文书档案管理的有效途径探索

高瑞洁

【摘要】文书档案管理水平的高低直接影响了档案质量的好坏，随着信息时代的到来，人们对文书档案管理工作的要求变得更加严格。本文便对档案管理的途径进行了研究探索，简要分析了文书档案管理过程中存在的问题，并根据这些现有问题，提出了针对性解决策略，期望本文可以为相关研究提供理论知识参考。

【关键词】文书档案;档案管理;有效途径

文书档案管理是档案管理的主要构成部分之一，对科学研究、企业决策等环节具备极其重要的辅佐作用。目前，文书档案在管理方面仍存有部分问题，阻碍了文书档案管理的发展。因此，必须针对档案管理有效的途径进行研究探索，期望可以进一步推动档案管理行业的发展。

1、文书档案管理目前存在的问题

1.1企业未对文书档案管理工作足够重视

从档案管理目前现状来看，仍有部分企业没有对档案管理工作进行充分重视，认为该项工作可有可无，从而导致档案管理工作的进展十分随意，档案管理人员配备人数不足，无法有效落实档案管理工作。部分企业甚至认为档案管理工作不仅不会为企业带来任何经济效益，还会占用企业一定程度的资源，因此对档案管理工作缺乏足够程度的重视，甚至刻意忽略档案管理工作的存在，这对于档案管理工作的发展具备极其严重的阻碍作用[1]。

1.2针对文书档案管理信息化技术水平不足

如今是信息时代，各种先进技术争相而出，企业办公技术也向着信息化方向发展，进而便产生了大量电子档案资料。但根据如今档案管理的技术水平，信息化建设仍然比较滞后，无法及时跟上企业现代化办公发展的需求。目前，文书档案的管理工作大部分还是由人工进行，缺乏纸质版材料向电子版材料的转变，并且电子版材料收集程度不高。这些因素均对文书档案的管理工作技术水平的提高有所影响。

1.3档案利用率较低

在如今实际档案管理工作进行过程中，人们仍然受到传统档案管理方式的影响，使档案文书资料利用率较低，无法完全实现档案有效及时的共享。在进行档案管理工作的过程中，越来越多的工作人员将管理工作的重点放置在对文书档案资料的归档以及保护上，完全忽视了对文书档案资料的实际具体应用。与此同时，很多企业对文书档案资料查询的信息化建设程度不足，仍旧需要人力耗费大量时间去翻阅档案，无法完全实现“一键搜索”，极大程度的限制了文书档案资料的应用，阻碍文书档案资料发挥其应用价值。

2、文书档案管理工作的有效途径

2.1相关人员应提升对文书档案管理工作的注重程度

文书档案资料是记录企业日常资料信息的主要载体，在企业进行最终决策以及未来战略发展等方面起到辅助作用。因此，需要企业相关工作人员以及领导负责人及时调整心态，提升对档案資料管理工作的注重程度，在企业内部自上而下充分带动文书档案管理工作的开展[2]。为了促进档案管理工作的进展，企业领导负责人应及时将文书档案资料的管理工作提到日程上来，保证管理工作有效切实开展。同时，企业还应该加强对档案管理工作的考核培训工作，将最终考核结果与工作奖金绩效相挂钩，可以有效突出档案管理工作的重要程度，保证管理工作落实到实处，提高档案管理技术水平，保障档案管理工作质量。

2.2增强档案管理工作的信息化建设

如今是信息极速发展的时代，对于企业文书档案的管理工作而言，企业领导负责人一定要及时抓住信息时代带来的机遇，大力开展档案管理工作的信息化建设。在实际工作的信息化建设过程中，可以引入档案资料管理系统，成功实现文书档案纸质化向电子版的转变，大幅提高档案资料的信息化水平，完美打破将纸质资料作为企业第一档案管理内容的传统模式。在针对档案文书资料管理工作信息化建设的过程中，要将建设重点主要放置在数据库的发展、信息化技术服务以及电子档案的建设上，提高档案文书资料管理工作的质量，完全充分发挥档案文书资料管理工作的优势与价值。

与此同时，还应该努力提高档案文书资料管理工作人员的专业技术水平，企业应做好档案文书资料管理工作人员信息化技术的培训工作，在工作培训过程中，应注重实践与理论相结合，开展具备针对性的档案文书资料管理操作培训，保证每一名档案管理工作人员可以熟悉运用各种现代信息化设备，极大程度的提高工作人员的档案文书资料管理能力，保证档案管理工作高效顺利进行。

2.3提高档案利用率

档案文书资料管理工作存在的意义就是要将企业档案文书资料进行合理利用，这同时也是档案工作开展的目的。只有充分做好档案文书资料的利用工作，满足企业档案资料实际使用需求，才可以保证档案文书资料的使用价值得到合理充分发挥，对推动档案文书资料管理工作的可持续性发展具有极为重要的积极影响。在进行档案文书资料管理工作的实际开展过程中，相关工作人员应努力提升档案文书资料的利用率，在现有的档案文书资料信息化管理系统基础上，结合日常档案文书资料的使用情况，及时改善优化现有信息化管理系统的检索工具，使其适用程度大幅提升，提高使用人员对档案文书资料的利用率[3]。同时，文书档案资料管理工作人员还应该在企业内部进行对档案文书资料需求的实际调研工作，广泛听取各个意见，了解工作中档案文书资料的实际需求，保证档案管理人员有针对性的开展工作，从根本上提高档案资料利用率。与此同时，档案管理工作人员还应当充分做好档案管理与完善的基础工作，对文书档案资料的利用价值进行科学合理分析，充分考虑到各种因素的影响，大力推动文书档案资料基础化业务建设，促使文书档案资料利用率提升。

结语：

根据目前文书档案资料管理工作的情况来看，仍然存在部分问题，比如企业领导负责人以及工作人员对文书档案资料管理工作缺少足够重视、文书档案管理信息化技术水平不足、档案利用率较低等现象，进而严重影响了文书档案资料应有价值的发挥，针对这种现象，相关负责人员应该对档案文书资料管理工作进行有效途径的探索，进而提高文书档案资料的利用率，推动文书档案工作向信息自动化方向发展，提高工作人员的档案文书资料管理能力，保证档案管理工作高效顺利进行，促进档案文书管理工作的可持续性发展。

参考文献：

[1]王明罡.办公自动化背景下对文书档案管理工作的思考[J].卷宗，2017，（6）：50-51.

[2]王璐薇.事业单位档案管理中文书档案管理的创新发展[J].中国科技投资，2019，（34）：143.

[3]杨雪.事业单位文书档案管理优化途径分析[J].各界，2019，（24）：72.