论船级社档案数字化工作的实践策略

张红

摘 要：随着计算机和电子信息技术的发展，数字化发展已经成为档案管理发展的必然趋势。在此背景下，船级社档案数字化在实践中如何发展，是船级社档案管理者应该迫切考虑的重要课题。本文以船级社档案管理为切入点，对其进行论述分析，以期为同行业的档案管理工作提供一點思路和借鉴。

关键词：船级社;档案数字化;实践;策略

船级社档案主要指的是记录船舶资料，包括船舶建造、检测、维护保养、重大改建、完工以及拆解相关信息的档案。在很长一段时间内，我国的船级社档案主要是以纸质的形式存在，为我国的船舶行业发展做出了巨大贡献。纸质档案作为事件记录的原始载体，因为极难修改和复制，具有唯一性的特点，且鉴定较为简易而受到了人们的喜爱。但随着社会进步，档案形式更为丰富，除了文字档案，也有声音，图画，甚至是视频动画形式的原始记录和资料。此时，传统的纸质档案就无法满足当今社会人们对于档案管理的要求。而当计算机技术和电子信息技术日新月异的背景下，船级社档案的数字化就成为其档案管理发展必不可挡的潮流趋势。

1 船舶档案数字化工作发展现状

追溯船舶档案的发展，最早起源于1905年间设计造船的图纸。我国船级社为中国船级社（CCS），随着档案资料来源的丰富以及档案工作量的加大，原有的纸质载体的存储方式已经难以满足现代船级社档案需求。在此背景下，船级社的档案管理工作向数字化档案方向发展是势在必行。船级社档案数字化指的是利用现代计算机和电子信息技术，将过去传统的纸张以现代扫描仪的形式储存在电子信息设备中，将录音机、录像机等音频、视频文件也以数字化形式导入电子储存设备，并用软件进行压缩，既节省了存放档案载体的物理空间，也方便了需要档案时候的快速检索。此外，依托于现代互联网技术，船级社建立起自行开发的档案管理系统（DAMIS），实现数字化档案信息的管理和共享。从档案的起草、修改到印发都在计算机上进行，既方便了档案的修改和复制，也为船舶档案利用提供了极大便利。

总体而言，尽管取得了一定进展，但我国船级社档案数字化仍处于起步和发展初期阶段，其发展仍存在许多问题，包括计算机和互联网本身的容易泄密等问题仍有待进一步完善提高。

2 船级社档案数字化的优势

船级社档案数字化主要涉及两个方面内容，首先是对现有馆藏中以纸质、录音带、录像带等传统介质为载体的档案进行数字化管理。其次是对新时期电子文件的归档和数字档案管理。数字化的档案管理大大节省了档案保存的物理空间和人力物力，便于档案文件的复制利用，避免了原始档案资源因重复使用导致的损坏，且数字化副本的异地保存，除了能让使用者打破时空壁垒，方便利用、多地区共享外，当一处档案资料受到意外情况或灾害被损坏时，也仍有其他副本留存。

3 船级社档案数字化所带来的隐患

船舶档案数字化管理，极大提高了档案的利用效率，但这一方式因为主要依托于计算机技术和互联网，就不可避免的难以摆脱互联网的原生问题，即信息安全问题。当船舶档案数字化后，因其便利性、易复制、易传播的特点，其与外界接触的范围也会相应扩大，泄露风险也随之扩大。具体而言，船级社档案数字化可能的隐患主要包括四个方面：首先是网络安全问题，即在档案文件保存或是传输中因网络安全故障产生的信息安全问题。其次是系统安全问题，即档案管理数字化系统就本身存在系统漏洞，为黑客利用病毒窃取相关档案信息。再次是档案的加密处理，即应当对档案设定保密登记，加之数字秘钥，只有具备权限的用户才能够查看，否则任由档案使用者进入系统，会导致档案信息处于无保护状态，易被删减和破坏。

4 数字化在船级社档案管理中的应用

4.1 建立数字化档案使用标准和规范

船级社应该建立单位内基于局域网的档案数字化管理系统，方便档案使用者登陆系统查找所需档案信息，系统应有专业网络技术人员维护，查找系统漏洞，保证系统安全，有专业管理人员对数字化的档案信息进行管理，首先是根据国家档案局所颁布的《电子文件归档与管理规范》并结合单位自身具体情况，制定符合船级社档案要求的，将纸质、录音带、录像带及其他传统档案资源向数字化档案转变和使用的标准和规范，如数据源、转换代码以及电子公文格式方面等，以使所有文件能以兼容的、完整的形式被储存，再如对声像档案的专柜保管明确指明应使用防磁柜，并建立分类分柜存在的要求。其次是系统内设定管理员权限，普通游客等不同权限，对于档案资源也设定不同密级，呈现不同的开源程度。此外，在未来进一步发展中，全国的船级社单位应尽量统一数字化档案管理系统建立标准和使用规范，以尽快达到船舶档案资源在全国范围的兼容统一和利用。

4.2 加强船级社档案管理系统保密加强技术

现有船级社档案管理在共享方面仍有待完善，究其原因再有信息管理安全技术仍有待提高，特别是信息对外部链接的优化，保密措施的加强等。为实现船级社档案的共享利用主要有两方面有待提高：首先是单位内部的共享，要求系统管理者加强信息技术的应用，利用云计算和大数据分析内部使用情况，并以此为结果改进和完善内部共享模式，包括现有系统扩容，集成管理能力提高以及显示直观性增强等。其次是单位外部的共享，应根据保密原则，知识产权保护原则等，基于互联网加强对外部链接的管理和控制，做好自身档案信息密级分类和信息安全建设，包括加密数据库，安全管理制度，浏览分级体系等。

4.3 加强现有档案管理人员技术培训

船级社档案管理中人是管理的主体，因此数字化建设的发展离不开高素质高水平的现代化档案管理人员。而现有的船级社档案机构部分人员档案管理专业知识不足，因其年龄与知识结构差异较大，对于信息化技术的掌握也极不乐观。因此，就需要以定期培训，绩效管理等方式建设数字化档案管理需要的专业化人才团队，如此才能满足船级社档案数字化工作需求。在具体实践中，船级社可以通过建立培训系统，如“TTT”等，从船舶相关一线岗位抽调选拔人才，结合电子信息技术和系统研发、使用方面的专家，共同加入内训师团队，以理论结合实践的方式培训档案管理者，使其既能熟练管理数字化档案，实现共享，也能随时应对数字化管理中出现的信息化和系统问题。此外，船级社应建立完善相应的绩效管理和薪酬制度，将建设考核与激励落地，激励档案管理人员的学习热情和工作积极性。

5 结语

船级社档案从无到有，存储介质从纸质、录音带、录像带到软盘，光盘以及现在的互联网，存储技术从传统馆藏到数字化，档案管理水平逐步提升。当前我国船级社档案数字化管理仍存在一定问题，受到信息安全的威胁，只有从建立数字化档案使用标准和规范、加强船级社档案管理系统保密加强技术以及加强现有档案管理人员技术培训方面共同发力，加以完善，才能尽快实现我国船级社档案数字化工作的长远发展。

参考文献

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