智能化在高中档案管理中的应用

毛敏琪

摘 要：结合实际，对智能化在高中档案管理中的应用进行分析。首先阐述了当前高中档案管理工作存在的问题，其次档案管理智能化优势的基础上，探讨了智能化档案管理在高中档案管理的应用。希望通过分析，可以给相关档案管理工作人员提供一些参考。

关键词：智能化;高中档案;管理;应用

引言：

进入新世纪后，信息技术的发展为人们的生活带来了前所未有的变化。人们借助信息技术可以开展各项工作，服务个人的学习和生活。在商务管理、学校教学等不同场所，智能化的管理模式已经影响了这个时代的基本走向。就高中档案管理工作而言，日常的档案管理具有重要的现实意义。由于档案管理的保密性和复杂性较高，因此在管理的过程中经常会出现系列的问题。随着信息化技术的不断发展，学校的档案管理模式也出现了前所未有的变革。在对电子办公信息进行处理的过程中，虽然已经实现了体系化的管理，但在一些具体的内容上依旧存在着风险。

一、传统的高中档案管理模式存在的不足

（一）档案管理工作量大，效率较低

就高中档案管理而言，每年9月都会有一批新的学生进入高中。由于涉及的管理信息较多，如果仅是依靠传统的档案管理模式，那么很难提升整体的管理效率。如果出现了严重的差错，可能会影响到学生未来的发展。从管理人员的结构来看，大多数管理者属于年龄偏大的教职工。面对这样的群体，他们很难实现精细化管理，经常会出现一些疏漏。从传统的档案信息查询系统来看，很难在第一时间为学生提供有效的档案信息。

（二）安全性能低下

从传统的档案管理模式来看，由于信息依靠的是人工手动输入，不仅会消耗大量的时间成本，而且也会影响到整体的保密性效果。虽然有计算机作为技术支撑，但是大多数工作人员无法熟练操作计算机，所以会经常出现档案归档过程中的疏漏问题。由于没有形成体系化的安全保障机制，而且遇上专业素质偏低的管理人员，很容易导致信息泄露。一方面会给学生带来麻烦，另一方面也会造成学校和老师的困难。总的来说，传统的档案管理模式具有较高的风险隐患。

（三）信息查找困难，程序过于繁琐

由于高中档案管理模式一直处于传统的状态，没有智能化的设备作为技术支撑，所以会使日常的管理流程变得更加繁琐。一旦有学生想要查询个人信息，很难在第一时间为学生提供有效的信息服务。人工查找的模式会增加工作人员的日常工作量，不利于紧急情况下的资料查找。

二、档案管理智能化优势

（一）档案智能化管理节约时间成本

和传统的档案管理模式不同，智能化档案管理具有较高的效率。只要数据一次性录入，就可以实现无数次循环利用。不仅可以提升信息共享的效率，也有助于工作人员日常的工作管理。在智能化的管理模式下，可以在较短的时间内将学生的信息自动生成报表，按照不同人员的需求进行打印复印，这直接提升了工作的整体效率，消除了诸多不稳定因素。除此之外，档案智能化管理可以让学生对自己的档案进行自动统计和优化。不仅可以提升整体的操作效率，而且也可以节省日常的工作时间。

（二）智能化管理使查询更加便捷

在智能化管理模式下，可以为查询者提供更多的查询服务和查询手段。按照不同需求，事先设定查询条件进行科学化查询，选择合适的信息满足不同群体的需要。除此之外，档案管理人员还可以借助网络优势进行在线查询，直接打破了时空的局限，随时随地地为老师和学生提供更加人性化的服务。

（三）提升了查询和借阅的便捷性

就传统的档案查询而言，基本上是以手动翻阅的形式来获取自身需要的信息。一方面会损耗大量的时间精力，另一方面也降低了整体的工作效率。 如果同一份档案经常翻动，可能会给档案造成不可扭转的损害。但是智能化档案查询系统可以解决传统查询的劣势，在确保操作便捷化的同时，也能够提升整体的工作效率。通过智能化平台的管理，工作人员可以及时向借阅人员催促，劝其能够在指定的时间内归还档案。总的来说，智能化档案管理方便了学校和学生之间的日常需求，具有不可超越的优势。

三、智能化档案管理在高中档案管理的应用

（一）以全新的服务手段建立并完善档案管理模式

随着科学技术的不断发展，信息技术在人们的生活中越来越重要。在高中档案管理中，应该融入信息化管理理念，使其朝着更加智能化的方向发展。最近几年，档案管理数字化进程不断地向前推进，已经彻底改变了传统的档案利用模式。越来越多的学校开始借助计算机网络平台来实现档案管理，改变了以往落后的档案管理模式，实现了工作方式和手段的创新。一些学校已经完全的实现了无纸化管理的状态，通过系统完备的数字档案，转变了传统的实体管理模式，使得档案管理更加信息化和智能化。在这样的情况下，高中档案管理内部的档案管理部门需要从服务手段的改变出发，选择全新的服务方式来适应当前信息化发展的方向。随着档案管理模式不断地朝着现代化的路径进发，应该在高中档案管理中融入智能化发展元素。

（二）完善基础设施，服务档案管理信息化

在实现档案管理信息化的过程中，应该关注基础设施内容。这不仅是简单的校务现代化改革，还是管理模式创新的根本途径。具体来说，应当采购一批先进的计算机软件，从而更好地服务于日常的信息档案管理。由于高中档案管理内部的条件不同，应该结合自身的情况做好档案管理设备采购，为管理部门提供更加充分的设备支撑。常见的设备有电子计算机、光盘刻录机等。在所有的设备中，档案管理系统软件是至关重要的。它是实现数据库网络化的基础，也是保证电子档案安全的关键所在。值得注意的是，信息化档案管理系统软件自身功能强大，可以容纳不同大小和类型的数据。借助强大的网络平台，可以在较短的时间内实现数据共享和交互。

（三）强化宣传力度

在信息化时代背景下，高中档案管理内部的管理层人员应该具有开阔的视野，能够认识到智能化档案管理的重要性。在现代社会中，信息化当管理有助于提升校园内部的管理效率，方便日常教学。学校层面要时刻提醒老师和学生能够重视个人的档案，并组建一支具有高级管理能力的队伍服务于学校内部的档案管理建设。在创新理念的激发下，高中档案管理部门要在保证管理质量和效率的同时，也要为学生提供更加人性化的服务。

（四）档案信息安全保障体系的建立和完善

在档案信息的管理过程中，应该时刻保证档案信息的安全保密性。所以，在改革校务的过程中，应该在保证信息化的同时，也能够提升整体的安全性，以强有力的安全保障机制推动智能化的档案管理模式。首先，做好基础性的安全备份工作，提升档案管理人员的安全意识，避免出现严重的数据泄露问题。从内部管理来看，以严格的规章制度约束档案管理人员的行为，在保证他们个人安全的同时，也能够保护师生的信息安全。

（五）推动档案管理朝着规范化和标准化的方向建设

在信息化时代背景下，越来越多的高中档案管理采用的是智能化档案管理系统来实现规范化的信息管理。为了能够保证档案的安全性，应该从规章制度着手，以规范化的管理制度约束工作人员的行为。除此之外，檔案管理人员要有规范意识，能够在日常的管理中严格按照规章制度办事。

四、结语

从当前的情况来看，在高中档案管理信息化办公的过程中，虽然取得了一定的进步，但还是存在着一些不足。因此要结合具体的状况进行完善，创建符合师生需要的安全保障体系。除此之外，还要做好日常的宣传工作，让每一个管理人员能够在智能化的时代背景下实现高效的档案管理。

参考文献：

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