探究当前医院财务档案管理中的安全保密与高效利用

摘 要：随着我国医疗卫生体制改革的逐步深入，医院管理的相关环节都在有条不紊地做着相应的调整和变化。财务档案管理首当其冲成为医院管理建设的重要环节，其中财务档案管理中的安全保密工作更是重中之重。基于此，本文从医院财务档案管理入手，分析研究如何提高财务档案的安全性、保密性，更好地发挥财务档案的价值和用途，这是目前医院财务档案工作中亟待解决的新问题。

关键词：医院;财务档案;安全;保密

财务档案是记录医院各个时期发生财务往来情况的重要凭证和依据，属于医院系统中重要的经济档案，也是我国医疗卫生系统档案中的不可缺失的一部分。财务档案中包含了医院的债权债务合同协议、会计凭证资料等重要档案资料，对医院的依法依规运营、安全稳健发展起着至关重要的作用，所以财务档案的安全保密工作十分关键。新时期，如何做好医院财务档案管理中的安全保密工作，是推动医院可持续发展和安全性的重要问题。

1 医院财务档案管理的内在价值

医院财务档案的内在价值指的是财务档案资料在被需要、利用、分析、开发过程中激发出来的价值，而并非档案资料本身的外在表现形式的价值。医院财务档案管理的内在价值主要表现为：一是财务档案的利用价值和保存科研价值;二是财务档案的长远价值，即财务档案对医院实际经济活动决策、实施的指导意义;三是证据价值和情报价值，也就是说财务档案资料可以为医院的各项研究提供有价值的情报信息资料。

2 当前医院财务档案管理中安全保密工作存在的漏洞

2.1 财务档案管理中常规性的工作环节比较大意、不够细致

当前医院财务档案管理工作中有些档案管理工作人员对待工作不够细致认真，工作较为随意。如财务会计凭证归档不够及时，不能严格按照规章制度对财务档案资料进行归类整理，有时甚至会出现档案资料破损、丢失的严重问题。由于财务档案资料集中管理不善，就会使得医务人员查阅不便，给医院其他工作带来不良影响。财务档案中会有一些涉密资料，个别档案工作人员不具备一定的保密意识，随意将这些资料外借，不知不觉中就会泄露医院的一些重要财务秘密，给医院的经营安全带来隐患。

2.2 财务档案管理工作人员保密意识不强烈

财务档案管理工作人员的职责就是确保档案资料的完整性、条理性和保密性，这是基本的工作任务也是职责所在。然而实际情况却是，很多财务档案工作人员的责任意识、保密意识不强烈，对涉密财务档案资料的重要性认识不到位。一些涉密财务档案资料外借流程不规范，不严谨;个别工作人员信口开河，随意将医院的财务秘密泄露出去;还有些档案工作人员将涉密档案资料私自携带出档案室，无意中就会泄密。

2.3 涉密的财务档案的保密级别、保密年限、保密要求不够明确

很多医院的财务档案资料中都会有涉密档案，但是对涉密财务档案的保密级别、保密年限和保密要求却不够明确。在此种情况下，一些涉密级别较高的财务档案资料得不到有效保存，一些年代久远，保密价值不高的档案资料就会造成冗余。

2.4 常规化的保密措施已经落后，并且缺乏事前预警和事后纠察

一般来说，在绝大多数医院，财务档案资料的安全保管措施就是安装摄像头、保险柜、出入档案室登记、专人看管档案馆，这些都是常规化的保密措施。但是隨着电子财务档案资料的增多，很多涉密的财务凭证都是电子信息，那么常规化的保密措施就会显得无力，并且缺乏事前预警和事后纠察工作环节。

3 做好医院财务档案管理的安全保密工作，实现财务档案的高效利用

3.1 细化并严谨财务档案的保管工作，这是档案安全保密工作的第一步

细化并严谨财务档案的保管工作，这是档案安全保密工作的第一步。首先是医院档案室的基础设施建设要完善，档案资料保管库房、资料借阅室、办公室要分开，并且分别由专人负责，无关人员一律不得入内、防盗窗网要牢固、档案资料库房内要通风，干燥，防虫，防鼠。其次是落实并完善医院财务档案日常管理办法和工作流程，完善医院财务档案的保密制度，财务档案的借阅、复印、调取等制度要进一步补充完善，确保档案管理工作有章可循，有据可依。三是认真做好档案室来访登记工作，财务档案资料需至少一名财务人员陪同查阅，查阅完成后财务人员要及时检查被借阅过的档案文件资料的完整性并完成归档，若发现档案损坏、缺失等问题要及时做好记录并报告上级主管领导以追究相应责任。

3.2 涉密档案的日常管理制度要趋于细分化和严谨化

医院财务涉密档案是分级别的，并且是有时间期限要求的，所以说，我们要以动态发展的眼光来看待医院财务档案的安全保密工作。一是做好医院财务涉密档案的审查分类工作，也就是说通过逐级审查，确定涉密档案的级别，根据《保密法》分别设为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，并给与不同的保管措施。一旦保密期满，会根据资料价值的重要性再予以审查评级。合理的密级调整是为了进一步规范涉密财务档案的管理建设，同时也为了提高涉密财务档案的使用价值，避免造成重要文件资源的浪费。

二是做好涉密档案使用过程中的保密工作。财务档案在使用中很容易发生泄密，所以使用中的监督工作就显得尤为重要，如对涉密财务档案的外借要有明确要求和事后追责，确保涉密档案在安全可控的情况下使用。

3.3 明确财务档案管理人员的职责，提高保密意识

财务档案管理人员是可以直接接触到涉密财务档案资料的相关人员，那么财务档案的安全保密性，档案工作人员责无旁贷。医院应按保密局要求，组织财务档案工作人员以多种方式深入学习《保密法》，集中培训最新的财务档案保密的工作方法和注意事项，提高保密意识和责任意识，切实履行好保守医院档案秘密的工作职责。

3.4 借助信息化手段提高涉密财务档案在保管、利用中的保密水平

想要做好医院财务档案管理的安全保密工作，除了要做好一些基本常规化的工作以外，还要借助信息化手段提高涉密财务档案在保管、利用方面的保密水平。首先根据不同密级，将部分纸质的财务档案进行电子扫描，转化成图片或电子文档，然后存储到医院财务档案数据库中，这样就可以方便档案工作人员快速检索、查阅，及时发现涉密档案是否存在泄密的漏洞。其次要注意网络信息的安全保密管理。增强医院局域网的安全防火墙的建设，并且开展网络的实时监测和预警，要保证涉密的电子档案不能联网。

4 结语

财务档案的保密工作不仅对医院的档案管理有着重要的意义，同时还直接关系着医院发展的安全性、平稳性和可持续性，因此，财务档案管理的安全保密工作将会始终贯彻到医院的日常管理环节中。当然，目前医院财务档案管理的保密工作还存在着很多需要补充、完善的地方，需要财务档案管理相关工作人员共同努力。财务档案的保密工作是安全保障，高效利用才是终极目的，是医院财务档案管理工作的理想状态。在严格做好财务档案管理保密工作的同时，积极提高涉密档案的利用效率，避免资源浪费才是促进医院可持续发展的有效途径。

参考文献

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[2]冯雪梅.在档案保管利用过程中如何做好保密工作[J].陕西档案，2012（09）.

[3]王跃.医院档案管理信息化建设研究[J].兰台世界，2016（12）.

作者简介

何静仪（1983-），女，广东东莞人，本科，广州市番禺区第三人民医院，助理会计师，研究方向：财务档案管理、财务管理。