人事档案管理的网络信息化建设初探

肖斌

摘 要：随着时代不断发展，网络信息化建设也在不断进步。过去，人事档案管理工作比较繁琐，需要根据具体的管理任务来开展，都是依靠人工收集、整理、查询，在干部人事档案管理过程中工作量很大，需要耗费大量的人力和物力。目前应用互联网进行网络信息化的建设使得档案管理工作逐步实现现代化，提高了档案工作的效率。

关键词：人事档案管理;网络信息化建设

干部人事档案管理，主要分为档案资料归档、档案资料传递、统计、保密等等，需要按照完善的规章制度进行，每一个环节对于干部人事档案管理都有着重要的意义。人事档案管理工作需要借助现代化的科技手段为其提供强有力的技术保障，提高管理的水平;档案管理应充分利用网络化建设，帮助管理相关资料，提高管理应用的效率。本文主要分析了干部人事档案管理网络信息化建设的意义及存在的问题，提出网络信息化建设的措施，提高档案管理的效率和质量。

1 人事档案管理网络信息化建设的意义

1.1 有助于提高干部人事档案管理的工作效率

在进行干部人事档案管理时，需要把整个档案整理作为主要工作开展。在过去，人工整理档案工作量很大，浪费很多的时间和人力。比如过去在查找档案时，工作人员需要在目录当中去查找，比较费时费力，而且容易出错。进入了信息化时代的当下，在进行档案管理工作时应采用高科技的手段，通过应用信息技术来提高信息的自动化管理水平及效率。在网络信息化建设中，建立完善的档案信息数据库，提供精准查询，提高了干部人事档案管理的效益，也提高了工作效率。

1.2 有助于提高干部人事档案信息查询的速度

纸质档案在管理中特别重要，在以往的查询中容易对纸质档案造成损坏。自从应用了网络信息化建设，对纸质人事档案进行归档，围绕其年龄、认知、时间进行分门别类整理，建立完善的档案信息数据库，提供查询时就不需要依靠人工来查找资料，提高了工作效率，也很好地保护了纸质档案。在进行档案管理时，只需要在计算机上就可以获取电子档案相关信息;在提供档案查询时，档案管理部门通过档案信息关键字的检索查找档案的具体位置，方便快捷地进行信息检索，大大地提高了干部人事档案信息查询的速度。

2 人事档案管理网络信息化建设存在的问题

2.1 缺乏完善设施

在干部人事档案管理工作中，一些边远地区计算机网络基础设施建设投入不足，网络建设不全，无法进行信息化档案管理工作;有些地区虽然有电子档案，但是基础设施设备陈旧，由此可见我国信息化档案管理并没有完全普及。在信息化网络不断发展的今天，相关部门在管理时仍然采用人工管理的方式。信息化缺乏完善的硬件设施，特别是计算机、扫描仪、互联网，这些都影响了人事档案信息建设的发展。

2.2 缺乏完善的信息化管理制度

人事档案信息化管理的基础是数据，要确保数据的完整及准确就要依托统一规范的管理制度。当前，很大部分的单位在干部人事档案管理中缺乏严格的档案管理制度和资料调阅制度，对档案信息的收集、整理、利用没有一整套行之有效的管理流程，导致了资料存放无序，管理应用混乱的局面，难以应对在档案信息化建设工作中出现的突发状况;另外，相关的人事档案管理法并未进行定期完善和修正，一些法律法规难以符合目前的管理现状，缺乏针对性、科学性和具体，难以发挥指导和说明的作用。

2.3 缺乏专业的管理人才

当前我国大多数的企事业单位中，专门从事干部人事档案管理工作的人员较少，整体水平相对较低。这些人员未受到过系统专业的档案业务培训，档案管理专业能力低下，对档案信息资源的收集意识也较为薄弱。在档案的初期审查、档案登记、整理、保存各个环节不够细致、严谨，不善于运用新技术、新手段，缺乏对档案全面、系统、连续性的合理规划。专业人才的缺乏使得在档案的整理、搜集、检索、存储过程中不完善，严重阻碍干部人事档案的管理工作，在一定程度上也制约了干部人事档案信息化建设的发展与进步。

3 人事档案管理的网络信息化建设措施

3.1 应用先进技术设备

在进行干部档案管理工作时要想提高发展水平，应该引进一些先进的技术设备为开展档案信息管理工作提供保障，构建完善的网络信息管理平台，提高干部人事档案的安全性。根据信息化管理的建设要求，应加大对硬件设施的投入，保障档案信息管理工作，实现资料共享，通过科学的管理方式推动信息管理工作全面发展。在进行干部人事档案资料管理时提高工作人员管理的水平，对档案信息进行整理，完善电子档案统计，建立科学完善的管理系统，在数据库当中保存纸质的档案信息，高效利用信息。

3.2 保障人事档案信息安全

建立档案管理信息化中熟练操作计算机可以保存文字、图片和声音，为今后的查询和共享提供便利，保存档案的价值，但通过应用信息化网络建设保存利用档案信息有一定风险，应采取措施防止电脑泄露信息。在档案管理中不仅要保障信息的共享，也要保障信息的安全。技术管理部门要做到档案内部局域网不与外网连接，同时对局域网进行安全管理工作。档案管理员也要按照规章制度开展工作，严格约束自己，不能向任何人透露信息;同时也应该对工作人员进行培训，增强档案管理人员责任感，提高综合素养以及技术能力，如果发生泄密事件，对相关责任人员必须严厉处罚，在工作当中以严谨的态度明确保密责任，提高信息的安全性。

3.3 定期维护系统

计算机系统随着长期的运转和档案信息不断增加，容易加大负担。在使用过程当中可能会存在一些隐性的问题，应对工作人员进行培训使其认识到信息化管理是一种动态的过程。定期维护系统进行更新，信息录入时保证完整，避免出错。另外也需要定期更新数据，指派专业的工作人员分析数据库维护系统。在网络化信息建设中应合理使用人事档案。人事档案信息化的建设主要有以下几点内容，首先收集人事信息统计。其次维护数据，在收集信息时，工作人员应根据信息的性质来分析，根据工作人员入职情况以及工作中的表现建立电子档案，包括员工的学历、个人能力等，保障信息的完善。

3.4 服务利用网络化

在干部信息管理工作当中提供服务时应借助网络系统加强人事档案信息化水平，不断实现档案信息现代化网络化建设，利用数字化传输实现信息共享。现在很多单位都建立了专业网络化信息系统，便于信息档案的管理，实现资源的有效共享。单位在进行信息管理时合理利用信息化技术，建立档案信息库。通过使用网络技术建立专业网络系统，帮助人员来查阅信息和传递，提高服务的能力，完善人事档案服务水平。管理人员接受培训，提高专业素质，熟悉法律法规，实现对档案信息数字化的管理，更好地为信息网络化提供服务。

4 结束语

在进行人事档案管理网络信息化建设时应不断推進，管理层也需要在管理体制上去完善。干部在进行人事档案管理时应该严格按照规章制度不断创新，保证信息安全，同时也要系统和信息充分应用。不断完善网络化建设，提高信息管理的效率，通过网络建设完善对信息的管理，使人事档案资料发挥其价值，提高档案管理的效率。

参考文献

[1]张观林.人事档案管理的网络信息化建设初探[J].中外企业家，2020（06）：153.

[2]周本仙.人事档案管理的网络信息化建设初探[J].科技创新与应用，2019（30）：193-194.