基于B/S架构的合同电子文档审批系统设计

黄海 谭晗凌 黄桂烨

摘  要：为实现业务合同的全周期动态化管理，避免因合同签订不及时或繁多无序影响项目执行期间的跟进和调用，基于B/S架构在Windows操作系统上设计了合同签订与审批系统，采用HTML PHP语言，MySQL数据库，结合行业的特殊性，實现对合同的拟稿、签批、统一归档及后期执行支付情况记录等过程进行全周期动态化管理，提高了业务工作效率，方便业务互动交流，同时也有效地加强了内控管理。

关键词：B/S;合同管理;全周期;动态管理;内控

中图分类号：TP311.5;TP317.1      文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）03-0076-05

Abstract：In order to realize the full-cycle dynamic management of the business contract of the meteorological department，and to avoid the follow-up and invocation of the project during the execution of the project due to the inconsistency or excessive disorder of the contract signing，a contract signing and approval system was designed on the Windows operating system based on the B/S architecture. Using Html PHP language，MySQL database，combined with the specificity of the industry，to achieve full-cycle dynamic management of contract drafting，signing and approval，unified archiving，and later execution of payment records，improving business work efficiency and facilitating business interactive communication. At the same time，it also effectively strengthened internal control management.

Keywords：B/S;contract management;full cycle;dynamic management;internal control

0  引  言

近年来，随着国家对气象现代化建设越来越重视，业务建设项目不断增加，对各种硬件和软件的采购量不断增加，合同文档的数量也相应地有所增加，如何进行规范化、制度化、系统化管理已经被提到了重要位置。作为项目建设启动期的重要环节之一，合同在完成签订的过程中需要各部门相关人员会签形成意见，合理有序归档以备项目执行时跟进、调用。由于合同数目多，在遵守各单位办公室与业务、法规、财务、审计等相关部门建立沟通协调机制，加强合同全过程管理，降低履约风险的内控管理制度的同时，因为传递不到位、相关人员出差或处理不及时等原因，无形中会延长签批过程，拖慢合同的生效时间以致后续工作无法按计划实施。基于B/S架构设计的合同签订审批系统，可以对合同的拟稿、签批、统一归档及后期执行支付情况记录等过程进行科学管理。同时，对合同电子文档进行有效的全过程动态管理，避免因合同杂乱繁多而影响后续的使用，可以加快项目执行进度，同时也可以规范内部控制管理。

1  系统设计

1.1  系统设计原则

（1）安全原则。合同内容涉及技术参数、财务数据等，确保系统安全十分重要。

（2）稳定原则。运行稳定，确保工作流程的正常运作。

（3）实用原则。在设计时充分考虑日常业务实际流程以确保切实可用。

（4）易用原则。界面友好，便于操作。

1.2  系统开发技术

本系统采用HTML PHP语言，Windows操作系统，MySQL数据库，使用虚拟机进行存储，在此基础上通过调研、讨论、优化、定制开发的方式建立合同签订和审批管理系统，实现系统在网上运行，并具备可扩展性，易操作，维护方便。

1.3  主要功能模块

合同签订审批系统具有合同拟定、合同签批、合同管理、履约记录和查询统计等主要功能模块，具体如图1所示。

1.4  角色管理

合同签订审批系统操作主要设定4类人员：合同经办人员、财务人员、管理层人员（业务主管领导、财务领导、单位主要负责人）、合同管理人员。以上4类人员凭个人账户名称和密码登录。系统不对以上4类人员之外的用户开放。

1.4.1  合同经办人员

合同经办人员是签订合同的主体，录入合同相关基本信息，草拟、修改合同，对合同签批进行追踪，生成合同审批表，填报支付进度。合同经办人员仅可以查询和下载本人经办的相关合同。

1.4.2  财务人员

财务人员审核并修改合同，可以查询系统内全部合同。

1.4.3  管理层人员

管理层人员审核并修改合同，签批合同审批单，可以查询系统内的全部合同。

1.4.4  合同管理人员

合同管理人员日常管理维护合同系统，为合同经办人员创建账号、存档管理合同电子版、生成合同台账，可以查询系统内的全部合同。

2  系统功能

2.1  系统设计

从合同洽谈起到合同失效为止，对合同进行系统性的管理。凡涉及合同条款内容的各部门都应介入和管理，我们可以將其理解为单位的内部管理控制流程之一。本系统要实现的业务流程如图2所示，实现从合同起草到审批、签章、归档的全流程管理，即拟稿人可利用系统提供的合同模版草拟合同，线上与业务主管领导互动修改，定稿后再按照中心合同管理规定，在线上呈财务领导、单位负责人签批，打印签章后由合同管理员扫描归档，并做后续的款项支付记录管理和查询统计。

2.2  数据库结构设计

2.2.1  合同签订审批系统数据库主要表格

合同签订审批系统数据库主要表格结构如表1所示。

2.2.2  合同签批管理库

合同签批管理库主要包括合同的生成、审批、签章等信息，其结构表如表2所示。

2.2.3  合同审批单管理库

合同审批单管理库包括合同签批流程各审核部门的意见信息，其结构表如表3所示。

3  系统试运行

基于B/S架构的合同签订与审批系统实现了合同文本拟定、签批流转及归档管理等一系列功能。

3.1  合同拟定

合同经办人员在拟定合同时，可选择合同模板（货物类合同或服务类合同也可直接导入自定义合同），填写合同基础信息包括合同名称及合同相对方名称，选择单位方签订合同单位的名称、选择合同内容的采购方式。如图3所示。

3.2  合同签批

合同完成初稿后，经办人选择发送送审，通过工作流驱动，工作流节点上配置的审批人会依次对合同进行审批（同意或者拒绝，并填写相应的审批意见，同意进入下一个审批人，否则退回到开始节点），如图4～图6所示。

签批过程中如对合同有重大修改，经办人可将合同导出给合同相对方确认修改后再行导入本系统。

3.3  合同盖章

合同通过最终审批后，定稿及合同审批单将同时流转至经办人及合同管理员节点，经办人可以取合同号后打印纸质合同和合同审批表，如图7所示，合同管理员对合同电子版进行确认存档并对纸质合同盖章。

3.4  合同管理

签章后的纸质合同和合同审批表，由合同管理员进行扫描后保存PDF版本，并登记合同台账。

3.5  履约记录

经办人每次办理支付款项时，填写履约事项及付款金额等信息。

3.6  查询统计

合同管理员可对合同进行统计操作，并且能生成及导出Excel表格，如表4所示。

3.7  合同归档

合同管理员可对Word格式和PDF格式的合同进行归档。

4  结  论

基于B/S架构的合同签订审批系统在设计过程中，不断规范和优化合同管理业务流程，有效地对合同立项选商、合同审查签批、合同签订、合同履行和合同归档等工作实现了全周期动态化管理，系统流程通过划分合同涉及各方的承办范围、职责、权限等，使管理层次明确，提高了整体工作效率。在实际应用中，形成电子合同管理库，不但推进了合同拟订签批的进程，规范了合同的归档存库，提高了数据统计的全面性，还有效地实现了审计过程中的调阅和使用。

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