试析如何做好文书档案收集与归档工作

童旭艳

摘 要：从企业管理实践来说，文书档案收集与归档工作落实情况，关系着很多工作的进行和落实，发挥着重要的作用。目前来说，此项工作的地位不断上升，档案资料的利用需求和要求增加，如何做好文书档案收集与归档工作，成为相关人员研究的重点课题。现结合具体研究，总结工作方法和措施。

关键词：文书档案;收集与归档;信息化

随着企业规模的不断扩大，业务量的增加，带动着文书档案收集与归档的变化，工作繁重程度变高。若文书档案收集与归档工作没有有效落实，直接会给档案工作的推进造成影响，因此要做好严格的把控，最大程度上保障此项工作的落实，实现工作价值。

1 新时期档案工作的新要求

从档案管理工作的落实角度来说，要注重加强以下工作的把控：1）信息化。加强档案管理信息化建设，切实提高增量电子文件归档率，同时积极开展存量档案数字化工作，并且开通在线利用功能，全面提高档案管理工作效率以及档案资源的利用率。2）细节化。扎实文书档案收集与归档工作，为档案开发利用以及信息化建设等工作的开展提供保障。积极反思和总结当前档案工作存在的不足，提出完善的措施，提高档案管理效率和质量。3）规范化。从档案管理实践来说，要严格按照相关管理制度和规范执行，不断提高档案管理的规范化和标准化水平，保障管理工作的价值实现。

2 新时期文书档案收集与归档的存在问题

1）收集的及时性。从文书档案工作内容来说，收文为主要工作。目前来说，此项工作存在的主要问题为不及时，没有及时上报到相关部门，影响着后续工作的开展。究其原因，同当前档案工作的方式方法和制度完善性，有着紧密的关系，需要积极创新和完善，切实提高工作效率[1]。

2）内容的完善性。文书档案收集与归档，主要是针对各部门和各项业务等的有关数据信息进行收集和整理。若工作中没有做好有效沟通，工作落实程度不够，难以获得完整的数据信息，影响着档案资源的利用效果以及相关工作的开展，需要加以完善和优化。

3）工作方法的创新。从文书档案收集与归档实践来说，采用的方法相对落后，难以适应当前的工作形势和要求，需要提高工作的效率。例如，对于信息技术的应用不强。当前的档案工作，数据资料的数量不断增加，加之资料类型丰富，增加了收集和归档工作的难度。若能够利用信息技术，辅助此项工作的开展，则能够有效提高工作效率。目前来说，信息技术的应用不足，文书档案收集与归档工作存在滞后性和效率低下等问题，需要加以完善和优化[2]。

3 新时期文书档案收集与归档的优化策略

1）注重人员的业务培训。从企业档案管理工作的优化角度来说，既要针对以往工作中存在的不足和问题进行完善，同时还需要适应工作新形势的变化。在实际工作中，要严格按照档案管理的新标准以及新要求，同时积极推广应用信息化手段，进而提高档案管理工作的效率和水平。这对档案工作人员的业务能力，提出了较高的要求。其除了要掌握相关的理论外，还要具备实际操作能力。基于此，要注重人员的业务培训，围绕文书档案收集与归档等各项工作，对引入的新理念和新方法等，对工作人员进行培训，使其能够高效落实本职工作。通过提高档案管理水平，更好的为企业生产经营以及改革发展等助力。作为档案工作人员，要具有终身学习意识，自我监督，自我提升，不断提高自身业务能力水平，掌握相关规章制度和知识，达到岗位工作的要求。在工作中，要做到认真负责，贯彻服务中心工作的理念，积极创新工作方法，提高档案管理水平[3]。

2）搭建信息化平台。目前来说，文书档案收集与归档工作方式方法，难以使用不断增加的数据资料整理工作需求，需要借助信息技术的支持和帮助。例如，利用OA系统，实施数字化办公，有利于提高文书档案工作开展的效率，保障数据信息的安全性。再比如，搭建档案数据库，依托企业信息化管理平台，及时收集各部门和业务的文书档案资料，对档案实施数字化管理，生成数字化档案，提高档案的利用率。需要注意的是，文书档案工作人员在利用信息技术工作时，要做好档案数据资料的核对和检查，保证资料的真实性和及时性。同时要做好档案资料的安全管理，按照相关规章制度实施管理，确保资料不外泄。企业方面要加大对档案信息化建设的投入力度，不断提高档案工作的效率和质量，促使其作用和价值的发挥。

3）做好业务分析。若想不断提高文书档案收集与归档工作的效率和质量，要注重做好业务分析，保证资料信息的完整性和可利用性，同时提高档案资源的利用率。这需要围绕企业业务特点和文书档案工作，组织开展工作分析，对企业业务情况有所了解，同时明确文书档案工作规定和要求，做好全面的把控。日常工作中，可以利用OA系统和官网等，来掌握部门业务动态，同时加大和相关部门人员的沟通协调，保障文书档案收集与归档工作及时有效开展，确保材料资料的完整性以及全面性，为相关工作的开展提供保障。

4）优化工作方法。新时期，文书档案收集与归档工作量不断增加，工作任务繁重，如何在有限的资源条件下高效完成此项工作，成为工作人员研究的重點。这需要工作人员具有创新意识，不断优化文书档案收集与归档工作方法。面向收集和归档工作，梳理工作流程和方法的运用，分析是否存在不足，采取相应的措施加以防范和控制，确保整个工作高效落实。

5）加大工作考核力度。推动文书档案收集与归档工作不断优化，需要不断加大对此项工作的考核力度。从工作质量的把控角度来说，要注重人员业务能力的培训和培养，增强人员的责任意识，发挥工作人员的力量，高质量落实此项工作。除了对人员进行业务培训外，还需要积极构建完善的绩效考核机制，将文书档案收集与归档工作的完成情况，同人员业务考核结果联系起来，实施相应的奖惩制度，调动工作人员的积极性。对工作表现良好的人员，给予相应的奖励，激发其工作热情，挖掘人员的工作潜能，提高文书档案收集与归档工作效率和质量。

6）制定完善的工作制度。对于企业来说，落实文书档案收集与归档工作，能够为企业的长远发展提供资料支持。通过收集和整理以及运用各类文件材料，对企业各个部门的工作情况和业务开展情况等，能够有着一定的了解，为管理决策和相关计划的实施，提供资料支持。基于此，对文书档案收集与归档工作，有着较高的要求。具体实践中，要结合企业自身情况，制定完善的工作制度，明确此项工作的要求和目标，以及人员的职责和工作内容，规范文书档案收集与归档工作，提高档案工作的效率。

7）提高工作的精细化水平。从文书档案资源的运用角度来说，对内容的完整性和真实性，有着极大的要求。档案工作中，既要减少不必要的工作，同时也需要做好档案内容完整性的把控，最大程度上保障档案工作的开展质量和效率。这需要不断提高工作的精细化水平，细化落实各项任务，保障档案工作有序开展。

4 结束语

综上所述，文书档案收集与归档工作的高效开展，对提高档案管理水平以及档案资源利用率，有着极大的帮助。文中结合当前文书档案收集与归档工作实际，针对存在的不足，结合档案工作的要求，提出了相应的措施和方法。

参考文献

[1]任屏.办公室文书档案收集与归档工作研究[J].办公室业务，2019（15）：187.

[2]刘芸芸.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].辽宁经济，2019（03）：70-71.

[3]邓滨华.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].办公室业务，2018（02）：117-118.