办公室档案数字化建设之我见

高恒

摘 要：目前，各地档案数字化建设已经基本完成，办公室管档水平得到大幅度提升，彻底告别了以往效率低、管理粗的模式，实现了纸质档案与数字档案合二为一互为补充的管理形式，避免了由于纸质档案唯一性而可能出现的管理漏洞，确保了档案管理的严密和安全度，可以极大提高档案利用的效率。这些变化，也给档案事业带来了新的转机，研究办公室档案数字化建设课题也顺势而生。面对这种挑战，办公室的档案工作者应积极应对，要不断学习科学知识，逐步掌握信息技术，为档案工作服务，为进一步推动新时代社会经济建设尽到微薄之力。

关键词：办公室档案;数字化建设

1 办公室档案数字化建设的紧迫性

随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展，档案数字化产生了，现在网络通用的解释是，档案数字化是一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行 计算机检索、阅读 电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，因此建设办公室档案数字化任务非常紧迫。

目前，办公室档案的保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这个重大损失值得深思。

另外，现代人的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确;调阅档案工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加。如个人调换单位比较频繁的档案，要查阅此类档案十分不便，来回跑各个单位要花费许多时间，这样就迫切要求信息共享。还有一些金融部门，想了解单位某人的信用情况，才敢于放贷和办信用卡，那么要了解的详细内容恰恰只有档案才是最全、最新、最直接、最方便的一个办法，查阅信息档案以现代化、多功能的服务措施为主，档案信息就能及时、方便地提供给需求者。

总之，只有实现办公室档案数字化，才能使档案管理从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为办公室人员个体和组织提供高效、优质的服务。

2 办公室档案数字化建设的整体水平

目前，办公室档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。我们要鼓励和支持办公室进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的。

要提高档案数字化建设的整体水平，需有重点地抓好数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践，笔者认为建设数据库经验中最主要的是需要领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;需要建立应用“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”，通过网络联接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

3 办公室档案数字化建设需要打造人才队伍

档案工作是党和国家事业的重要组成部分。要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，加强人才培养和数字化建设，真正承担起为党管档、为国守史、为民服务的职责。要充分挖掘档案价值，提供更加精准、精细的档案支持服务，不断提升档案工作公共服务能力。要强化数字化建设，用现代智能手段管档用档，更好地服务于经济社会发展。

办公室档案数字化人才要注重专业特殊人才培养，现代化的档案管理工作不仅需要懂专业知识的人员，也同样需要计算机类、管理类人才。目前机关办公室的档案队伍存在的普遍问题是人才知识结构老化、现代管理人才和计算机管理专业人才缺乏，导致档案工作人员的计算机应用技术和档案业务知识相脱节，所以说，抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案数字化，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强人才专业培训，吸收各方面人才，善于發现人才，推进智能升级，壮大充实档案人才队伍，不断提高公共文化服务水平，更好满足大众需求，促进经济社会发展。