浅谈城乡规划档案管理工作存在的主要问题及对策

摘 要：规划档案是城建档案工作的一个重要门类，城乡规划档案在城乡建设和规划实施中具有十分重要的参考凭证和借鉴价值，必须高度重视，切实抓好抓实。本文通过分析城乡规划档案存在的问题，提出相应的解决对策，在一定程度上推动整个城建档案工作的健康开展。

关键词：城乡规划;档案管理;问题;对策

城乡规划档案是城乡规划行政许可和管理的有效凭证，也是城乡规划部门依法进行行政管理、行政评议、执法监督、工作查考的重要依据，更是工程建设合法性的重要证据，它在城乡规划编制和管理实施，特别在决策决议、业务管理、民生利用等方面发挥着十分重要的作用。随着城市文化的快速发展，强力推进城乡规划档案管理工作，建立一个科学化、规范化、现代化的管理体系已成为城乡规划档案管理工作的当务之急。笔者结合工作实际就此谈几点看法。

1 城乡规划档案管理存在的主要问题

1.1 城乡规划档案资料收集归档不够完整

城乡规划档案收集是城乡规划档案工作的起点和基础，而城乡规划档案来源于城乡规划管理工作，城乡规划档案资料是否齐全完整取决于城乡规划各管理环节的工作质量。实际中，由于城乡规划管理制度还不够完善，贯彻落实还不够到位，有关业务人员的档案意识还比较淡薄，造成城乡规划项目中部分单位的结论性意见和其他有关资料不能及时收集归档，是城乡规划档案不能全面反映城乡规划项目的整个过程，给城乡规划档案利用工作带来一定的影响。

1.2 档案实体接收入库时倒架工作量较大

城乡规划档案通常采取办结一件就及时归档一件的方法，而在城乡规划档案的归档管理工作中过多的强调了问价材料之间的有机联系，因此，目前对归档案的城乡规划档案主要还是采取传统的按项目进行归档和管理的方法。此种方法对工程项目档案的归档管理是非常有效和方便的，但对城乡规划档案的归档管理就会因无法准确预留空间而造成归档后经常倒架挪动的情况，给档案保管工作增加了大量工作量。

1.3 城乡规划档案利用服务方式单一

由于城乡规划档案数量十分庞大，而且形成的档案中绝大多数都是纸质档案，因而就决定了多年来单一的提供利用方式，即提供纸质档案利用。随着信息化建设步伐的快速发展，这种传统的档案利用方式已越来越不能适应和满足社会发展对城乡规划档案的需求，利用现代技术和管理手段，改变档案的利用方式，为社会提供全方位的快捷有效服务，已成为当前城乡规划档案管理工作的急迫问题。

1.4 档案人员专业素质和业务技能亟待提高

受社会大环境和单位领导重视程度不够的影响，学历高、有能力的年轻同志多数不愿从事这项基础性的工作，即使在档案工作岗位上，其工作积极性、主动性及钻研学习专业知识的镜头也普遍不高，缺乏满足开展这项工作的专业素质和实际操作技能，影响了档案管理水平的提高。

2 对策与建议

城乡规划档案管理工作是城乡规划管理工作的重要组成部分，必须与城乡规划整体管理工作协调发展，才能更好地发挥档案在城乡规划管理中的价值和作用。

2.1 加强制度措施，确保归档质量

归档收集工作是城乡规划档案工作的基础，只有做到应归档的档案材料齐全完整，才能保证城乡规划档案工作质量，也才能为城乡规划工作提供优质有效便捷的服务。因此，要依法高度重视档案的收集归档，通过宣传贯彻档案法律法规，不断提高单位领导依法治档的自觉性和相关部门人员对档案工作的重要性认识，针对实际工作中的各个流程环节，制定有效的各类档案规章制度，采取列入岗位职责与考核挂钩等有效管控措施，从源头上提高城乡规划档案的归档率、完整率和准确性、要加强对专兼职档案人员的考核，培养他们严谨的工作态度和认真负责的工作作风;档案管理部门要定期对应移交的档案进行知道催收和清理核对，与相关业务科室沟通，了解有关工程项目的流程进度，及时掌握第一手资料，严把归档质量关，严格按照归档范围进行检查验收，保证应收尽收，应归尽归，归档质量符合要求。

2.2 狠抓规范管理，提高工作效率

档案数量多、归档频率高是城乡规划档案的一大特点。城乡规划档案通常采取办结一件就归档一件的方法，如果采取传统的按项目进行归档和管理的方法，易造成归档后经常倒架的情况。因此，实践证明城乡规划档案采取档案实体大流水排架法的方式较为可取。即不管归档的档案属于哪个项目或哪个种类，均按照其归档入库的时间顺序进行排列管理，这样表面看起来档案的排列有些乱，但通过建立档案数据库、利用计算机管理系统就可以很方便地解决这一问题。因此，只需在对档案进行编目时，增加标准一项档案的排架号，并将这一信息同时记录到计算机中相关条目中，当查询某一份档案时就能知道它的排放位置，可以及时调取所需档案。实现档案数字化，通过计算机管理，可以实现传统管理方式的转变，提高工作效率。

2.3 强化档案培训，抓好队伍建设

随着城市化的快速推进和城乡建设规模的飞速扩大，城乡规划档案数量成倍增加。但是，目前从事档案管理工作的人员业务素质和专业技能却明显滞后于城乡规划建设发展需求，要求我们必须高度重视档案专业人才的培养，抓好档案队伍建设。一是要通过上岗培训、继续教育培训、专题培训、外出参观交流等，注重培训方式的多样化，突出专业特点，全面提升城乡规划档案人员的业务水平和实践能力;二是要注重培训内容的充实和更新，针对新时期新形势城乡规划档案管理工作出现的新情况新特点，来确定和安排培训内容和计划，做到与时俱进，求新突破，只有这样，才能事半功倍，快速提升档案队伍的素质。

2.4 拓宽利用渠道，提升服务效能

保管档案的最终目的是开发利用。面对新形势新任务，要改变过去你来我查被动单一式的服务方式，多措并举，千方百计为城乡规划管理工作提供多角度、全方位式的一条龙服务。通过档案信息网络就是一座较为便捷的桥梁，既缩短了利用者和档案部门的距离，又提高了利用效率。要加快城乡规划档案信息网络的建设和完善，建立规范城乡规划档案数据和目录中心，让档案人员便捷地掌握工作信息和城乡规划档案管理信息，实现对城乡规划档案信息进行有效的管理，及时主动地城乡规划管理工作提供优质、高效的归档信息服务。

3 结语

总之，新形势新任务，要求城乡规划档案管理工作必须与时俱进，创新发展。档案部门和档案工作人员要切实加强对城乡规划档案收集和利用工的分析研究，以服务城乡规划、建设和管理工作为中心不断加强城乡规划档案法制建设和规范化管理，大力开展档案信息化建设，增强服务意识，提高管理和服务水平，才能充分发挥城乡规划档案的信息工具、工作參谋、管理助手的作用，才能多层次、全方位的为城市规划、建设及其管理工作提供及时、优质、高效的服务。

参考文献

[1]中华人民共和国建设部，城市建设档案管理规定， 2019.12.31

[2]王惠，聂芳.浅谈如何发挥城建档案工作 在城市规划和建设中的作用[J].城建档案，2013（04）：23-24.

作者简介

刘晓莉（1981-），女，山东胶南人，青岛胶州城市规划技术服务中心，馆员，大学本科，研究方向：档案管理。