医院档案管理中现代化信息技术的运用分析

张珺 张志英 范文超

摘 要：在档案管理工作中运用信息技术能够显著提高档案管理的规范性、有效性，减少物力人力的投入，提高管理效率，给传统档案管理带来了新变化和新契机。目前我国医学档案管理信息化建设还不够完善、信息化管理意识不足、管理过程存在诸多问题，针对这些不足本文详细论述了信息技术在医学档案管理中的重要价值，并且提出了关于加强档案信息化建设和管理的具体应用措施

关键词：档案;信息化建设;管理

现代医学发展离不开先进的医学手段、医疗设备以及医疗管理服务的支持，科学规范的医疗管理服务是现代医学能够持续稳步发展的必要条件之一。医院档案管理工作作为医疗管理服务中的重要组成部分，其内容涉及科研记录、人事信息等多个方面。数据复杂程度高，对信息安全性具有更高的要求，这些特点增加了医学档案管理工作的难度，加强现代化信息技术在院档案管理工作中的应用，是目前提高档案管理效率，促进档案管理精细化和规范化的主要手段。

1 档案信息化建设在医院档案管理中的必要性

《档案事业发展“十一五”规划》明确指出，在未来很长的一段时间内，档案信息化建设将会成为我国档案事业建设发展的战略重点。目前传统的档案管理方式已经无法提供有效便捷的管理服务且不能有效利用现存的档案信息，对于数据繁杂、对信息安全性要求极高的医疗档案管理工作，传统的档案管理方式显得更加力不足心。只有依托计算机和互联网平台，对传统档案信息进行数字化处理、将档案进行归纳分类，才能够确保档案文档的真实性和完整性，方便日后的检索和查阅，提高档案信息利用率，并且通过在系统中设置查阅、调取权限，最大程度的保证文档信息的安全性，能够有效避免信息泄露等问题。

2 档案信息化建设的基础内容

目前信息化建设已经成为档案工作管理中的必要手段和关键环节，多媒体数据库、目录数据库、全文数据库、单位文档一体化和自动化管理水平是制约档案管理工作规范化的重要因素。档案信息化建设既是顺应时代发展、国家规划的必然趋势，也是档案工作规范化管理的必然要求，档案信息化建设一般包括以下几个方面：

1）建设数字档案资源。档案信息化建设的重要部分是数字档案资源建设，信息资源的建设主要包括传统载体档案数字化、电子文档接收和分类以及重要数字信息的采集这三部分。目录数据库和全文数据库的建设是数字档案资源建设的前提，在进行数据库建设时，要以“利用优先、分布实施”为原则，建立过程要严格按照相关技术标准。电子文档接收和数字信息采集是档案资源建设的主要数据来源，采用相机拍摄和设备扫描的方式把传统纸质文档、音频文件转换为现代数字信息文本。通过医疗档案信息化，将医学案例、人事信息、医疗事件进行数字化记录，对档案工作实行规范化管理，不仅能够为以后的工作提供案例参考，而且能够优化监督服务、提高医院的运营水平[1]。

2）软硬件设施建设。软件和硬件设备的支持是档案管理信息化建设的基础，其中硬件设施主要包括计算机、服务器、网络设施以及存储设备等，提高硬件设施为信息化建设奠定了坚实的基础。而要真正提高档案信息化建设水平和管理效率，除了硬件设施的支持，更要充分利用多媒体、大数据等先进的网络技术。

3）管理体系建设。管理体系建设主要包括信息化法规及标准、档案信息化规划、管理人才队伍和安全体系等方面的建设，全方位的管理体系建设是信息化建设能够顺利进行的有力支撑。首先需要按照单位实际情况制定规范合理的档案管理办法，只有建立规范的管理制度才能使得管理过程中的各个环节有据可依，保证信息化建设能够得到切实落实;其次要配备专职档案管理员，由于目前很多医院的档案管理人员尚不具备高水平的计算机操作能力和档案管理法律法规意识，因此对工作人员进行定期培训，提高其专业技能和管理水平，建设一支高水平的档案管理队伍，是管理体系建设中急需解决的问题。

3 档案信息化建设和管理的具体措施

1）加强信息化建设意识。信息技术不断发展，已经逐步渗透到社会中的各个领域。信息化建设已经成为档案管理中的核心理念，在档案工作管理规范化过程中很多数据也与信息化紧密相关[2]。通过现代信息技术在档案管理中的应用，建设信息资源体系和信息服务体系，充分开发、利用档案信息资源，加强对档案信息的数字化处理和整合，能够有效促进档案工作的开展。在信息技术快速发展的今天，需要不断加强信息化建设的宣传工作，不管是档案行政部门管理人员，还是档案工作者都要提高档案信息化意识，树立以信息技术促进管理转型、管理规范的工作理念，加强其工作责任感。从具体来看，单位需要将档案信息化建设工作列为重点工作建设项目，并且结合单位实际情况拟定合适的规划目标，具有计划和针对性的开展档案信息化建设工作。

2）建立规范的管理体系。标准规范的信息化建设及管理过程是提高档案管理效率以及档案信息利用率、防止信息泄露的关键。在信息化建设过程中，首先要明确规定档案数据格式、分类和著录标准;在进行纸质文档数字化转化时，对于操作流程、注意事项、验收标准要做出明确规定，以最大程度保证原档案信息的完整性;在录入新档案信息时，要严格按照操作标准执行，设置规范的检测制度，确保录入信息的真实性。在完成文档一体化信息管理体系建设后，要建立保证电子文档真实、有效、准确的工作机制，完善的管理制度、规范的管理流程和明确的职责范围，以提高管理效率、降低信息泄露风险[3]。

3）加大软硬件设备的资金投入。只有过硬的软件和硬件设施的支持才能保证档案信息化建设工作能够顺利实施，在完善档案信息化建设和管理的过程中，需要充足的资金保障，加大资金投入、引进先进的硬件设备，建设完善的局域网，为开展信息化工作提供坚实的设备、网络支持。此外，还需要加大其他档案基础设施的投入，建立专门的档案管理办公室和档案库房。档案信息化建设是一项高投入事业，尤其在建设初期不仅需要人力的大量投入，而且需要充足的经费支持，只有经费得到保障，信息化建设才能有条不紊的顺利进行。

4）提高檔案管理人员专业素质。在档案信息化建设和管理中，工作人员的业务能力是影响档案信息化建设质量的直接因素。所以在信息化建设过程中要以人为本，提升各个岗位工作人员的职业素养、培养专业性人才、建设专业的工作团队。在实际工作中，对于人才培养需要加强以下几个方面的工作：首先，对工作人员进行定期的专业培训和业务能力考核，使工作人员能够及时了解最新档案管理动态、学习先进的操作技术和管理手段，与时俱进快速转变过时的管理观念，掌握外界新兴的职业技能，树立良好的服务意识，从根本上提高整体工作效率[4]。此外要不断引入专业人才、在管理过程中设置规范的奖惩制度，激发相关工作人员的积极性，逐渐建设一支专业的管理队伍。

4 结束语

综上所述，随着信息技术在各个领域的不断渗透，档案管理工作信息化建设已经势在必行，但是在信息化建设过程中也面临着巨大的困难和挑战，尤其对于内容范围广、数据安全性高的医学档案。因此各医学单位要积极探索更加科学合理的建设手段、转变管理观念、加大相关资金投入，从各个方面入手全面推进档案信息化建设和管理。

参考文献

[1]孙海.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].兰台内外，2019（32）：31-32.

[2]刘畅.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].财经界（学术版），2020（06）：253.

[3]李薇.档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2019（21）：74-75.

[4]袁玉平.浅析档案的信息数字化建设[J].信息技术与信息化，2019（01）：125-126.