大数据视角的高职院校档案管理改革研究

赵娟

摘 要：随着经济和科技的不断发展，信息技术已经得到了广泛的应用。高职院校的档案管理工作也应用了信息技术的手段。将信息技术和大数据技术应用于高职院校的档案管理中既是一个机遇也是一个挑战。这项技术的应用会给我们的档案管理工作带来很多的问题，因此我们要对大数据视角下的高职院校档案管理进行改革，本文对目前高职院校档案管理的现状进行了阐述，并提出了大数据视角下的高职院校档案管理改革的措施。

关键词：大数据;高职院校;档案管理改革;措施

信息技术的发展对各行各业的发展都产生了很大的影响，已经成为人们生产、生活和工作中不可缺少的一部分。所谓的大数据就是具有巨大容量的数据源，它具有种类多样、真实可靠以及较高的利用价值等特点[1]。在互联网技术不断发展的过程中，人们正在寻求着一种能够有效运用丰富且复杂的数据资源的方法，从而达到更好发展的目的。高职院校是我国高等教育中的一个重要部分，提高高职院校档案管理的效率，能够推进高职院校综合管理工作的开展。

1 高职院校档案管理的现状

1.1 工作模式落后

现阶段，在许多高职院校的档案管理工作中，仍然主要采用的是传统的纸质档案的保管方法，尽管有一部分高校已经开始了信息化档案建设工作，但是也还只是处于局域网和单机收集信息的层面，并没有利用大数据技术对档案信息进行整理和加工，造成了档案需求工作多余管理工作的现象产生，使得高职院校的档案管理工作给人留下简单、落后的不良印象。

1.2 宣传力度不足

从以往档案管理工作的实际情况和档案管理工作的体系來看，缺乏对高职院校领导层和决策层宣传方面的机制，使得他们都档案管理工作的重视程度比较低下。除此之外，也缺乏对高职院校师生的宣传机制，使得高职院校的老师和学生在档案资料的收集、使用和保存方面都很欠缺，长期这样下去，会严重制约高职院校档案管理工作的发展。

1.3 管理工作方法陈旧

从高职院校档案管理工作的实际中我们不难看出，高职院校的档案管理工作还存在忽视社会因素和忽视教育环境等表面的问题[2]。从深层面分析，这些都告诉我们高职院校的档案管理工作方法和大数据时代的工作需求不匹配。没有在大数据平台下建立数据库资源和信息库，很难对高职院校的档案管理工作进行平衡和结构优化，使得高职院校的档案管理工作产生了诸多问题。除此之外，高职院校在进行档案管理工作时，还主要是以人工和机械的方式来进行收集和整理，给大数据背景下的高职院校档案管理改革带来和很大的阻碍。

1.4 缺乏档案管理的专业人才

一方面，高职院校档案管理人员的大数据技能不能适应工作和科技发展的新需要，不能将高职院校档案管理工作准确而系统地建立在大数据平台之上，导致高职院校档案管理工作的效率、质量、服务等方面出现了一系列问题。另一方面，高职院校档案管理工作人员在数量上存在较大缺口，具备档案管理能力和大数据操作能力的人才非常稀少，严重影响了高职院校档案管理工作的质量。

2 大数据时代高职院校进行档案管理改革的措施

2.1 创建大数据背景下高职院校档案管理工作的新模式

大数据技术正改变着社会、教育、生活的方方面面，人工智能系统、电子地图等新一代媒体正在高职院校的教育教学中广泛应用。档案管理工作也应借助大数据时代带来的科技推动作用和资源保障功能来实现对工作体系和管理模式的创新。同时，要建立起高职院校档案管理工作的新模式。在日常高职院校档案管理工作中应利用大数据技术对档案资料和信息数据进行全面收集、记录和加工，确保高职院校档案的准确性、真实性和连贯性，从而建立起数字化、信息化档案管理工作的新模式和新策略[3]。此外，要借助大数据平台重点发展高职院校档案管理工作的服务能力和专业能力，解决传统高职院校档案管理工作中低效率、低准确性的实际问题，使高职院校档案管理工作在实现数字化和信息化的过程中获得新动能和新平台。

2.2 加大高职院校档案管理工作的宣传力度

可将大数据时代的各维度资料和信息都看作是可以深层次加工和系统利用的资源。作为高职院校的档案管理人员，要立足于档案服务、管理和加工，加强宣传工作，要使各高职院校、各群体看到大数据时代档案管理工作的价值，使高职院校档案管理工作在大数据时代能获得越来越多主体和组织的认可。首先，宣传工作要面向高职院校的管理层和决策层，应让他们认识到档案管理工作对大数据时代高职院校发展与改革的重要意义，使其能为高职院校档案管理工作的数字化发展和大数据平台建设提供更多的支持，要站在更高的维度和层面上探寻大数据背景下高职院校档案管理工作变革和创新的新路径。其次，宣传工作必须面向广大师生，要结合教师教学、学生学习、实习实训、校园生活等各主要环节和过程构建起高职院校档案管理工作改革的大环境，为高职院校档案管理工作的信息化、智能化、数字化建设提供最普遍、最稳定的基础。

2.3 对大数据技术条件下的档案管理方法进行变革

首先，高职院校档案管理工作的创新应充分考虑到社会环境、教育环境、技术条件和经济条件等方面的特点和情况，将大数据技术、模块化建设、资源库建设引入到高职院校档案管理工作之中。其次，将现有档案工作与现代管理思想进行平衡、优化和整合，创建起适应大数据时代的数字化、标准化的高职院校档案管理工作新方法。要利用大数据技术的基础优势详细规范高职院校档案管理工作的各主要内容和各工作环节。再次，通过系统建设构建高职院校档案管理工作的数字化指导调控平台，强化高职院校档案信息的收集、加工、整理和归档，在机制上和基础上打造高职院校档案管理工作的新模式。

2.4 提高高职院校档案管理工作人员的专业技能

要想进行严谨、高效的高职院校档案管理工作，档案管理人员必须具备对大数据技术的基本应用能力和操作水平。因此，高职院校要不断提升档案管理人员的数字化水平、信息化能力和大数据技能，使其能更好地为高职院校档案管理工作的数字化和系统化发展提供帮助，进而确保高职院校档案管理的安全性、高效性。高职院校要将档案管理人员纳入技能和素质发展的体系之中，为他们提供技能学习的发展机遇和培训课程，从而使高职院校档案管理人员在大数据时代掌握更系统、更专业的技能和素养。同时，高职院校要将具备大数据素养的档案管理类和操作类人才引入到档案管理工作之中，建立起高职院校档案管理阶梯式发展的人才队伍，从而促进高职院校档案管理工作在大数据时代能够更稳定、更健康、更专业地发展。

3 结束语

在大数据的时代背景下，加强高职院校档案管理的信息化建设已是必然的趋势。高职院校必须积极面对大数据带来的档案管理的难题，充分合理地利用现代信息技术，对档案管理模式进行有效的改革，推动高职院校的档案管理向着现代化和智能化的方向发展，满足大数据时代的发展要求，从而提高高职院校的档案管理质量。

参考文献

[1]吴晖.大数据时代高职院校档案信息化建设思考[J].办公室业务，2018（19）：67+70.

[2]王颖.大数据时代高职院校档案管理中的问题与对策[J].纳税，2018，12（22）：158.

[3]孙红梅.大数据视角下的高职院校档案管理研究[J].才智，2018（14）：250.