浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新

郭东妍

摘 要：随着社会从传统的纸质时代进入快速的信息化时代，档案管理工作变得重要而繁琐，亟待创新。为了摆脱目前档案管理工作存在的效率低下、数量繁多、管理和条件等现实状况，结合信息化时代的科学技术手段，可针对性地进行管理工作的创新，以便更好地服务于人这一主体。

关键词：档案管理;信息化;科学发展;路径;创新

1 档案信息化管理的作用

1.1 以智能化的管理模式代替传统的管理理念

以往的档案保管只是一种简单的存放，是一种不对外开放的管理模式。民众若想借阅档案，通常手续比较繁琐，因此档案的实际利用率非常低，其社会参与性和对社会所起的作用就更小。但是采用智能信息化的档案管理模式后，各个环节都进行了简化，将档案管理公开化、透明化、科学信息化，进而提升了档案的有效利用率，档案也在社会发展中充分发挥了重要的作用。

1.2 最大力度的提升档案管理的时新性

在现实工作中，实现档案的信息智能化管理，在前期的档案入库、编号到后期的档案调动，均需要科学的安排。如需要借阅档案时，可以通过信息技术非常便捷的检索到想要调动的档案，在一定程度上提升了档案材料管理的时效性。在利用电子档案进行资源整合中，可以最大限度的将资源进行共享，有效的提升资源的利用率[1]。将档案资料完整的录入计算机后，利用电脑强大的数据库，可以有效的避免资料重复录入，在节约人力资源的前提下又极大的提升的档案管理的工作质量。

1.3 最大限度的提升档案的利用率，实现档案的价值

档案管理实现智能信息化，最大限度的提升了资源的共享，最合理化的提升了档案资源的有效利用。若将档案资源进行信息化整合，可以有效的提升档案资源的利用空间，能够为各个单位及时有效的利用档案开展工作提供了便捷的途径。

2 分析现阶段我国档案管理信息化发展中的问题

2.1 档案管理的安全意识对其创新性造成了一定的阻礙

不论处于哪个时期，档案管理都具有重要意义，不同的历史时期具有不同的作用。传统的档案管理模式已逐渐被淘汰，现代化的档案管理模式正在完善之中。我们要看到信息化处于飞速发展之中，档案管理事业则不可避免的受到巨大的冲击。但是档案管理体系却存在着较多的问题，不能与我国社会同步发展。可以看到档案管理虽然处于信息化发展阶段，很多问题亟待解决。由此可知实现档案管理信息化的过程是复杂的，在管理创新与传统档案管理之间存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解决[2]。传统的档案管理目的是明确的，即为了快速查询档案和保障档案的安全性。但在历史档案管理中实现这一目标的难度较大，这对我国现阶段档案管理提出更高的要求，即必须具有多元性。

2.2 目前在档案信息化管理方面有待实现标准化和法治化

客观的看待我国现阶段档案管理的问题，显然信息化程度不足的情况一直没有解决，档案使用范围有限，资源没有实现共享，究其原因主要集中在以下三个方面：1）由于管理方式与体系上的制约，不同的档案管理部门之间并未形成统一的标准。而从我国政府部门的情况来看，对于档案管理也没有形成规范化的体系，档案管理处于分散状态，不同部门在管理档案时所执行的政策是不同的，甚至出现矛盾和冲突之处。2）从具体情况来看，政府级别不同或者部门不同，对于档案信息化管理的内容也各不相同，有不协调的情况存在。3）我们所处的时代信息化技术飞速发展，而且处于动态变化之中，这对系统建设提出更高的要求，时效性较强，如果失去时效性将会不利于平台的建设。

3 加强档案管理信息化建设的路径

3.1相关部门要加强对档案管理人员的深入教育

随着我国经济的快速发展，档案的种类和数量都大大增加，这就对档案工作等提出了新的挑战，传统的档案管理模式已经不能跟上时代的发展。所以说，档案信息化建设已经是重中之重，这个问题要得到相关负责人的重视，并加大对信息化建设的投入。然后进行规划，并制定出档案信息化进程的长期目标，从而推动档案管理工作的健康发展。

3.2 完善档案信息化管理制度

不论是哪一种管理，都要有完善的管理制度作为支撑。然而，在档案管理信息化建设中，也是必不可少的。只有健全相关的管理制度，明确相关人员的主要职责，并将工作落实到责任人，才能提高工作效率，才能增加档案管理的信息化水平。具体而言，首先领导要对档案管理工作重视，这是档案管理制度落实的基础条件[3]。另外，还要制定一些监督制度，这样才能将制度落实到位，从而提高档案信息化管理。

3.3 充分的利用数字化技术手段

从目前情况来看，我国档案管理信息化还缺少长远的规划。对于这个问题，我们要对档案管理理念进行革新，同时也可以借鉴或者是引入先进的技术，这些技术可以包括互联网技术、大数据技术等，用这些先进的技术对信息资源进行整合，从而进一步的对资源的管理以及利用，实现资源的共享。

3.4 对档案管理信息化服务进行创新

在社会的发展中，要不断的对档案信息化服务进行创新，这样才能使其符合时代的发展。比如说，可以开通网上检索功能，这样就可以实现资源的共享，同时也可以提高资源的利用率。另外，还可以构建相关的电子文档信息中心，这样用户不仅可以将自己的电子文档进行上传，还可以对自己所需要的文档进行下载。在实际的发展中，要对档案信息化服务内容不断的进行更新，这就要求对其工作职能进行创新，主要是从传统的档案保管转变成现在的档案利用，从封闭的档案管理转为开放的档案共享。

3.5 对档案管理信息化机制进行创新

对于目前的市场经济而言，企业档案管理制度要做到与时俱进，根据实际情况进行积极的改变和创新，这样才能使企业得到更好的发展。具体而言，企业可以建立奖惩机制以及责任制，将工作细化到每一个部门或者是每一个员工的身上，这样就能保证员工的责任感。通过奖惩制度的制定可以，可以营造出良好的企业氛围，同时也可以激发员工的使命感和责任感[4]。另外，企业还要加强档案管理信息工作的安全，强化计算机网络的管理工作，将重点内容进行优先管理，以免出现信息的泄露，损害企业的根本利益。

3.6 可以实现文件的信息共享

目前，我们已经进入到了大数据的时代，为了方便相关人员的工作，我们需要加大对档案信息的共享。在对文件信息共享的时候，我们可以利用先进单独档案管理软件对其进行管理，这样也是保证信息资源共享的基础性条件。然而，在档案信息共享的时候，我们要以档案信息安全为前提。大数据的到来，不仅给我们的工作以及生活带来了更多的便利，同时也带来了一定的威胁，网络安全就是最为常见的一种。所以说，相关部门要确保档案信息不被犯罪分子窃取，就要进一步加强对安全方面的建设。

总而言之，档案信息化管理模式的有效运用，可以将档案这一非常重要信息资源的价值，最大程度的在实践工作中加以体现。当今的档案信息管理工作，应不断在完善中创新管理模式，进而有效的促进档案管理工作的开展，最大程度上体现出档案的可利用价值。

参考文献

[1]童心.XB企业档案管理信息化建设研究[D].西北大学，2018.

[2]张岚.在单机环境下引入网络管理的概念[J].黑龙江档案，2018（03）：39.

[3]邱宗灿.影响档案信息化发展的因素[J].黑龙江档案，2018（03）：30-31.

[4]艾伟.如何推进档案管理与信息技术的有效融合[J].机电兵船档案，2018（03）：39-40.