试述水利工程档案管理信息化建设的现状和优化措施

王蕾 朱晓彤

摘 要：信息化发展给各行业发展注入更多的推动力量，档案管理是水利工程的重要内容，需要借助信息技术提高档案管理的质量，从而推动档案管理的创新化发展。通过实施信息化的档案管理，工作人员可以对水利工程的资料进行有效的收集与整理，也应该开展内容查阅和高水准管理工作，这是水利工程开展档案管理的必然趋势。所以相关工作人员需要逐渐完善信息化管理中出现的不足，通过开展规范化的档案管理提高最终的工作效率，以此给水利工程提供更好的服务。

关键词：水利工程;档案管理;信息化建设;现状;优化措施

研究指出通过实施信息化的档案管理，工作人员可以对水利工程的资料进行有效的收集与整理，也应该开展内容查阅和高水准管理工作，这样能保障信息化建设的效果。但是当前信息化建设出现多种问题，不能提高档案管理的质量，所以需要根据这些问题制定针对性的优化措施以推动信息化建设。

1 意义

随着信息技术的不断发展，将以前水利工程的档案信息化，之前水利工程的档案都是纸质化的不利于管理与保存，将传统的纸质档案转化为电子档案，通过信息软件以及相应的平台进行保管比较方便查阅。相对于传统的纸质档案管理来说，将水利工程的档案信息化之后，可以简化档案管理的工作流程，使档案的管理更加简单便捷。通过使用信息化技术使档案的分类，组合等工作节省了大量时间，同时又大大降低了该类工作的错误率。同时，对于传统的纸质档案来说，在管理的过程中需要解决纸质档案的防尘，防虫等问题，同时纸质档案的存放又比较占空间。将档案信息化不仅可以减少档案存储的空间，通过采用硬盘，光盘等载体来存放相应的档案，便于档案的存储与携带管理。将水利工程的档案信息化后可以实现信息的共享，相应的工作人员可以通过计算机来查询相应的文献档案资料这样极大的，方便了水利工程档案的管理工作。

2 水利工程档案信息化建设过程中的不足之处

2.1 档案管理人员的管理水平不高

水利档案管理工作者通常情况下知识水平降低，对于档案信息化管理没有准确的认知。如果一直这样下去的话，按照以前老旧的管理方式实施相应的管理，这样很难保障水利工程信息的健全，使得在查找工程资料期间比较复杂。现在社会已经慢慢向信息化方向发展，管理工作者自身的工作水准对于工作来说有很大的限制，缺少相应的管理能力或者是不具有创新研究的精神都会在一定程度上给工作带来不好的影响。在现实的管理过程中，大部分工作者不具有建立目录和电子档案的能力，数字化统计方面的能力还需要得到加强。

2.2 档案缺少健全的信息化系统

对于档案信息化管理来说，其中涉及很多的计算机软件。然而现在这些系统还是很难实现同步实施，没有办法形成统一，实施系统化的管理，这种情况造成了失去平衡的现象发生。按照目前的现实状况来实施相应的分析研究，有关工作者还是关注于在纸质档案方面的管理，在信息化方面的管理还需要得到加强。

2.3 管理资金出现投入不充足的现象，缺乏配套的管理设施

第一，受到管理资金投入不充足的影响，档案管理场所比较简陋，面临着多种安全管理的隐患。很多单位普遍认为档案管理不能创作良好的经济效益，所以领导層不能重视档案管理的信息化建设，没有购买电脑和打印机等相关的设备。另一方面，管理场所比较简陋也会出现火灾问题，这样就导致纸质档案在火灾或者是水灾等影响下出现毁灭或者是丢失的现象，限制档案管理的工作。

3 强化新时期水利工程档案信息化管理的措施

3.1 强化信息化建设意识

能通过举办不同的法规宣传活动和举办水利工程档案的展览会等方式，来创建档案信息化管理的工作氛围，提高管理工作者在信息化方面的理念，以及其档案管理方面的理念，同时力求监管机构的相应人员对于水利工程档案信息化的管理工作，给予足够的关注。在新时期下，一定要强化组织领导，给档案信息化建设铺垫稳固的垫脚石，同时需要不断健全组织工作，建立有效的工作体系，除此之外，还需要设立有关的软硬件设施，从而更好的推动档案信息化建设的发展和进步。

3.2 重视管理资金的投入，合理完善信息化管理设施

上文研究指出在进行水利工程档案管理的过程中出现管理资金出现投入不充足的现象，缺乏配套的管理设施的问题，限制信息化建设的效果。所以本文认为参建单位应该重视管理资金的投入，合理完善信息化管理设施。一方面，单位应该增加在档案管理上的资金投入，根据实际情况购买相关的硬件设备和软件设施，给信息化管理提供更好的设备支持。另一方面，需要提高工作场所的安全管理效果，避免火灾或者是其他因素造成的档案资料被毁问题。

3.3 配备相应装置。

将有关装置配备完全可以更好的健全水利工程档案的信息化建设。为了给水利工程高质量的信息化服务，对于档案数字化资源建设工作必须要予以高度重视。基础软硬件设施必须要完备，并且把现代多媒体、3D等高科技技术应用于其中，使纸质档案信息资料逐渐实现电子化，并构建出立体展示平台，具有多方位多功能，可以提供视觉、听觉等不同的试听感受，数字化资料文献更加具有带入感和真实性，提供的信息化服务具有更强的吸引力，更加全面和完善。需求者不受时间和空间的限制登陆到网络平台，即可完成对所需档案资料的查询。一个良好的设备系统，能够给水利工程档案管理创立健全的信息化平台。在水利工程不断发展和进步的期间，水利工程档案的数量在不断的加大，这在一定程度上给水利档案部门的管理工作带来了麻烦。所以一定要配备容量比较大的档案储存装置。科学合理的使用先进的档案管理装置，不但能够在一定程度上减轻管理工作者的工作量，从而还能增加管理的工作效率以及提高管理的工作质量。

3.4 提高信息化管理的重视程度，重视档案管理人员的专业培训

一方面，管理人员应该具备较强的责任意识和管理能力，对档案管理进行科学的认知。这样可以对信息化管理进行科学的认知，愿意学习信息化管理的理论内容和操作方式，进而在档案管理中有效落实信息化建设。另一方面，参建单位应该对档案管理人员进行专业培训，强化他们开展信息化管理的责任意识。档案管理人员充分认知信息化建设的重要性，积极进行信息化管理的探索，逐渐强化自身的管理能力。工作人员需要对国家政策和相关文件内容进行深度的学习，重视在实际工作中充分落实信息化管理的目标，提高水利工程档案管理的质量。

3.5 强化水利工程档案的制度建设

需要建立有用的规章管理制度，从而让水利工程档案工作的各方面得到改良。利用严格的制度来促进档案信息化的建设和发展，按照标准，电子档案和纸质档案需要一起保存起来，同时还需要把纸质档案转变为电子档案。在这种工作要求下，就需要对信息实施准确的收录，让信息资料的各方面得到保障。除此之外，还是要采用科学合理的方式，对电子档案信息实施保护，使得电子档案的各方面得到保障。

4 结束语

在新时期下，水利工程档案信息化管理，不但是为了跟上时代前进的脚步，同时也是为了满足社会进步的需求，强化档案信息化建设，可以在很大程度上促进水利工程建设和管理的发展和进步，同时也能给其他行业做参考从而促进其发展和进步，因此，档案信息化管理建设的重要性不言而喻。

参考文献

[1]宋丹.水利工程档案管理信息化建设思考[J].信息系统工程，2015（5）：44.

[2]屈建春，臧志美，马玉彪，等.水利工程档案管理工作面临的问题与对策[J].山东档案，2019（4）：49-50+55.