新时期事业单位档案信息化建设研究

吴艳玲

摘 要：随着新时期发展，为了不断提高事业单位各项工作开展效率，要加强对于事业单位的档案管理能力，本文基于信息化建设背景，有效的阐述了档案信息化管理途径，希望进一步分析，能够为相关工作人员提供有效参考，从而促使事业单位档案管理工作不断发展。

关键词：事业单位;信息化建设;档案管理

推动事业单位档案管理信息化建设是适应现代社会发展需要，改进事业单位档案管理工作的有效途径。为了不断提高事业单位档案管理能力，要结合信息化技术，不断提高档案信息化建设水平，从而才能不断优化档案管理，进一步提高档案的应用价值。在信息化背景下，事业单位档案管理工作也面临着一些新问题，需要用信息化的思维方式对事业单位档案管理工作进行重新审视，找出提升事业单位档案管理信息化建设的有效措施。本文基于工作实践，结合事业单位发展实际，总结了档案信息化建设的重要性，提出了有效的建设措施，具体分析如下。

1 事业单位档案管理信息化建设重要性

1.1 有利于档案查阅效率的明显提升

相较于纸质化的档案管理模式使用，电子信息化的档案管理模式具备更大的价值和优势，传统的纸质化档案往往会需要有多个不同的环节和程序进行，因此给其他的管理人员和使用人员带来了不便，而通过电子信息化档案的管理模式，不仅能够保证事业单位减少因错误排列而耽误的时间问题，还能进一步提升工作效率;此外，相较于传统的纸质化档案模式，电子化的信息档案管理能够储存更多的信息量，同时信息传导也更为便利，便于不同区域和不同岗位的管理人员使用档案，使得档案的作用不断被挖掘放大，更好展开工作。

1.2 有利于档案资料的保存

在传统事业单位档案信息管理的过程之中，由于绝大多数的档案均采用纸质化的手法存储，因此该方法对环境的适应能力相对较为薄弱，会由于时间的推移产生如老化、损坏等问题，尤其是针对年限较长的档案资料，使用存在较大的困难不足。而事业单位引进信息化存储方式即有效地解决了而这一不足问题，能够最大程度上杜绝因环境的负面因素而造成的影响。传统的纸质化信息化档案转化成为信息化内容，即使多次、反复地使用档案也不会对其造成破坏，从而有效提升了使用的效率，保证了电子档案的完整性，同时电子信息化平台的建设，还能够进一步提升档案管理工作的稳定性。

2 事业单位档案信息化建设途径

通过对档案信息化建设意义的分析，进一步提高了档案信息化建设认识，为了提高信息化建设水平，要制定规范标准，要完善电子政务建设，从而才能不断提高档案管理效率，具体分析如下。

2.1 统一制定档案信息化规范标准

标准、规范、有序的规章制度，是确保事业单位良好运作的关键所在，针对档案的信息化建设工作也不例外，只有良好的规章制度予以支持，才能最大化挖掘档案信息建设的意义与价值作用。就事业单位目前的实际情况来看，在展开档案信息管理的设计中，需要全面地考量档案管理系统的高效性和兼容性，同时要结合自身的需求设计专门的标准化参数，例如在安全接口上根据每一位工作人员的档案、编号等进行门槛设置，又如在使用的参考上进行不同的划分，在进一步的标准化建设过程之中，能够更好利用信息化的价值，减少不必要的失误问题。

2.2 整合档案信息化建设与电子政务建设

众所周知，档案信息资源是整个事业单位电子政务建设中不可或缺的有效资源，为了最大化档案信息化的价值和作用，就需要将档案信息化建设与电子政务搭建的工作融合起来。因此，需求相关的政府基层单位，将档案信息化的过程纳入电子化的进程之中，为后续的搭建工作奠定良好的理论基础。尤其是针对档案部门而言，应当积极主动地与电子政务的相关协作单位展开互动和交流，共同制定专门的档案信息化改建计划，通过我国当前高度发达的互联网政务中，能够制定专门针对档案使用的内网平台，将相关的讯息即使在上更新。此外，还要打通不同事业单位之间的联络平台，使其将不同的档案资料能够经过专门的渠道展开互通，帮助其互相分享资料和经验，为后续的资料使用和其他工作奠定基础。

2.3 强化档案管理信息化平台建设

在当前事业单位档案管理信息化建设工和中，需要通过加大对硬件设施的建设，并构建档案信息数据库，为事业单位档案管理信息化建设打下良好的物质基础。因此事业单位要加大投入力度，对档案管理信息化硬件系统进行完善和优化。同时还要重视事业单位档案管理信息化平台的安全维护。尽管目前我国的信息化技术已经相对较为完善，但在事业档案的电子管理过程中仍然存在一定的不足和隐患，所以做好电子化档案的保密工作，是目前事业单位的重点任务之一。相关的管理人员需要为档案存储的计算机加装专门的防火墙和杀毒软件，尤其需要对其网络做好病毒隔离以及入侵预防的作业，做到全方位地完善信息化管理制度，规范相关人员使用档案时候的言行，避免任何安全隐患漏洞的出现，对档案信息资源做到最大化的完善。

2.4 提升管理人员的素质水平

与传统纸质化档案处理的工作思路相类似，信息化档案管理的成效也直接经由相应的工作人员能力所决定，相关技术人员的首要任务即为全方位地学习新鲜信息化知识，积极运作好全新的档案分类方法，深化电子信息化档案的价值与作用。针对档案管理人員尤其是年龄较大的人员，做好培训工作室事业单位必不可少的重要任务，必须为其定期展开多元化的培训契机，真正意义上达到不断进步、不断学习，更进一步满足电子化档案的处理方式。最后，事业单位中的档案往往具备国家的机密信息以及要素，因此在平日培训工作的过程之中，还需要帮助其提升自己的思想道德水平，始终要求广大管理的一线人员有较高的思想政治觉悟，全面、深化提升自己的道德素养，以最高的要求约束自己的管理行为，针对档案管理工作也能做到一丝不苟、严谨认真，更好为单位运作贡献力量。

3 结束语

总之，新时期事业单位必须高度重视档案管理工作，主动在信息化建设上增加投入，从传统人工管理档案模式逐步作出转变，不断提升档案管理工作的有效性，才能为单位决策制定提供更加科学的依据。同时结合有效研究及工作实际，总结档案信息化建设具体的途径，在分析过程中，作为档案管理工作人员，应该不断提高信息化技术水平，要不断提高档案应用价值，完善档案管理制度，培养更多现代化档案管理人才，实现档案资料的有效性和完整性，更好地为公正服务，也为其他事业单位和企业提供良好的借鉴，以保证档案管理工作取得更大成效。

参考文献

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