。这样一来是减轻了资料归集的压力，档案管理人员只需要通過计算机，或是移动设备（如PAD、智能手机等），就可以完成基建档案的归档工作;二来是打破了档案管理部门和工程施工部门的信息壁垒，实现了基建资料、文件的高度共享，为提高归档率提供了技术支持。另外，从基建档案的利用角度来看，信息技术也在档案信息挖掘、整合、利用等方面发挥了明显的优势。

5结语

在医院基建规模不断扩大的背景下，基建资料的收集、归档等工作，也逐渐引起院方的高度重视。在实际工作中，影响基建档案归档率不高的原因多种多样，其中既有主观因素的影响，例如档案管理人员责任意识不强、积极性不高，也有客观因素的限制，例如档案收集的手段单一，档案管理信息化建设滞后等。医院方面要开展广泛调研，对现阶段基建档案的归档情况做到全面了解，对其中存在的问题进行深入剖析。然后“对症下药”，保持思想上的高度重视，开展制度上的建设，做好信息系统的引进。通过多措并举，在提升基建档案归档率的基础上，充分发挥医院基建档案的利用价值。

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