事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析

王红艳

摘 要：随着互联网产业的崛起，大数据和云计算等现代化的电子商务方式开始在日常办公中兴起，现今事业单位针对档案管理都在进行数字化、信息化的革新，规范化、科学化的管理模式逐渐要求事业单位引入技术进行自主变革，才能促使事业单位提高自身工作效率，实现档案信息化工作的共享，提升服务质量和办事效率，推动事业单位胆敢管理的专业化。本文就事业单位档案管理信息化建设进程中所遇到的问题进行讨论，探讨能够优化方案管理的新格局。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;问题与解决方案

对于事业单位档案管理来说，其中除档案本身的收纳之外还需要进行合理化分类，由于在档案管理工作中相关工作人员的素养普遍不高且没有明确的工作目标，因此导致档案管理效率低下，无法有效提升服务效率和质量，从而导致档案管理工作无法取得更高的成效。为了适应现代化的管理模式，就必须在技术支持的基础上加强工作人员的培养，建立明确的标准和规范，从而推进信息化技术融入事业单位档案管理工作之中，实现事业单位内部档案管理信息化建设的目标。

1 事业单位档案管理实施信息化的重要意义

1）有助于提升事业单位相关胆敢的使用效率。社会经济、文化、民生不断发展，事业单位要处理的社会相关事务也就更多了，很多事物都需要建立档案被保存下来，日积月累案牍也越来越多，仅凭人工的协助已经不能够面对冗杂的档案管理环境，针对这种情况就可以引入信息化技术，提升事业单位中档案的采集、收纳、分类和导出能力，不仅能够提升档案本身的使用年限，还能保障在有限的空间内进行数据最大化的存储和利用。传统的纸质档案非常容易破损，且不容易长期存放，如果出现事故就容易产生损毁，如果使用信息化技术则可以有效降低管理成本和存放空间成本，不仅能够降低档案管理中的相关投入，还能有效降低档案丢失或者损毁的风险，实现档案保存期限的延伸。尤其是计划生育或者妇幼保健类的相关信息，这类信息关乎个人的一生，需要长时间的保存，并且需要随时调取，利用信息化技术就能够占用最小的公共空间进行最大限度的信息保存。

2）有助于提升事业单位的服务效率和质量。在纸质档案管理时期，事业单位需要很多人力、物力和财力进行档案管理工作，如果需要查询某一项相关的档案内容就需要借助目录进行繁琐核对查询，而且由于大部分档案管理工作使用的方式是人工审核，因此如果信息存在重复或者误记就会造成档案的遗失，导致记录不够准确。但是信息化的档案管理方式就能有效提升档案建立和查询的效率，在档案建立过程中可以直接进行标准化的录入工作，信息采集能够实现标准化、一体化，按照固定的模板进行数据收集最大限度地保证数据收集的完整性和切实的针对性。如果需要进行相关数据的查询，也不需要兴师动众翻阅，而是简单地通过数据的键入进行有效搜索和查询，不但更加便于操作，还能大幅度节约使用者搜寻信息的时间。尤其在现今的技术条件下，信息化技术还能提供多平台的信息共享，只要获得同步授权就能够调出数据，从而保障档案快速交互使用，当需要纸质文件证明时也可以直接复印出相关资料，直接进行交互，节省成本的同时也节约了管理者和被服务人员的时间成本[1]。

2 事业单位档案信息化管理面临的问题

1）缺乏资金支持。现今事业单位档案管理的信息化处理还处于初级阶段，不少事业单位还没有进行相关的系统设备投入，资金卡在瓶颈处，导致档案信息化管理无法有效落实，降低了事业单位信息化管理的步伐，只有保障了资金来源，建立了相关系统，保证稳定的投入和支持，能够促使事业单位档案信息管理稳步发展。

2）事业单位缺乏专业的档案管理信息化人才。事业单位工作人员普遍的年龄都比较大，对于新事物的接受能力有所欠缺，在面对档案管理信息化系统建设时难免会出现业务能力或者技术水平不够的问题。档案信息化管理也没有具体的培训机制和录取标准，无法有效招募相关专业人员进行专业化培训，这就导致事业单位档案管理人员受到极大的限制，无法切实落实档案信息化管理章程，推迟了整体信息化管理的建设进度。另一方面，事业单位对于本身招募的档案管理人员未进行相应的考核工作，不能提升档案管理人员的管理水平，使得档案信息化管理无法切实得到实施，不能激发档案管理人员的工作积极性。既不能招募专业型人才，也不能培养现有人才，导致形成恶性循环，无法满足信息化檔案自身使用的专业性[2]。

3）缺少稳定的管理平台。事业单位本身的档案管理信息化平台还处于建设之中，没有能够发挥出信息化平台本该拥有的效率，现行的平台大部分是设立为企业服务，其安全性和容量达不到事业单位应用的标准，事业单位中的相关系统不能形成有效的信息交互和链接，阻碍了档案信息化管理的进程。加之互联网发展速度和更新迭代的速度，但是事业单位没有抓紧更新机会，导致在档案管理和抗风险能力方面没有必要的准备。

3 事业单位档案信息化管理的解决方案

1）加强档案管理人员的培训工作。事业单位如果想要快速提升档案管理人员水平，首先要对原有的档案管理人员进行定期的培训与考核，将考核成绩与自身的职称和工资水平挂钩，充分利用事业单位的号召力和培训机制，全面提升档案管理人才的专业素养，同时，为了更好地提供发展平台，还可以专设一部分岗位便于档案管理人才进行有效晋升，提升在职的档案管理人员学习主动性，激励档案管理人员发挥自身学习水平，提升档案管理信息化的建设速度。本身的招募渠道之外，事业单位还可以经由多种渠道向社会招募相应的档案信息化管理人才，提升事业单位自身的科技实力，依靠先进的信息技术提升档案管理的整体水平。

2）提升事业单位中档案管理设备水平。针对档案信息化管理对于设备的要求，审批专项资金进行电子系统与互联网通信相关设备的建设，引进相应的软件技术，将陈旧的设备和系统更新迭代，联合社会单位升级信息管理技术，从而提升档案管理的安全性和效率，保障机械硬件在使用过程中具有便捷性和持久性[3]。

3）建立完善的档案信息化管理制度。事业单位要建立完整的档案信息管理制度，为信息化的有效管理提供规章制度上的一句，根据自身情况制定出切实有效的管理制度，并且在建立制度后建立专门的监管部门，有效防治档案管理信息化制度实施过程中产生的纰漏，及时修订管理工作中可能出现的失误，以一岗双责制度明确档案管理人员的职责，从而发挥团体力量，推进事业单位中档案信息化管理进程[4]。

4）针对档案管理信息化进行长期规划。信息化建设是一个长期且内容冗杂的建设工程，不仅需要领导层的支持，还需要相应的资金支持和人员辅助，味蕾提升整体的档案管理水平和效率，需要进行长期、稳定的时间投入，以便于高效地为人民群众进行服务。

4 结束语

随着互联网的飞速发展，现今各行各业在办公中都开始使用信息化技术，相关的智能化应用也开始体现在社会的方方面面，而其中影响较大就是事业单位的档案管理工作，这也成为社会技术发展的必然结果，而对于档案管理信息化对事业单位也具有规范化、科学化工作内容的意义，因此具有相当的重要性。

参考文献

[1]徐海燕.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].文存阅刊，2018（9）.

[2]柯晓燕.基于提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2019（3）.

[3]杨静.事业单位办公系统与智能档案管理的融合研究[J].中国管理信息化，2019（6）.

[4]杨元理.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考分析[J].明日风尚，2018（15）.