档案管理信息化的发展路径与创新

牛四美

摘 要：时代飞速发展，信息技术不断更新，档案管理作用日益凸显的同时，也被要求与时俱进，将信息化建设运用于其中。通常而言，社会发展速度越快，档案数据就会越多，档案管理工作的任务量也会越重。面对这样的挑战，如何更好得进行档案管理信息化建设成为刻不容缓急需解决的问题。笔者主要分析了档案管理信息化建设的重要性，探究了其中存在的问题，并提出了一些针对性的解决措施，旨在为档案管理信息化建设做出贡献。

关键词：档案管理;信息化;建设

新时期，以档案实体为重点的传统档案管理模式正逐步向以档案信息为重心转变，推动档案管理信息化建设，已成为档案工作发展的必然选择和迫切要求。然而现阶段我们在整个管理过程中还存在不少问题，这些问题制约着档案信息化建设的实施进程，需要引起我们的重视和思考，以便提高档案信息化建设的现代化水平，更好地服务于社会各方面的需要，促进国家经济建设和精神文明的发展。

1 档案管理信息化建设的重要性

档案管理信息化建设指改变之前传统纸质录入校对模式，采取信息技术方法将数据存储到网络环境中[1]。现代化信息设备的应用，使档案管理工作的效率得到全面提升，它不但帮助档案工作人员减轻了工作量，节省了档案查找的时间，降低了出错率，使其从繁重的手工劳动中解放出来，更好地从事档案的编研工作，发挥档案工作的更大价值，还给档案使用者也提供了方便，使其能够通过网络信息技术自助搜索相关档案，快速便捷。其次，档案管理信息化也给信息完善提供了方便，有些档案信息时间过长，需要及时的更新文献。再次，电子档案本身的保密性比较强，以往的纸质档案很多信息是互相关联共同呈现的，电子档案信息则是分开的，页面上只会呈现出搜索的相关信息，其他信息无法看到，这也能够更好地保密。

2 档案管理信息化建设存在的主要问题

1）对档案管理信息化的重视程度不足。首先，工作人员思想意识不到位。档案管理信息化作为新的档案管理模式，其管理方式、管理理念等与传统档案管理方式存在差异，工作人员不能正视这一转变，还是老派的工作思想和方法，没有紧跟信息化步伐。其次，对档案管理信息化的投入不足。实现档案管理信息化建设，就要利用好数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段，需要专业的软硬件设施，由于档案管理部门不直接盈利，无法创收，导致很多单位对档案管理信息化建设应对消极，投入较少，造成基础设施较薄弱，无法满足档案管理信息化工作开展的需要，真正提高档案管理的水平。

2）档案管理信息化建设不具有统一的规范和标准。当前，我国开发档案管理的相关软件的时候，还没有制定统一的规划，软件本身的通用性和实用性还无法满足实际的需要[2]。并且，档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，硬件设备也无法形成统一标准。所以，档案信息分类编码也无法形成统一标准。这些情况的存在都会给我国档案管理信息化建设更好的进行造成影响。

3）缺乏档案管理信息化建设的专业人才。档案管理信息化的建设是与当今互联网、计算机技术紧密相连、融为一体的，要想构建起严谨完善的档案数据库，需要具备真正技术能力的专业人才。而我们绝大部分的档案管理人员都没有经过系统的专业技能的培训，难担此任。

4）编辑手段落后，检索难度较大。档案管理信息化建设过程中，很多单位的档案形式依旧是实体档案为主，需要工作人员进行档案归档、分类、编辑、录入等，责任心一旦不到位，就会造成后期检索不明确、重复检索等，不仅没有提高工作效率，反而费工费时。

5）网络安全意识不足。现如今，档案信息管理与网络环境紧密相连，而目前我国缺乏相应的管理机制，很多单位网络安全意识不足，一旦发生意外状况，将严重影响信息安全。

3 档案管理信息化建设的策略分析

1）提高各层级对档案管理信息化建设的意识。首先，提高档案管理工作人员自身的信息化意识。基于档案给社会政治、经济、文化、科技等各领域带来的作用，档案工作越来越受到人们的重视，档案信息的数字化建设、档案网站建设、数字档案馆建设纷纷被提上日程，档案管理信息化势不可挡。帮助其及时的更新理念，转变以往的档案管理思想，更新档案管理模式，真正的认识到做好档案管理信息化建设的重要性[3]。档案管理人员只有树立起科学管理理念，才能让档案管理信息化建设更加的规范和完善，档案管理工作才能够更好地开展。其次，主管部门和相关单位也必须认识到档案管理信息化的重要性。搞好档案管理信息化不仅能够提高单位工作人员的工作效率，也能直观地体现出本单位的工作实力与竞争力。为此，应该在条件许可范围内加大对档案管理信息化建设的投入力度，采购所需的软硬件设施，真正将档案管理的信息化落到实处。

2）完善档案管理信息化建设的相关条件。虽然我国已经真正的认识到了做好档案管理信息化建设的重要性，但是我国档案管理信息化建设水平还比较低，这便要求我们必须采取措施提高档案管理信息化建设的水平，比如引入大量的人才，及时的更新档案管理信息化设备[4]。制定出符合我国国情的全国档案管理信息化标准规范体系，开发出相互配套、兼容互调的软件，大势所趋。同时，档案管理信息化建设本身便是具有较强技术性的工作，其涉及的范围比较广泛，特别是网络方面，想要实现档案的共享，便必须进行信息资源网和局域网的建设，网络基础建设情况对于档案管理信息化建设更好的进行非常重要。

3）提高档案管理人员的综合素质。想要做好档案管理信息化建设便必须提高档案管理人员的综合素质，尤其是专业技能。首先，重视档案管理人员档案管理知识的掌握，定期考核与培训，及时更新其知识水平，提高业务素养。其次，档案管理信息化建设对于档案管理人员的信息技术水平要求比较高，这便要求做好信息工程、计算机以及网络方面的培训[5]。档案管理信息化建设的进行必须将人才作为基础，只有将网络维护人才、设计分析专家、专业的档案管理人员的作用真正的发挥出来，档案管理信息化建设的水平才可能真正的提高。

4）端正档案人员工作态度，提高档案检索效率。针对检索效率低下的问题，首先应整顿工作作风，杜绝态度不积极、责任心缺失的散漫作风;其次，注意设备更新、硬件更换，以及请专业人员不断调试，找准问题，针对性解决。

5）提高网络安全应对能力。档案信息安全是档案管理信息化建设的重要方面。首先提高安全意识，对所有网络隐患进行排查，定时查杀可以木马，避免网络遭到恶意攻击;其次，做好网络存储、数据备份工作，防止数据遗失，逐步提高档案管理信息化建设的实际水准。

4 结语

档案管理信息化建设是档案工作發展的重要趋势，我们必须认识到其重要性，不断的完善档案信息化管理的机构，将先进技术作为基础来完善档案管理信息化模式，提高档案管理人员的素质和信息化意识，只有这样档案管理信息化建设水平才可能提高，档案的作用才可能更好的发挥出来。

参考文献

[1]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子（上中旬），2015，（07）：144.

[2]柴国栋.浅析新时代档案管理工作的科学化[J].青海教育，2020（03）：54-55.

[3]顾运.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].商讯，2020（08）：100+102.

[4]吴金凤.档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].化工管理，2020（08）：13-14.

[5]崔静.档案管理信息化发展路径研究[J].城建档案，2017（05）：21-22.