新时代档案管理工作面临的挑战及优化策略

摘 要：随着经济的不断发展以及网络时代的不断进步，现在的办公设备基本实现了信息化、自动化，档案管理模式也发生了巨大变化。新时代背影下，大数据时代的到来极大推动了档案管理工作的高效发展。虽然借助档案信息化管理实现了高效工作，削减了大量人力、物力，提升了整体工作效率，但是在档案信息化建设过程之中仍然面临一系列的挑战，影响着其进一步的高效管理。基于此，笔者将对这一问题进行剖析，针对性提出新时代档案管理建设的挑战及应对措施，以期对未来档案管理优化建设提供有价值的参考。

关键词：档案管理;影响因素;挑战;优化措施

经过多年的探索与发展，我国的档案管理工作有了极具创新意义的跨越。与此同时，技术的进步推进了“互联网+”大数据时代的到来，为档案管理工作前进路径带来了机遇与挑战。相关档案管理人员应充分把握档案信息化建设的机遇，同时也应看到档案信息管理在技术、管理、人员等各方面尚存在不足，并积极开展档案管理优化工作，进而有效推进新时代档案管理工作建设的步伐。

1 加强新时代档案信息化管理的重要意义

随着时代的发展以及当下改革的不断深入，传统纸质的档案管理模式已经跟不上网络信息化的发展趋势。进入新时代，我国档案管理工作模式已经逐步实现了档案信息化管理新模式，即在档案管理工作借助计算机技术进行管理，档案管理人员将各类档案录入系统，系统将会实现自动分类，有效利用现代化技术提升档案管理的工作效率。同时，借助档案管理信息化手段，能够削减复杂的工作步骤，让档案管理趋向简明化、高效化，实现档案信息资源的高度资源共享。更为重要的是，还能够促进传统档案资源的抢救与开发，并通过用信息化的手段进行管理与储存，有助于将记录历史的珍贵馆藏资源进行整合与完整保存。通过智能化、人性化的网络平台，也能够有助于社会个体自助搜索相关资料，并实现精准服务，极大提高服务社会的水平。伴随着信息化时代的到来，档案管理工作正面临着巨大的变革，管理人员应把握机遇并看到目前情境下档案管理所面临的挑战，进一步把握准确性、真实性、完整性等原则，借助信息化手段高效开展档案管理工作，提升档案管理质量。

2 当前档案管理工作面临的新挑战

2.1 人员因素：档案管理人员专业素质不达标

随着网络时代的进步，信息化已经走入了各部门档案管理工作之中，但是由于档案管理部门人员的专业素质不够，部分人员参与信息化管理培训效果不显著，会出现管理人员专业素质偏低，致使相关工作得不到落实的情况。而另一方面，信息技术却在不断地更新发展，便会导致专业能力与信息技术不匹配，达不到应有的档案信息化建设水平。

2.2 技术因素：档案信息管理技术运用不成熟

一些档案管理部门，由于忽视档案工作，会导致一些信息技术得不到及时更新，以致计算机硬件以及软件系统跟不上时代发展。针对这种情况，一些档案不能够及时、高效的处理，同时由于系统较为落后，后台技术的不完备，会被黑客入侵，进而出现损害档案管理工作的不法行为出现，还会导致档案缺失或是出现乱码现象等，极大地损害档案信息化的建设。

2.3 管理因素：档案管理制度尚不健全

一些的档案管理工作中，管理职责不清，甚至存在档案管理职责混乱的情况。其根源，就是档案管理缺乏科学性、系统性、合理性，信息化管理制度不健全。加上相关人员的责任意识单薄，又由于缺乏相关制度规范，会导致重要档案有泄密的可能。

3 新时代档案管理工作优化措施探究

3.1 加强培训提升管理人员素质

面对由于档案管理人员专业意识薄弱而导致的影响档案信息化建设的情况，要首先重视管理人员素质的专业化培养，档案信息化管理人员的素质高低有着直接且重要的影响。而以往的情形多是档案管理人员责任意识并未充分得到重视，会出现部分档案管理人员对所从事的工作以最低标准要求自己。基于此，档案管理部门要定期开展相关的专业知识培训讲座，完善岗位考核机制，让管理人员从根源上意识到所从事工作的重要性。档案馆（室）还应结合本单位工作人员的实际情况，定期到相关高校进行或是开展“兄弟档案部门”业务以及管理经验的交流活动。由于当下档案管理工作中对人员信息化水平要求较高，专业技术人员不仅要掌握一定的计算机知识，还应当能够熟练应用相关软件开展工作，所以要针对性的开展技术性的培训，逐步建设一支档案管理与现代信息建设能力过硬的高素质团队。

3.2 实现计算机技术的充分利用

面对计算机技术运用不充分、不成熟的情况，作为管理者，要及时对信息管理系统进行检测与更新，确保档案管理系统处在网络时代发展的前列。在此基础上，加大计算机基础设备的投资，确保硬件系统与时俱进。除此之外，还要及时进行防毒软件的检测以及做好相应的系统维护工作，确保软件系统也能够高效、稳定运行，同时可以聘请专业计算机人才进行软件维护等相关工作的讲解，有效推进档案信息化建设工作的进行。在技术应用层面，如档案馆管理人员可组织精干力量借助现代化设备如计算机、扫描仪等完成对馆藏纸质资源的拍照、扫描及输入等工作，形成数字化的管理模式，建设与完善馆藏档案文件及目录数据库，并及时更新档案馆电子目录情况，进一步优化档案馆检索体系。

除此之外，为推进档案信息化管理，还应实现跨平台档案资源的共享，进而提供更加优质的档案信息服务。具体而言，作为档案管理部门人员，要加强内部局域网与互联网平台的建设，可根据部门要求积极创建电子文件数据管理中心，推动跨地区、跨部门等档案馆的互联互通，逐步实现资源的共享以及数据的共联。比如，在开展档案信息录入及更新工作时，应当避免重复录入，资料叠加，要采取有效的措施灵活借助信息化的手段提升档案管理效果。再比如，企业开展档案信息化管理过程中，更应当借助互联网手段做好文书档案、科技档案、人事档案以及财务档案等的妥善处理，并借助不同等级的安全权限设置，完善档案管理系统的建设，提升档案管理信息化水平。

3.3 采取措施完善档案管理制度

而针对档案管理制度不健全此种情况，作为档案信息管理部門的相关人员，应当建设完备的档案管理制度，依据当下制度实施情况，及时做好制度更新以及规范工作，与此同时，要注重制度细节工作的落实，促进档案信息化管理的进行;针对职责混乱的情形，要结合实际情况，并与档案管理部门人员进行开会研讨，制定一套内容明确、职责清晰的管理制度。在制度层面开展档案管理工作基础上，还应采取相关措施完善档案资源信息安全保障体系。

4 结束语

总而言之，新时代要实现档案管理优化发展，就应当积极在互联网背景下创新档案信息化管理模式，全方位注重技术因素、管理因素以及人员因素。在此基础上，相关管理部门要充分重视档案信息化管理一系列工作的开展，对当下档案信息化管理不完备的地方，采取更具针对性的措施，逐步提升档案信息管理和信息化服务水平。

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作者简介

韦翠清（1974-），女，广西大化县，本科，档案馆员，研究方向：广西现代职业技术学院，主管人事档案。