信息化时代下档案管理的创新及发展分析

刘通雪

摘 要：信息化时代的背景下，传统的档案管理方法不能满足现在的需求，所以档案管理在信息化背景下寻求创新策略，跟上信息化时代的脚步。本文结合信息化时代对档案管理工作的影响，分析目前档案管理中出现的问题，并提出档案管理的创新及发展策略。

关键词：信息化时代;档案管理;信息化管理

档案记录了数量相当庞大的信息，传统的档案管理方式对档案只有记录、存储的作用，在档案信息查询上，效率非常低且耗时长，因此在信息化的时代下，应该充分利用信息化技术，对档案管理策略进行创新，满足新时代下人们对档案管理的需求。

1 信息化时代下档案管理创新当前的难题

1.1 档案管理观念落后

档案管理的观念还停留在传统的纸质方式人工记录，然后放入专门的档案存储室，这种档案管理的方式在信息化时代下，已经难以满足现在对大量的档案数据进行信息记录、更改、查询、储存等工作。

1.2 档案管理的技术和手段落后

档案管理工作的技术依旧采用传统的人工分类，这种方式需要大量的人力和时间空间，因此难以在信息化时代下实行，而且档案的查询效果差、效率低。

1.3 档案管理的信息安全防护不够

传统的档案管理的信息安全防护只是通过一个人或者一把锁之间封存在档案储存室，然后在查询的时候再去寻找，实际情况下档案被虫蛀而档案数据出现缺失，因此档案的信息安全防护工作做得很差。

1.4 档案管理人员素质不高

档案管理人员在信息化时代下难以跟上时代的步伐，对信息化档案管理方式不能合理运用，档案管理人员的素質不够。

1.5 档案管理制度落后

档案管理制度还依旧是纸质档案管理制度为主，纸质档案管理在信息化时代下很难满足各部门对档案管理的需求，应该尽快向信息化档案管理制度转变。

2 信息化时代下档案管理的创新及发展策略

2.1 及时转变档案管理的观念

信息化时代来临之前，档案管理一直采用传统的方式，因此传统的档案管理观念根深蒂固，但是在信息化时代下，必须及时转变档案管理的旧有落后观念，除了对档案的记录和存储之外，还应该做到档案的信息查询，做好能够快速、准确地查询目标档案相关信息。信息化时代下档案的数据更新非常快，人们对档案记录效率和更新效率大大提高，因此必须应用信息化技术完成档案管理，从传统的纸质档案向信息化档案管理转变，档案管理信息化之后才能够满足对当前这种规模的档案完成数据记录、更新、查询工作。信息化时代的信息交流非常快，使用信息化档案管理可以在信息化管理平台之间对档案信息更方便的处理，利用时代背景下的新技术，更好地完成档案管理工作。必须先让档案管理的领导部门人员转变思想观念，让领导们认识到档案管理工作信息化的重要性与紧迫性，从根本上转变才能转变整个档案管理系统，才能更好地运用信息化技术完成档案的信息化工作，方便后续档案信息交互、查询等一系列工作的开展[1]。

2.2 创新档案管理方式和手段

传统的档案管理方式是对档案进行分组分类，然后按不同的分组分类进行管理，但是这种管理方式随着档案数量逐渐增加，受时间空间等因素影响，档案管理越来越复杂，越来越混乱，而且对档案的存储和查询工作的困扰也越来越大。因此档案管理人员在信息化时代下必须对档案管理方式和手段进行创新，利用信息化时代下的信息化技术完成对档案管理方式的革新，通过建立信息化档案管理平台无疑是最好的当时管理方式。信息化档案管理方式可以在档案的记录上进行分类分组，然后在后续的档案增加继续添加分类或者分组，然后在分类或分组下面添加同类型的档案，相比传统的档案管理方式，不占用更多的时间、空间、人力等资源，而且档案管理思路清晰，不会因后续档案的增加而混乱。同时完善档案数据的查询服务工作，在档案管理的记录及更改的同时，还要考虑相关人员能够方便的对档案数据进行查询，传统方式通过人工按照分类寻找档案，费时又费力，最后还可能因为保存不当等因素，相关内容信息缺失，档案的数据查询情况不理想，但是信息化档案管理可以直接在信息化平台上进行查询，直接通过目录类别的搜索可以快速的搜索到对应档案，档案内存保持完整，不会因为其他因素造成档案数据缺失。

2.3 创新档案管理的信息安全

在档案管理信息化之后，对档案管理的信息安全主要通过保护计算机系统以及各种相关配套硬件设施，减少人为操作失误原因带来的计算机设备故障，或者是病毒入侵、黑客攻击等故意行为对档案管理系统造成的损失及破坏，最后导致档案数据的丢失。所以可以通过运用高技术水平的专业人才，提高计算机的各种防护手段，保护档案管理数据的安全性。档案管理信息化的存储还存在一些不可控的因素，因此最好定期对档案管理进行信息备份，防止因为不可抗力因素丢失档案数据。

2.4 提高档案管理人才的素质

档案管理无论是传统档案管理方式还是信息化档案管理方式都是人在管理，档案管理方式只是管理手段，实现档案管理的最终还是人，所以要提高档案管理人才的素质，可以通过对档案管理人员进行专业的培训来实现。而档案管理人员可以从招聘录取的时候就有针对性地选择高素质的人才，比如计算机专业的人才，对信息化档案管理有着先天的优势。然后录取之后进行整体培训工作，培训基础档案管理知识水平，然后在培训工作完成后，通过专业性的岗位方向测试，将培训的人员分配到不同的档案管理工作岗位上，实现人尽其用。最重要的培训工作是培训档案管理的老员工，老员工从传统的人工档案管理到信息化档案管理，管理方式转变老员工在实际工作中可能依旧有很多难懂的知识，因此要加强对老员工的培训，从基础的计算机知识开始培养，帮助老员工早日实现档案管理方式的转型，全面提高老员工档案管理信息化方面的能力水平，将老员工从落后的档案管理工作者转变成全面的高级档案管理人才，全面提高档案管理人才的素质。其次，对于在档案管理工作中表现突出的部分人员，可以进一步进行培养，选择档案管理专业院校进行学术深造，对档案管理人员从理论知识到实际工作进行全新的系统化培养，夯实基础，提高专业水平[2]。

2.5 实现档案数字信息化管理

想要实现档案的数字化信息化管理，需要从构建数字化信息化档案管理系统开始，选择专业的计算机人才对档案管理系统进行构建，然后按照档案管理需要实现的功能进行设计，保证档案记录、更改、查询等各种功能能够实现，并尽可能的便利，系统构建完成后需要将纸质的档案文档转化成信息化档案文件，然后在实际工作中实现对各种功能、结构的优化工作。最后应该由专业人员保障档案系统的安全，以防恶意入侵对档案信息进行删改，定期对档案信息进行备份，防止出现意外的不可控因素造成档案数据丢失，如此才能实现档案数字信息化管理。

3 结论

综上所述，在信息化时代下，可以通过及时转变档案管理的观念、创新档案管理方式和手段、创新档案管理方式和手段、提高档案管理人才的素质以及实现档案数字信息化管理等策略实现档案管理创新和发展工作，极大地提高了档案管理工作的质量和效率。

参考文献

[1]罗晓华.信息化时代下档案管理的创新与发展探究[J].内江科技，2019，40（09）：11+84.

[2]谭凤眉.信息化时代下档案管理的创新及发展[J].现代经济信息，2019（14）：55+57.