企业养老保险档案的信息化建设管理探究

张鹏

摘 要：养老保险档案信息化建设直接关系到企业所有参保员工的个人利益，同时也在很大程度上决定了养老保险档案管理工作是否能够科学高效开展。所以企业档案管理人员必须要引起充分重视，推进落实信息化建设工作，确保参保员工档案资料的完善与安全，助力企业养老保险档案管理工作朝着更加科学化和规范化的方向发展。本文结合笔者实际工作研究，对此问题展开了探讨。

关键词：养老保险档案;信息化;管理策略

养老保险档案资料全面客观的记录了企业内部员工的参保资料，属于员工享受社保权益的重要凭证，也是养老保险工作的客观记录。推进企业养老保险档案信息化建设，是信息时代的客观要求和养老保险事业与档案管理事业发展的必然趋势。在新时期新形势下，对企业养老保险档案管理工作带来了新的挑战，因此档案管理工作人员应当深入认识到此项工作的重要性。

1 养老保险档案管理信息化的重要意义

现代信息技术的发展让其在各行业领域中得以普及应用，养老保险档案管理工作也表现出信息化的趋势，依靠现代信息技术和大数据技术，进一步促进企业养老保险档案信息化水平的提升，促进纸质档案的数字化转变，不但有效促进了信息处理效率的提升，同时也便于使用和查阅，有助于节约档案材料存储空间，确保养老保险档案的完整性与安全性。但目前专业的养老保险档案信息化人才还相对缺乏，企业相应的规章制度还有待进一步健全，在实际工作中还存在诸多需要解决的问题，比如说在养老保险档案信息化处理时使用的软件系统不统一，特别是计算机软件和信息管理系统的差异导致养老保险档案信息化管理不协调。养老保险档案材料的存储通常来说需要以电子文档的形式放在数据库之内，因为信息管理系统和数据库的开发语言不统一，导致养老保险档案转换和共享还存在一定难度[1]。这些问题都是养老保险档案信息化建设过程中必须要尽快解决的。对于企业管理者而言，必须要充分认识到员工养老保险档案信息化建设的重要意义，积极应用现代信息网络技术来推动养老保险档案管理工作朝着自动化、规范化、系统化、科学化的方向迈进，总的来说其意义与作用表现为以下几点：

第一，员工养老保险档案的查阅更为便利。推进企业养老保险档案信息化建设，能够让档案使用者直接在计算机中输入搜索关键字，即可在极短时间内获得相应的资料数据，促进了检索查阅效率的提升。对于档案数据信息的处理方面采用加密技术，有效保障了员工养老保险档案的安全性。第二，推进养老保险档案管理水平的提升。员工养老保险档案信息化建设能够让档案工作朝着更加开放化的方向发展，让现代信息技术能够服务大众，做到档案管理的透明化与可操作化，这不但是现代科技发展的必然趋势，也是档案事业发展的必然选择。第三，减少养老保险档案的编写时间，为养老保险服务工作提供依据。信息化建设的推进让员工养老保险档案资料更加客观准确，借助于信息技术极高的分析计算能力，能够有效指引养老保险服务工作的科学开展，另外信息化管理实现后，能够让养老保险档案在终端实现远程服务，实现资源共享，进一步降低了档案编写时间。

2 企业养老保险档案的信息化建设管理策略

2.1 提升企业养老保险档案信息化建设支持力度

要真正实现养老保险档案信息化管理水平的提升，必须要依靠企业管理者以及档案管理工作人员的重视与参与，同时也必须要有充分的人力、物力与财力的支持。所以对企业管理人员来说，应当在档案管理部门的经费预算内划拨出独立的信息化设备购置预算，真正确保专款专用，保证采购的信息化设备都能够真正投入到养老保险档案信息化建设中来，将所有的资源与资金都投入到专业人才培养中来。对企业来说，前期的资金与资源投入能够在很大程度上加快养老保险档案信息化建设进度，让档案管理工作人员能够更快的应用信息技术手段为企业服务[2]。

2.2 创新企业养老保险档案信息化管理工作方式

要促进企业养老保险档案管理尽快朝着信息化的方向迈进，应当进一步对档案管理工作方式进行创新和改革，企业档案管理人员要更加重视对养老保险档案信息资源的开发利用以及服务工作方式的优化调整。对于已经逐渐落实信息化管理的相关部门，更应当加快统一标准建设工作，确保养老保险档案信息化管理能够朝着统一化的方向发展，防止存在养老保险档案资源浪费以及重复开发的问题。档案管理人员要应用信息存储技术来建立档案数据资源库，开发利用企业员工养老险档案网络服务信息系统，借助于构建移动终端等方式为档案使用者带来更加便捷和高效率的档案服务，充分发挥出养老保险档案资源的价值。

2.3 重视企业养老保险档案信息化人才培养

企业档案管理部门领导者必须要重视专业人才培养的重要性，投入更多资源提升技术人才和管理人才的培养力度。相关领导必须要将专业档案管理工作人员队伍的建设真正提上日程，纳入部门工作规划中来，再结合企业养老保险档案信息化建设的实际情况来制定人才培养工作方案，选择更多复合型综合型人才重点培训。另外还应当结合在职档案管理人员的具体情况，为其带来诸如自学、外部培训、换岗交流等多元化的提升渠道，让其具备更多提高自己的机会，积极学习与吸取先进的工作方法，积累成熟的管理经验，借助于構建完善的考评机制和奖惩制度来提升培训效果。

2.4 规范企业养老保险档案信息化管理机制

要真正落实到企业养老保险档案信息化建设工作，必须要尽快构建更加规范和完善的养老保险档案信息化管理机制，不断强化养老保险档案安全管理工作，保证员工养老保险档案数据信息的准确性和安全性，依靠完善的规章制度来引导档案管理信息化建设工作能够在更加标准和规范的轨道上运行。一方面应当健全养老保险档案信息化管理制度，对信息化建设工作予以系统化的梳理，对信息化建设过程中的相关工作标准予以细化，保证各环节的工作都能够有章可循，确保规章制度的贯彻执行;另一方面应当进一步规范信息化管理工作标准，尽快建设员工养老保险档案资源数据库，应用统一的标准，保证信息化建设工作能够科学有序开展[3]。

2.5 应用企业养老保险档案信息化管理系统

对养老保险档案信息化建设而言，首当其冲的便是应当尽快构建全方位、多层次、系统化的档案信息资源管理系统，将企业内部参保员工的详细信息数据录入到系统之内，这样一来不但能够促进档案管理水平的提升，还能够更加智能化的对养老保险档案材料实施整理分析，为相关工作的开展带来更加充足的决策支持，同时也能够借助于信息化管理系统来对养老保险档案实施全面检索与深度开发利用，将公开的档案资源转化为电子文档的形式，设置独立的岗位来负责对信息管理系统进行维护，企业其他部门人员能够凭借自己的账号和相应的权限来登入系统进行查询，企业基层员工也能够在通过身份认证后进入信息管理系统，对自己的相关信息予以查询。

3 结语

综上所述，企业员工养老保险档案信息化建设是新形势下的发展趋势，养老保险档案信息化建设关系到企业所有员工、企业档案管理部门以及养老保险档案部门等不同的主体，也直接关系到广大基层员工的个人利益，应当引起充分的重视。档案管理人员必须要开展好信息管理系统建设、制度建设与完善、专业人才培养等相关工作，不断提升养老保险档案管理工作水平，促进档案管理事业的持续健康发展。

参考文献

[1]张银红.企业养老保险档案管理的有效途径[J].劳动保障世界，2019（23）：69.

[2]张玉凤.如何加强企业职工养老保险档案管理工作[J].黑龙江档案，2013（03）：79.

[3]林丽.企业职工养老保险档案管理问题及对策[J].档案与建设，2013（04）：67-68.