电子档案备份工作的重要性和必要性分析

杨婧 葛蕾

摘 要：當前，社会信息化进度不断加快，信息化为我们带来了生活、工作和思维的变革，电子档案已经逐步成为现代档案的主要形式。本文在分析电子档案备份工作的重要性和必要性的基础上，重点讨论档案馆在实际工作中如何做好电子档案的备份工作。

关键词：电子档案;备份工作

与纸质档案相比较，电子档案本身的一些特点，如易修改性、不稳定性和对相关设备的依赖性等，使电子档案安全管理的风险也随之加大。在此情况下，我们更应该主动适应信息化条件下档案安全的新挑战，确保档案信息安全，筑牢档案信息安全的防线。

目前，为确保档案信息安全，完成备份工作，一些档案部门已经建立电子档案备份中心以及出台相关的管理办法。如辽宁省电子档案备份中心、江西档案馆电子档案与数据离线备份管理规范、浙江省档案与电子文件登记备份制度等。

1 电子档案备份

档案是真实的具有凭证性的历史记录，这些信息一旦受损将会不利于档案的鉴别、收集、整理等各个环节工作的开展。因此，合适的档案备份工作是必不可少的。

1.1 电子档案备份

电子档案备份就是指采用某种方式或某种备份介质将档案数据加以保留，以便在档案信息系统遭受破坏或面临安全威胁时，尽可能地在最短时间内利用备份数据将系统恢复，并正常运转[1]。电子档案备份工作的开展对保障电子档案数据安全，保证电子档案长期有效的被利用，有着非常重要的作用。

1.2 电子档案备份的必要性和重要性

随着我国信息化的发展和电子政务的开展，数字化档案信息与电子文件大量产生，档案部门接收的电子文件以及数字化档案的数据量快速增长。尽管电子档案为档案利用和管理带来的方便，但是由于其对计算机设备等具有很强的依赖性，人员操作失误、计算机硬件故障、计算机病毒以及自然灾害等原因都会给电子档案的管理造成不必要的麻烦。因此，它们的安全与长久保存问题是需要被重视的。有效的电子档案备份能够保证电子档案信息的安全存储和有效利用。虽然，对电子档案的备份的效益不是即时且显著的，但是做好电子档案备份工作，积极应对各种因素对电子档案安全可能的威胁，确保档案信息的真实性、完整性确是非常必要的。

近年来出台的一些相关管理规范和办法对电子档案备份提出了要求。《电子文件与电子档案管理规范》第7款要求：“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性的载体上，一式3套，1套封存保管，1套供查阅使用，第3套异地保存。”;《电子文件管理暂行办法》第二十条第四款要求电子文件应当实行备份制度;《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》也明确指出：“归档的电子文件至少要一式2套，1套封存保管，1套供查阅利用。必要时，复制第3套，异地保存。”

2 如何做好电子档案备份工作

2.1 提高重视程度，保证电子档案备份的有序开展

维护档案安全是档案工作的头等大事，无论是实体安全还是信息安全，一旦受到威胁，将很可能带来无法挽回的严重后果。档案信息的备份工作作为档案安全工作的一个重要环节，需要得到高度重视。近年来，电子档案信息安全和备份工作也得到了高度重视。在2010年5月召开的全国档案安全体系工作会议指出：要切实搞好档案安全备份，确保万一情况下的档案安全，要求县以上各级档案馆不但要对电子文件进行全面备份和异地存放，对其他档案也要按其重要程度，循序渐进地进行全面备份和异地存放。

2.2 建立电子档案备份体系，保证电子档案备份工作的长效性

电子档案的备份工作不是一朝一夕的，而是一项长期性的工作。电子档案备份工作涉及了备份的开展、备份后数据维护以及数据恢复等各个环节。也必须保证备份工作的连续性和完整性。建立有效合理的电子档案备份体系，规范备份工作的各个环节和工作是保证备份工作有序开展的有利保证。

2.3 多种备份方式和策略相结合，切实保证电子档案备份的有效性

根据实际情况合理选择完全备份、增量备份和差分备份的备份方式。完全备份是就是对整个系统和数据进行全部备份，这种备份方式会占用较大的存储空间并需要较长的备份时间;增量备份是对上一次备份完成后新增或修改的数据进行备份，这种备份方式在存储空间和备份时间上都相对节省，但是恢复过程相对较为复杂。差分备份是在上一次完全备份的基础上对新增或修改的数据进行备份的一种方式。在实际的电子档案备份工作中，应根据实际情况灵活的选择备份方式。

电子档案的异地备份。异地备份是将电子档案的备份保存在异地的存储介质上，使档案数据可以避免本地可能发生的灾害破坏，在一定程度上提升电子档案的容灾能力，尽可能保证档案数据的安全。

离线备份和在线备份结合。离线备份是将电子档案和数据存储于可脱离计算机、存储系统的存储介质上，如光盘、磁带等存储介质。在线备份是存储设备与计算机系统进行物理连接，操作系统、文件系统或应用系统可以随时读取、管理存储与其中的电子档案和数据，在线备份能够很好的保证业务的连续性。

应用多种备份载体。电子档案备份的存储介质通常有磁盘阵列、光盘和磁带库。磁盘阵列是由很多价格较便宜的磁盘，组合成一个容量巨大的磁盘组，利用个别磁盘提供数据所产生加成效果提升整个磁盘系统效能。光盘具有不可更改、寿命较长、价格低廉、数据可监测和寿命可监测等特点。档案及光盘也已经逐渐成为电子档案备份及长期安全保存的有效载体。磁带库速度慢，不具修改性，因此较为适用于备份内容稳定、不易改变的电子档案，如数码照片、音频文件、视频文件等。

2.4 加强相关管理规范制度的建设，顺应档案工作发展的客观实际需要

随着信息化发展越来越快，档案电子化工作的开展以及原生电子档案的生成，要求电子档案的备份工作的开展必须有章可循、有法可依。完善的档案备份制度是档案信息安全的有效保障，有效的整合档案信息资源，有利于构建档案安全保障体系和档案信息资源体系。同时，将档案备份工作纳入相关法律法规，有利于构成比较健全和相对完善的档案法制体系，保证电子档案备份工作正常有序的开展[2]。

2.5 重视人才培养，提升电子档案备份管理水平

专业人才队伍的建设在电子档案的备份工作中起到至关重要的作用。可以通过在工作中的培训和继续教育不断调整工作人员的知识结构，通过多种方式和手段使档案工作人员掌握相关的技术和管理知识。另外也可以通过合理的资源配置，充分发挥档案工作人员的优势。

3 结束语

电子档案备份工作是一项长久的工程，其回报可能是潜在的，只有在遇到灾害时才能评估这项工作的有效性。但是，为了确保电子档案的绝对安全必须高度重视备份工作，实现科学合理的档案备份管理，提高档案备份的安全、可靠性。

参考文献

[1]黄南凤.档案数据备份研究[D].苏州：苏州大学，2009：8-10.

[2]高国华.档案备份的方法与策略[J].兰台世界，2013，29：81-82.