完善单位流动人员人事档案管理工作之分析关键要素探究

连璠

摘 要：现如今，随着我国社会主义市场经济与人事制度的不断发展、变化，人员流动越来越严重，由此促使人事档案管理工作在面临一定发展机遇的同时所面临的挑战十分巨大，导致单位流动人员问题极其复杂且充满系统性。基于此，为进一步完善人事档案管理工作，就需要单位进行深入的探索与开拓，为更好的开展这一工作可以提出更加新颖的措施，从而才能够不断完善与调整人事档案管理工作。

关键词：单位流动人员;人事档案管理工作;分析关键;要素探究

近年来，随着国家经济体制、人事制度改革的深入进行，人才流动特征主要表现为“双向选择”，由此将多年以来的不同所有制身份、干部身份、人才合理流动机制打破，导致原本的就业形态与劳动关系从单纯、清晰变得更为复杂、模糊。再加上，流动人员人事档案数量的增加和频繁的变化，由此增加了管理难度，不利于利用效率的提高，但是鉴于流动人员档案在市场经济发展过程中所具有的作用，十分有必要对其进行科学的管理。

1单位流动人员人事档案管理现状

1.1内容缺失、真实性不足

人事档案在填写过程中由于档案表的内容设置比较固定，即许多模块都是固定的，如姓名、性别、年龄、毕业院校、工作经历等，在设计档案表格时对于填表人信息的项目设置缺乏深入的挖掘与考虑，由此极易诱发各种问题，如档案材料内容形式陈旧且单一、信息量不够等，同时，在填写过程中一些人为了在众多应聘者中脱颖而出，刻意的隐瞒或者虚报自己的一些信息，如学历、工作经验等，而这些问题的客观存在会直接影响档案信息的填写真实性[1]。

1.2落后的档案管理方式

当前，许多单位受自身规模的影响，不存在专门的档案管理部门，人事档案管理工作的开展也未安排专职人员，在存放档案时只是将收集到的随意在一边对方，且不能结合各项标准（如级别、职位等）来对档案进行分类，在放置时不能严格划分区域，由此很难规范的开展人事档案管理工作。同时，许多单位的人事档案管理十分杂乱无序，不能设置专业人员与专门的部门进行管理，管理要么是清闲部门兼职，要么只安排一两个人员，但是因个人精力是有限的，因此很难细致的做好如此大量的档案管理工作。还有的单位，为致力于人力、物力、财力的节省，直接向劳动人事相关部门来委托管理这项工作。上述问题的存在都很难保证人事档案内容的真实性，不具备完整的资料和混乱的归档等，而问题的长期堆积，很难得到有效解决，从而会进一步加重问题的严重性，最终会对单位正常的人力资源管理工作造成严重影响。

1.3档案管理环境不够优化

纵观当前档案存储工作情况，人事档案的存放以纸张为主，一旦遭遇连续阴雨天气，则纸质档案极易出现各种问题，如受潮、发霉、虫蛀等，由此很难保证档案内容的完整性;一旦遭遇突发自然灾害，因存在较多的纸质档案，在搬运方面会面临很大难度，极有可能因抢救不及时而造成纸质档案的严重破损或丢失。除此之外，档案存储环境所具有的安全防护系统较低，还会极易引发其他的不必要损失，如人为偷窃档案等[2]。

2完善关键要素分析

2.1实现人事档案的信息化管理

现如今，我们已经进入信息化时代，而在单位中档案的存在主要是以一种重要的信息方式，为实现现代化管理，十分有必要对其进行深入的分析与研究。鉴于在人事档案管理中，流动性人员工作的开展主要借助的是计算机与网络通信，因此实现人事档案流动人员的网络化管理，是需要重点解决的问题。为更好的完善流动人员人事档案管理，就需要从三个方面着手。第一，实现现代化档案库管理，即采用科学的方式来致力于传统档案管理方式的转变，利用档案管理信息化实现对专用数据库的建立。第二，实现档案资料的电子化，即在现代先进设备与技术的帮助下向微机中整理输入档案，然后为更好的展现数据资料可以利用多种形式，如图片与声像资料等，如此能够确保档案数字化与信息化的实现;同时，在各个环节都能够保证自动化操作的实现，如档案查阅、借阅与归档等。第三，实现档案管理的网络化，即在各种网络平台的帮助下建立人事档案网络服务系统，如互联网、局域网等，促使相应网络区域与网站的形成，最终能够更好的交换与流通人事档案，保证在异地就能够实现查询并科学的管理人才流动[3]。

2.2人事档案管理各个环节的不断规范

关于流动人员的人事档案最终呈现方式主要是借助档案材料，其能够提供充足的信息来更好的开展各项工作，如人事等。同时需要充分保证档案材料的真实性、可靠性、完整性，清楚的进行文字表述，拥有可靠、稳定的对象，且手续完备。唯有此，才能更加顺利的开展人事档案管理工作。

2.2.1

第一，规范收集人事档案，形成一个系统的网络，在制定收集方法时需结合材料形成的规律与特点。第二，在流动人员或用人单位中实施档案管理合同关系，帮助双方对自身责权利进行明确，确保相关信息的及时收档，为有效避免档案分批转出或扣留的行为，就需要充分保证流出、接收档案的完整性。第三，及时革新傳统消极的收集保存方法，利用新型档案收集保存机制实现人档分离，如此可更好的管理人才。

2.2.2严格档案转递手续

随着市场经济与人事制度的演变与发展，导致人员流动情况日益严重，由此很难及时有效的开展档案转递工作，因此在单位人事档案管理工作当中，流动人员的核心工作就在于安全、顺利的转递各种人事档案[4]。

2.2.3不断优化档案内容构成

人事档案的结构构成通常涉及个人年龄、社会关系、专长、知识水平等多方面的内容，为保证能力档案的不断创建且充分说明个人情况，如文化水平与专业能力等 ，就需要不断的创建能力档案。同时，重视业绩档案的创建，在具体工作中确保能够充分展现流动人员的具体表现与工作情况，如此能够提供一定参考依据来方便流动人员的晋升与调动，且重视诚信档案的创建，强化管理流动人员的诚信管理，在诚信道德方面详细、认真的记录各项资料，唯有此才能完整的呈现流动人员的实际情况，更好的建立转移与发展人事档案。

2.3人事档案管理方式的不断拓展

现如今，随着我国社会主义市场经济的高速发展，我国单位流动人员的管理方式日渐靠拢人事代理方向 ，由此增加了人才的产业化，且促使人事管理逐渐向一种制度发展，换言之单位人发生了一定转变，使其更具社会性，且还能够单独分割人员使用与人事关系。同时，随着社会形势的进一步发展与进步，极大的调整了人事代理制度，且形成了人才租赁的形式，在这种情况下人才市场逐渐成为员工雇主，能够强化管理员工人事，而用人单位、人才市场之间建立了一定合作关系，由此转移了劳动关系，促使资源配置力度得到显著提高[5]。

结束语

综上所述，本文详细且认真的介绍了单位流动人员人事档案管理工作现状，明确指出其中所存在的问题，在此基础上经过深入的分析，为更好的管理单位流动人员、更好的开展人事档案管理工作而提出几点建设性意见。

参考文献：

[1]刘艳.新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].办公室业务，2020（04）：163+168.

[2]刘艳.强化档案审核工作对提升干部人事档案管理水平的有效作用[J].黑龙江档案，2020（01）：43.

[3]郑扬.完善单位流动人员人事档案管理工作探讨[J].现代商贸工业，2017（19）：90-91.

[4]张瑞香.完善企业流动人员人事档案管理工作的措施[J].兰台世界，2016（S1）：125-126.

[5]张静秋.浅述完善企业流动人员人事档案管理工作的措施[J].黑龙江档案，2014（02）：168.